会议室管理与维护

合思琦 郭映秋 戴芳 汤洋

摘要：会议室管理和维护是行政部门的基础性工作，是保障会议能够顺利进行的重要条件。本文就会议室管理中存在的问题提出了一些必要措施，从思想上抓落实，从实践中总结经验，提高工作效率，使会议室得到最大程度的利用。

关键词：企业;会议室;管理;维护;措施

会议室是一个企业讨论问题、接待访客、做出决策、专题报告、大型活动等的重要场所。会议室代表着一个企业的形象，所以会议室管理人员需具备较强的责任心和持久的耐心，需要对会议管理工作流程有熟悉的了解，对会议中的突发事件及时采取应对措施，以此维护会议的正常进行，在思想觉悟上要有较高的进步意识，时刻本着为客户服务，做好会议室管理，使有限的资源得到最大的利用。

一、会议室中存在的问题

（一）监管漏洞

随着市场的迅速发展，会议室的使用频率也随之加大，为提高会议室的使用频率，企业实现了线上预定以此提高使用频率（客户只需在OA系统上填写提交会议时间、地点、参会人数、设备使用、会场布置等详细内容后经过审批即可使用）但同时也带来了不必要的麻烦。一些部门在没经过申请的情况下私自使用会议室，严重造成没经过审批流程的会议室和经过审批流程的会议室在使用在时间上发生冲突，给监管部门造成严重的管理漏洞，同时也损害了双方客户的时间利益，给企业造成不良影响。

（二）操作不当

会议室的设备使用者未经过专业培训，不询问，不按使用流程，自行使用会议室设备导致会议室设备出现故障，投影打不开、话筒不传声、多次断电等情况，严重缩短了会议室设备的使用寿命。出现问题时未及时报告管理人员，未及时处理设备故障，从而影响了会议室的后续使用效率。

（三）未及时沟通

会议室的使用应该有着严谨的使用流程，但因为使用者与管理者未能及时沟通，直接导致后续工作的进展力度难度加大，在会议室的使用过程中因为人员的配备，材料的准备不充分直接阻碍会议顺利进行甚至中间出现卡场的窘况。

二、如何维护和改善会议室管理的改善措施

建立健全的会议室管理制度，本着为为民服务的宗旨，做好基础工作，加强对会议室的监管力度，加强对使用者的培训管理，整体提高所有会议室管理人员的责任感。

（一）每个部门如需使用会议室时必须通过OA系统提交申请，经过管理人员审批后方可使用以此避免会议室的使用冲突提高使用频率。若企业临时重大会议与其他会议发生冲突，应以大局为重，由管理人员进行协调安排，如有预约发生变更，应及时通知管理人员，以便进行相应的安排。

（二）会议室使用流程的专业培训，包括设备的使用流程，及日常的维护工作。提高使用者的设备操作水平，定期对员工如何使用设施设备进行培训和学习，规范地操作设备，编写操作流程供他人参考，降低使用中因不正当操作导致的设备故障，增加设备的使用寿命，可制作专门的温馨提示卡并贴在开关处，提醒使用人员操作对应注意的事项，了解各设备的正确操作流程。专人检查每次会议结束后会议室的使用情况。检查项目包括：电器设备是否处于关闭状态，门窗是否关闭，桌椅是否还原，做好会议室下次使用的维护工作。在无会期间，应及会议室的日常维护工作，如设备检查和卫生情况，电池充电、设备维护、及时清扫地面、茶杯清洗与消毒、桌椅摆放整洁等工作的常态化保持会议室的及时使用状况。提高会议室的使用频率，实现会议室管理的规范化、合理化是每个会议室工作人员义不容辞的责任。

（三）加强沟通交流，确保出现问题是能及时沟通解决。听取对方意见，做到有问题及时处理，做好会前准备工作。工作人员应每天登陆OA预约系统查看会议室使用情况，根据会议要求、会议室时间、参会人员、是否需要使用设备，并及时安排人员布置会议室;会前调试多媒体，检查投影、话筒等其他设备是否能正常使用;准备好茶水，提前烧水，并根据要求选择杯子类型，確保参会人员就座时及时上茶，使会议能够正常、高效地进行。

（四）定期更新设备软件，定期请售后人员调试机器，检查设备是否正常，有效地减少故障的概率，最大限度地保证会议能够正常有序地进行，保证设备能高效运行;同时定期检查桌椅是否有损坏情况，并及时更新处理。请专业人员定期进行维护修理;建立会议室设备维修记录，记录每台设备的放置地点、型号、购买日期、故障时间、故障现象、维修日期更新零件部分及费用。确保会议室有一个良好的环境。不断地积累维护维修经验，从而提高设备的利用率。

（五）管理人员应协助并培训相关会议室工作人员对会场的熟悉度和会议使用相关物品，在会议中如有突发情况应冷静处理，加强与他人沟通，确保由于问题时能够及时解决，不影响会议室的使用。

三、结语

会议室管理是一份看似简单却复杂的工作，如何正确使用会议室、如何对会议室严格把关、科学合理的监督等工作是一项任重而道远的庄重工作。会议室管理员需带领相关工作人员做到会前认真准备，会中及时处理突发事件，会后认真检查会议室设施设备，与相关部门相互配合，各尽其责，保障会议顺利进行，从而不断地提高所有会议室工作人员的责任心和团队的整体素质。

参考文献：

[1]史清华，汤伟，王福刚.如何做好高校会议室的管理与维护工作[J].办公室业务，2018.

[2]候文红，薛宗珑.加强高校会议室管理与服务建设探讨[J].中国教育技术装备，2017.

[3]肖月鹏，刘少辉.高校多媒体会议室的使用与维护[J].中国管理信息化，2017.

作者简介：

合思琦，郭映秋，戴芳，汤洋，中国医学科学院医学生物学研究所，云南昆明。