高职院校档案管理工作的现状与改进对策

摘    要：随着新形势下高校不断的扩招，高职院校学生人数大幅度增长，其档案管理的工作难度也随之加大，档案管理工作看似简单，实则重要且繁杂，属于学生管理的基本任务之一，新环境下对高职院校档案管理提出了新的要求。应当切实改进档案管理工作的技术，提高管理工作水平，更好的为高职教育服务。

关键词：高职院校;档案管理;现状;改进

引文：学生档案在学校的相关工作中扮演着记录学生情况，配合查阅的角色。对学生在校的情况进行答题记录，为以后升学就业做好准备。在传统的纸质学生档案管理中，我们总结了一些经验，但依然有可以改进的空间。随着社会的不断发展进步，高职院校的学生档案管理工作可以尝试引入新的工作方法，改进原有的不足之处。本文围绕着高职院校学生档案管理工作的现状展开论述，提出改进意见，以供参考。

一、当前高职院校档案管理现状分析

1.管理制度有待改进

当前阶段，在高职院校学生档案工作的管理制度上，还存在着一些问题，各个院校在档案管理的规章制度上缺乏统一的标准，有些甚至差别较大，以至于高校的档案管理工作缺乏借鉴的模板，甚至以错传错，扩大的弊端的暴露面。比如在学生档案的归档编码问题，各个学校没有一个统一的格式规定，导致查阅档案时费时费力，有些甚至同一所院校在不一样的时期档案管理制度也没有统一行径，缺乏档案管理规则的继承性，会使部分工作不能持续有效运行[1]。其中较为突出的问题表现在信息更新不及时和审查工作开展无序两个方面。上文已经提到过，由于高校的持续扩招导致高职院校人员流动量大，学生毕业、入学的档案没有及时移交、清理和转入，导致实际档案和存档材料缺乏一致性，查阅时造成困扰。在档案的归档管理中，很多环节缺乏资料的核查，还有些核查工作做得不细致，导致高职院校的档案工作会出现部分无序的局面。

2.管理思想有待提高

在档案的管理思想上，也有很大的进步空间，当前部分高职院校对档案管理工作缺乏必要的重视，自然也就缺乏资金和人才的支持，人们脑海中对档案管理形成了陈旧的刻板印象，认为那是退休教师打发时间的好去处。实际上，档案管理工作需要有科学性和系统性，而不是简单地机械性存放[2]。这种对档案管理工作的陈旧思想和错误的认识不利于档案工作的开展，很多时候需要查阅却不能及时找出目标档案，拖慢了办事效率。随着信息技术的发展进步，计算机等电子设备普遍被运用到档案管理中，但实际上，部分院校档案室的工作人员并未接受专业培训，导致这些先进设备并未得到完全的利用，无纸化档案管理的进程仍要加快，有些院校的档案工作是有专职人员和兼职人员共同完成的，管理队伍水平参差不齐，工作技能水平不一致，有些未受过训练的工作人员不能很好的认识到档案管理工作的重要性，在工作中便不够严谨细致，以上这些情况都会影响高职院校档案管理工作的进行。

二、改进高职院校的档案管理工作

1.完善档案管理机制，推动无纸化进程

根据上文的阐述，作者认为当前高职院校的档案管理工作应当完善档案工作的管理体制，强化对档案管理工作重要性的认识，建立健全高职院校档案管理工作的管理机制，制定档案管理工作具体的实施细则，引入优秀的档案管理人才，提高档案部门的准入门槛，使得档案工作有其自身的一套工作方法，提高其专业性。在具体的操作中，可以借鉴图书馆工作的先例，建立健全适合自身院校的档案管理守则，也可以和外校的管理工作相互学习，交流经验，争取形成自成体系的档案管理体制。同时，要顺应档案无纸化的大趋势，加强档案管理工作的信息化建设，将各种档案进行数字化分类，按照统一的电子档案标准进行分门别类，面对急剧增长的学生人数，档案部门需要做好心理建设和工作技能建设，对入学学生的档案要及时归档，对于转学、离校和毕业的学生档案要及时办好移交手续或者转出手续，对于无用的档案，要及时清除，避免占用资源。对于学生在校表现情况，需要利用计算机或者其他电子设备及时记录相关情况，包括学生的获奖情况和违纪、处分情况，都要明确记录在案，以备查阅。学校方面应当加强对学校档案工作的重视，积极维护和更新档案工作需要的各种设备，定期开展纸质档案的扫描工作和归档工作，推进档案无纸化的进程。

2.加强人才队伍建设，做好普及宣传工作

好的工作制度离不开人才的加入。在档案工作中，要摒弃“休闲去处”的错误思想，切切实实重视档案工作的重要性，积极引进档案专业的优秀人才，建设一支高素质、高水平的档案管理队伍，这支队伍应当全面掌握档案管理工作的相关守则，会操作相关的机器设备，受过专业的培训，具有档案工作必备的保密意识，工作严谨认真，为人踏实正直，具有责任心和职业素养[3]。即使在暂时人员短缺的状态下接受一些兼职人员参与档案管理工作，也应当在其上岗前接受相关的培训和考核，提高准入门檻，杜绝走后门的闲散人员。此外，在档案管理工作中建立一定的评估和监督制度，对于工作不认真，屡次出错的人员，予以相应的处罚或处理。档案管理部门也应当和其他的教职工、学生加强沟通，听取对档案工作的意见或建议，及时反馈，对于工作中的疏漏，应当及时整改，提高服务意识，加强对档案工作的普及和宣传工作，使外界认识到档案管理工作的价值，积极配合，要加强对档案管理工作的具体落实，责任到人，根据不同人员的专业、专长来分配其保管档案的类型，比如具有金融专常的可以安排其管理财务档案、票据等等，以此类推，人尽其才，全面提高人才的利用率，提升档案管理的工作质量。

结语：综上所述，在新的时期，高职院校的档案管理工作应当从多角度入手，正视问题，改进管理，使档案管理工作高效有序推进。

参考文献：

[1]张海东.高职院校文书档案管理工作的现状及对策研究[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2019（07）：43-44+57.

[2]刘贵宾.高职院校档案管理工作的现状与对策[J].课程教育研究，2018（35）：249-250.

[3]唐娟.高职院校档案管理工作的现状与改进对策浅述[J].办公室业务，2018（11）：114.

作者简介：刘元，男，单位：驻马店技师学院。