基于高校视角的采购招标内部控制建设研究

韩娟娟

摘 要：随着“高水平”和“双一流”建设，高校在教育管理、科学研究和人才培养等方面的支出不断增长，采购招标的项目和规模也随之增加。为了促进高校采购招标活动的依法合规，在分析高校采购招标过程中存在的问题基础上，从内部控制建设角度提出参考性建议。

关键词：高校；采购招标；内部控制建设

中图分类号：F25 文献标识码：A doi：10.19311/j.cnki.16723198.2019.31.013

采购招标是高校采购活动的重要环节，近年来，采购招标工作逐步规范，在程序完备、采购效率等方面取得了一定的成效，有效保障了高校事业的发展。同时采购招标活动也要与时俱进，不断适应社会和环境的变化。随着“放管服”政策的落实，如何在权力下放的同时，确保采购招标活动的合法合规，需要从内部控制建设着手，让制度管人，制度规范采购招标事务。

1 高校采购招标内部控制建设的必要性

（1）制度要求：高校的大部分资金来源于国家和政府拨款，属于财政性资金，根据招投标法和采购法的要求，使用财政性资金采购货物、服务和工程项目需要遵循相关的法律法规，同时，采购招标涉及不同的方式和流程，各个环节有相应的要求和标准，加强内部控制建设可以促进采购招标活动的公平公正、依法合规。

（2）学校管理和发展要求：采购招标活动要与学校的战略管理相适应，并服务于学校的发展，加强内部控制建设，有利于采购活动的集约化、规范化和标准化，在充分竞争的基础上采购质优价廉的商品。同时可以避免重复采购、防止浪费，预防腐败现象，可以更好的实现学校的服务价值。

2 高校采购招标管理存在的问题

2.1 机构设置不合理，制度建设不完备

根据高校采购招标管理机构设置的调研情况，目前大部分高校都成立了采购招标管理办公室，独立办公，并配备了专业人员，能够实现集中采购管理。但是仍有部分高校未成立专门的采购机构，实行分散管理，由需求部门自行组织，未进行扎口管理，缺乏统一领导和组织。比如货物类由资产管理部门负责、工程类由基建部门负责、其他项目由使用单位负责，由于内部控制制度建设不完备，政策难以落实，导致采购方式不合适、采购缺乏计划性、重复采购、项目拆分规避招标、监督不到位等现象频繁发生。也存在部门权责不清晰，部门之间沟通不畅的问题，导致内部管理混乱，采购效率低下。

2.2 人才队伍建设不完善，采购风险大

采购招标是一项标准化的活动，每个环节都有相应的规范，部分高校负责采购的机构和人员并非专业性人才，而是由几个相对有经验的人员负责，对采购招标法律法规缺乏系统性的学习，根据自身的认识开展工作，特别是在招标文件编制过程中，对技术参数理解偏差，对市场缺乏应有的敏感性，导致文件漏洞较多，给后续的评审工作带来较大的影响，同时也会导致供应商质疑和投诉事件发生，采购风险较大。

2.3 采购招标环节不规范，监督管理不到位

采购招标各个环节相互独立，又相互影响，前期市场调研不充分，导致预算不合理，过高采购成本增加，过低采购失败，重新招标，耗时较长，影响货物的使用或者工程进度；高校的采购信息一般都是在学校网站发布，渠道单一，受众群体有限，导致了投标商相对集中，且数量较少，选择范围有限，还会出现围标的现象；在评审阶段，部分高校没有成立专门的采购招标评审专家库，评审专家从相关部门或者学院指定，采购招标制度和专业知识欠缺影响评审结果，或者虽然成立了专家库，但是局限于学校内部，外部人员参与程度低，抽取范围有限，直接影响评审质量。监督管理作为采购招标活动的一部分，贯穿采购活动始终，目前部分高校存在重采购、轻监督的现象，监督缺失会直接导致采购的不合理和腐败滋生。

2.4 信息化建设薄弱，采购效率偏低

一个项目从立项、论证、编制招标文件、专家评审、合同签订到验收等不同的环节需要多个部门的配合，在信息化薄弱的高校，各个环节相互独立，需要经办人到不同部门审批，还有可能面临领导出差、资料不完善被退回的风险，一个项目顺利的完成采购招标，至少需要一个月的时间，历时较长，特别是涉及科研项目所需的试剂耗材和办公用品这种低值易耗品，采购时限不能满足实际需要，采购效率低下。

3 采购招标内部控制建设建议

3.1 加强组织领导，完善机构设置

根据高校机构设置和发展要求，可以设置独立的采購招标管理办公室，明确领导机构、使用部门和采购部门的职责，各司其职，并组建货物、服务和工程方面的专业采购招标团队，制定标准的采购文件，在各个环节加强管理和监督。没有设置独立采购招标办公室的高校，可以实行采购招标管理归口管理制，设置领导小组、工作小组和监督小组，选择一个部门负责采购招标管理工作，制定相关的制度，并明确各小组成员及工作职责，采购招标工作在领导小组的统一领导下，根据项目类型分配到相应的工作小组中，由其负责具体的采购工作，监督小组负责采购各个环节监督管理。各部门分工明确，相互配合，确保采购招标活动顺利开展。

对于专业性强、复杂的采购项目学校可以聘请第三方采购代理机构采购，充分发挥其专业优势，但也要加强对采购代理机构的管理和考核。在高校日常采购过程中，可以咨询相关领域的专家，比如大型仪器设备、特殊的工程，在设置项目需求时，多采纳专家的建议，在满足使用单位需求的基础上提高采购的科学性。

3.2 强化人员队伍建设，加强评审专家管理

采购招标是多方面知识的综合管理，高校要组建采购招标专业团队，择优选择货物、服务和工程等方面的专家，人员不仅要熟知采购招标管理制度，还有具备经济、法律等知识，对有市场信息有一定的敏感度，有能力制定采购文件，完成采购工作。同时高校要加强对团队人员的继续教育，及时掌握最新的政策，并能够及时修订学校内部采购招标管理制度。

评审专家和使用部门代表作为评标委员会成员，他们的知识结构和水平在一定程度上影响采购结果，高校在组建采购招标评审专家库时，加强专家资格的审核和管理，人员不能局限于校内，校外相关领域的专家也要作为随机选择的对象，也可以联合周边高校，不断充实专家库队伍，充分发挥高校人才资源优势，资源共享。

3.3 加强环节管理，建设一体化管理流程

项目的管理不仅有采购环节，前期的立项、论证，后期的合同签订、项目的验收也同样重要，针对高校存在重采购、轻验收的情况，要加强各个环节的管理。在市场调研环节，形成调研报告，为后期工作提供支撑；在项目立项和论证阶段，使用部门可以在专家库中选取专家进行，便于从不同角度提出和解决问题；在采购环节，采购部门要与使用部门进行充分的沟通，前期的信息要推送到采购部门和监督部门，便于采购招标活动的开展；在合同签订、履行和验收环节要有使用部门、采购部门和监督部门参与，对前期的采购活动进行验证，检查是否合法合规。监督部门作为保障采购活动顺利开展和防止腐败事件的参与人员，要把各个环节串联起来，作为一体化的流程管理来看待，对项目进行全过程跟踪监督。

3.4 重视采购招标信息化建设，提高采购效率

采购招标信息化建设刻不容缓，从项目立项到验收一体化管理需要强大的科技和信息化支撑，高校可以根据部门权限，分环节开展信息化建设，在采购招标管理部门进行系统的整合和管理，比如项目立项环节、预算审批系统可以由归口管理部门负责，与财务系统对接，检查项目经费是否充足；采购环节由采购招标办公室或者管理部门负责，采用OA系统或者开发专门的审批系统进行电子化审批流程；合同审核和验收环节由归口管理部门或者采购招标办公室负责，开发相应的系统，不同环节的系统之间不仅要对接，进行信息推送，也要与财务、办公系统对接，实现信息共享，提高采购效率。也可以由一个部门牵头，开发采购招标全流程管理系统，实现各个环节数据的转换和输出。

具体来说，针对评審专家的管理，要建立采购招标评审专家库系统，根据管办分离的原则，实现随机抽取和补抽功能以满足项目评审需求；针对小额办公用品和试剂耗材等低值易耗品，成立供应商库，开发专门的采购系统，便于使用部门按需采购，在依法合规的基础上缩短采购时限，满足实际需求。

4 总结

以高校内部控制建设为契机，不断完善采购招标组织机构和管理制度，以科技化和信息化为支撑，不断加强项目采购各个环节的一体化管理，增强采购招标活动的合规性，提高采购招标效率，服务于高校战略管理目标，提高高校服务价值。

参考文献

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