烟草商业企业卷烟货款电子结算的财务风险分析及防范措施

武文静

摘 要：本文结合烟草企业容易出现的卷烟违规经营等问题，特别是“山东德州”事件所暴露出来的卷烟货款管理混乱以及电子结算管理不规范、随意调整现金结算方式等问题，分析烟草商业企业货币资金面临的风险，通过分析卷烟货款结算方式、对账模式以及相关货币资金内部控制的关键因素，归纳总结防范烟草企业卷烟货款电子结算财务风险的措施。

关键词：烟草商业企业;电子结算;财务风险

一、引言

货币资金是企业生产经营的血液，是企业资产的最直接载体，具有较强的流动性，是企业控制风险最高的一种资产，这些特点使其与经济性犯罪联系紧密。“山东德州”事件中从货币资金被挪用、贪污到携款外逃，折射出部分烟草企业在货币资金内部控制，特别是在卷烟货款回笼管理方面存在较大漏洞。

二、问题分析

（一）电子结算方式随意更改

虽然烟草商业企业制定了相关的电子结算管理办法及操作流程，但并未很好地落实和执行，有的制度设计太粗糙，存在缺陷，如某个操作人员拥有更改结算方式的所有权限，或者虽不相容岗位已经分离，但某个操作人员仍拥有一整套操作账户和密码;有的因人为干预，制度不能有效执行，如上级领导凌驾于制度之上，大大提高了结算方式被随意更改的风险。以上任何一种情况的发生都能造成电子结算方式被随意更改。

（二）现金结算比例过高

电子结算率在每家烟草商业企业都有不同的情况，城镇地区的电子结算率相对较高;而偏远地区的电子结算率相对要低。此时就存在一定数量的现金结算客户。但有的商业企业采取现金结算方式的条件很低，比如，有的零售客户忘记存取或者零售客户根本不存钱，长期依靠现金交易;有的零售客户在采录信息时没有提供银行卡，只能默认为现金结算客户。现金结算方式让送货员很容易接触现金，收取的现金很容易被挪用或贪污。同时，现金结算更容易为套购卷烟提供便利，受套购卷烟者青睐，相比电子扣划，现金结算不需要事先审核账户，且先货后款。

（三）POS机管理失控

目前，烟草商业企业电子结算除银行批量代扣外，还有POS机结算方式。POS机给电子结算带来便利的同时，也带来了资金风险。送货员在收取零售客户现金后，并未及时将现金存入公司账户，而是通过在POS机上刷自己的信用卡来套取资金。如果在零售客户现金结算数量多、金额大的情况下，送货员为收取相应手续费来谋求利益，有偿为他人代刷信用卡来套取现金。烟草商业企业一方面为刷卡代垫手续费，另一方面存在因送货员代刷信用卡，银行有权向提供刷卡的单位追索被套现资金的风险。

（四）“日清日结”制度执行不到位

每日卷烟货款在扣划后不能在当天及时入账，特别是POS机扣款以及他行代扣的货款入账时间相对滞后，这样会使物流中心确认的销售收入与银行实际收到的款项存在差异，这需要财务人员与物流中心信息员对每日的销售收入和银行收款进行核对，并进行动态跟踪管理。但是，有的商业企业未认识到卷烟货款对账工作的重要性，一旬甚至一个月才核对一次，且未动态跟踪管理应收账款和实收款，也未及时预防货款资金被挪用或被贪污的风险。

三、防范措施

（一）梳理并完善制度设计

烟草商业企业卷烟货款电子结算出现的问题大多是制度制定不完善和制度执行不规范，要求烟草商业企业认真依照货币资金内部控制准则以及上级管理部门制定的有关货币资金管理的制度，制定适合本单位实际情况的卷烟销售货款回笼管理办法，明确工作职责、细分岗位权限，特别是对不相容岗位的分离设计，要明确关键控制节点。同时建立全方位的监督审查制度，弥补制度设计的盲区，不给挪用、贪污卷烟货款留有制度余地。

（二）调整结算方式

电子结算规范化管理要求减少人为操控风险，电子结算系统要按岗设权，避免一个人掌握所有权限，杜绝随意更改结算方式的情况。营销中心在访销结束后，要将订单数据及时传输给物流中心信息员，信息员完成扣划任务后，如遇扣划不成功的卷烟零售客户，不得随意更改结算方式;如因客户自身原因造成卷烟货款扣划不成功，营销部门要删除该订单，并将删除情况告知零售客户，要求客户经理做好宣传解释工作;因销售系统原因造成扣划不成功，营销部门要暂时保存订单，遵循零售客户的意愿是否继续执行该订单，如果零售客户不愿意继续执行，就删除订单;如果零售客户愿意继续执行，应采取网银转账的方式结算卷烟货款，杜绝一遇银行批量扣款不成功就随意更改卷烟货款结算方式的情况。

（三）降低现金结算比例

除银行批量代扣外，现金结算是卷烟货款回笼的最重要渠道，也是现金最易被挪用、占有风险产生的一个渠道。为规避这种风险，烟草商業企业应尽量减少现金结算比例，采用诸如银行批量代扣、网上支付等方式进行结算。通过加大宣传力度，力争将原有现金结算的零售客户转变为电子结算客户。对于新增的零售客户，统一要求采用电子结算方式进行结算。除有特殊情况外，任何人不得将设置为电子结算的零售客户变更成现金结算零售客户。

（四）现金结算户实行备案制度

对只能实行现金结算的“老、弱、病”和“偏远山区”的零售客户，烟草商业企业要建立一种“核查”“审批”和“备案”的管理制度。零售客户提出现金结算需求的，企业要组织专卖、营销等部门人员进行实地核查，对于情况属实且符合规定条件的，才予以审批，并将相关现金结算的零售客户信息报送物流中心和财务管理部门备案，以便在后期卷烟货款结算过程中对照执行，对于现金结算名单外的零售客户，一律不能采取现金结算。

（五）严格执行“四分清”“日清月结”对账流程

卷烟货款的核对是电子结算规范化管理的重要环节。在人员设置上，物流中心和财务管理部门要专设货款稽核人员，依照“四分清”（分清日期、分清对象、分清方式、分清银行）和“日清月结”的管理宗旨。物流中心稽核员编制每日的卷烟货款回笼报表，统计出当日卷烟销售收入，分别按银行列示应收、实收、电子结算和现金结算等金额。财务管理部门稽核人员每日登录各银行网银系统，查询银行账户实际入账金额，填报并核对卷烟货款回笼表的实收金额，对实收和应收金额之间的差异要详细列示，并动态管理。现金结算的金额要仔细对照前述备案的现金结算零售客户资料，审核有无超备案名单范围采取现金结算的零售客户。切实做好对卷烟货款的管理，确保卷烟销售货款的安全。

四、结语

从外部采购物资到企业内部调配销售再到货款回笼，资产的循环往复给企业带来了生存和发展的利润。销售货款既是企业资金运转的终点，也是企业生产经营的起点。烟草商业企业在采购和销售过程中存在大量的资金收支，加上销售过程中面对的客户众多、繁杂，风险也随之加大。做好电子结算的财务风险防范，能够为烟草商业企业持续、健康发展提供保障。