高校财务档案管理存在的问题及优化策略

林祝娥

【摘要】随着社会主义市场经济的不断发展，财务档案管理工作成了保证经济稳定发展的关键。财务档案管理工作是各大高校财务的重要组成部分，财务工作的每一环都需要认真对待，一个环节的失误可能会造成整个档案的发展质量都出现不良影响。面对目前高校财务档案管理工作中存在的问题，应认真分析找其原因，并找出解决问题之道，现就财务档案管理中存在的各种问题进行系统化的分析和研究，并且针对相应的问题实施有效的解决方案。

【关键词】财务档案管理;优化方式;研究论述

改革开放以来，我国的经济体制由计划经济向市场化经济转变，财务档案管理工作也正面临着一个新的发展时期。新的工作环境以及新的工作内容等，在新的发展形势下财务档案管理方面也有了新的要求，加強会计档案管理和会计基础工作，建立规范有序的会计工作秩序，发展财务档案管理的机制，加大创新力度等成为财务档案规范管理的不可或缺的部分，其规范化管理的程度决定了会计基础工作的水平。

一、财务档案管理工作中存在的问题

（一）财务档案管理缺乏统一的标准。财务档案管理工作的开展不够成熟，缺乏统一的标准，这也是财务管理中存在的最明显的问题，档案管理工作在现阶段来说缺乏系统化的管理，并且在管理的制度上也存在着缺陷。目前会计档案管理的现状是重视纸质档案轻视电子档案的管理，重视会计档案管理轻视文书档案的管理。虽然随着我国科技水平的不断提高，我国的信息化水平也得到了明显的提升，但是现阶段各大高校的财务管理的信息化水平低下，即便是存在某些高校在财务管理工作中一定程度地使用了信息化的技术，但是信息化技术上也存在着不够统一的问题，使后期的档案管理工作不能有序地发展下去，电子档案的存储更是缺少必要介质的备份建档，文书档案比如上传下达的文件、某些账簿的独立性报告以及部门之间协调的一些财务文件不重视整理甚至出现丢失的现象，导致高校领域档案管理工作效率低下。

（二）财务档案管理的制度尚待完善。档案管理工作的顺利开展是建立在健全的管理机制体制上的，现阶段高校领域档案管理制度没有进行统一的完善，现阶段的档案管理人员和管理设施上缺乏完备的制度来保证工作的顺利实施，在很大程度上影响了档案管理工作的顺利实施。即使某些高校在财务档案管理工作上设立了管理制度，期望通过制度来制约完善会计档案，使其更加完善规范科学，但是制度的制定还不健全，在日常的执行中还有许多问题需要解决。虽然高校财务制度已经制定，但如果执行者不重视或者认识不到位，进而导致各大高校在实际的财务档案管理工作中不能有序地开展起来，必然导致制度形同虚设。

（三）很多高校没有意识到财务档案管理工作的重要性。财务档案管理工作现在取得了一定的成就，但总体来讲高校的财务档案管理工作尚还存在着很多的问题，很多高校根本没有意识到财务档案管理工作的重大意义，工作人员在日常工作中存在着侥幸心理以及无所谓心理，对财务档案整理工作马马虎虎得过且过，高校对于财务档案管理工作也没有投入大量的人力和物力，甚至有的高校并没有专门的财务档案管理工作人员和财务档案管理的工作室，在一定程度上影响了财务档案管理工作的顺利实施，影响财务工作的可持续发展和教育事业的稳步发展。

二、解决财务档案管理问题的措施

（一）财务档案管理工作制定统一的规范标准。目前存在缺乏规范的管理问题，相关的财务档案管理部门需要制定相应的统一管理标准，建立健全高校财务档案的管理规章制度，明确高校财务管理档案目标，责任到人分工明确档案管理工作执行标准统一，比如《高校财务档案管理人员工作职责》《高校财务档案管理制度》《高校财务档案的查阅制度》等，对财务档案资料的收集、整理、归档、利用、保存、查阅等工作程序有一个统一的规定，有章可循有制度可查。除此之外，还应利用好先进的管理水平来进一步实现财务档案管理设备以及方法的统一。财务档案管理工作要想有序地进行下去，需要将财务档案管理进行统一规划，只有将财务档案管理工作实现统一才可以为管理工作提供方便。要想建立统一的档案管理的标准需要国家制度上的支持，同时还应加强各大高校的管理监督工作，以保证高校可以有统一的标准来实施工作。特别要注意的是信息化的管理技术，以及信息化技术应用上的进一步加强，进而实现制度上以及技术上的统一，从而保障财务档案管理工作的进一步开展。

（二）建立健全的财务档案管理制度。目前高校要想建立统一的标准需要建立健全财务档案管理的制度，从而保障财务档案管理工作制度的建立。高校需要根据本校的财务管理工作的实际情况来进一步建立完备的财务管理制度。具体表现在各高校的财务管理制度以及基础设施的进一步完善，并且需要对相关的财务管理工作人员进行财务档案管理知识的培训工作，使用更为先进的信息技术手段来实施财务档案管理工作，并且将高校的管理设备以及管理上的工作者专业知识的培训工作添加到档案管理工作中去，进而保障制度体系的进一步（下转第127页）

（上接第124页）实施，也可以使财务管理工作顺利实施。

（三）各单位加强对财务档案管理的重视程度。财务档案管理工作制度的建立首先需要各大高校具有财务档案管理的意识，高层领导要足够重视，才能引起财务档案管理层和从业人员的重视，从工作人员的思想上进一步提高财务档案管理工作重视，自上而下树立良好的财务档案管理制度的执行意识，认真做好财务档案工作的收集、整理、归档、销毁等每一个环节，为财务档案管理工作做好坚实的基础，甚至需要与之相关的财务管理部门在工作前集中培训，提高工作技能。通过培训工作可以进一步地强化工作人员的专业知识以及技术水平，以保障财务档案管理工作实现管理与技术的统一。相关的财务管理部门应该根据相应的管理设施以及管理技术上的进一步统一，既促进了信息化管理水平的提高，同时也保障了单位财务档案管理水平的提升。各岗位的财务工作人员应提高工作认识，纸质档案电子档案、会计档案文书档案同样重要，日常工作中要一并归档整理。高校财务档案工作人员要清醒地认识到财务档案管理工作是一项细致严谨的工作，档案管理工作有一定的滞后性，等后期需要的时候，由于前期工作的马虎，导致财务档案管理工作的不完整、内容缺失，事后补救也来不及，很可能造成无可挽救的重大损失。财务档案管理工作，自上而下都应形成良好的工作习惯，事无巨细，耐心细致，按照规章制度，一步一个脚印扎实地做好每一步，防患于未然。

三、结束语

改革开放以来，我国的经济体制由计划经济向市场化经济转变，我国的经济正朝着快速发展的方向发展，财务档案管理工作在各高校的发展过程中具有不可替代的作用，档案管理工作的顺利开展有利于公司的发展和进步，对此需要进一步提高财务档案管理工作的进程，并利用好现代化的信息技术中所掌握到的知识，将财务档案管理工作的内涵以及工作的性质实施更加具体化的分析和研究工作，从实际出发进一步保证各高校的财务档案管理工作顺利展开。

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