知识管理导向下高校档案管理体系的构建策略

赖德兆

以往高校档案管理大多以档案信息的保存与保管为重点，高校档案管理人员也大多依据相关规范进行信息归档、分析。上述滞后的管理模式，导致档案信息不完善、档案来源不完整等问题频繁出现，严重影响了高校档案信息的有效利用。因此，本文在知识管理导向下，阐述了高校档案管理体系构建背景，介绍了知识管理导向下高校档案管理体系构建目标。并对知识管理导向下高校档案管理体系的构建策略进行了简单的分析。

在物联网时代，智慧校园建设逐步推进，校园管理整个阶段对档案服务品质要求也在持续提升。这种情况下，以往档案管理模式就无法满足现代高校建设管理在知识应用、信息检索方面的要求。再加上檔案收集范围、收集来源的限制，导致高校档案管理效率不佳。因此，在知识管理导向下，对高校档案管理新模式的构建路径进行适当分析具有非常重要的意义。

1 知识管理导向下高校档案管理体系构建背景

在科学技术、信息技术水平不断提升的背景下，作为高校内部管理工作重要组成模块的档案管理工作受到了更多的关注。在近几年发展进程中，高校档案资源不断丰富，在科技资源获取、科技资源应用、科技创新等方面获得了一定成就。但是其在档案利用方面仍然存在较大的阻碍。一方面，由于高校档案管理人员缺乏对档案属性及资源内容的全面认识，导致高校档案实体资源无法有效利用。进而致使高校档案管理过程中出现突出的有形资源堆积、隐形资源流失情况。

另一方面，高校静态封闭档案管理主要依靠管理制度、档案管理工作者自觉意识进行。但是由于高校现阶段档案管理者缺乏一定的创新性意识，导致其无法在实际档案工作开展中对现有资源进行充分挖掘，最终致使高校隐性资源大量流失。

2 知识管理导向下高校档案管理体系构建目标

首先，以知识管理为导向的高校档案管理体系立足建设一个区域性、开放性档案信息中心，为不同等级、不同类别的高校部门提供数字化档案查询、管理服务。同时全面收集数字化图像、影视、语音及文本信息。利用多媒体信息，对相关档案资源进行规范化再处理，提高高校档案部门信息化工作效率。

其次，以知识管理为导向的高校档案管理体系主要以分布式海量数据为支撑，利用智能检索技术、高速宽带网络技术，进行大型、分布式档案信息库建设。同时利用主机系统、网络系统、安全管理系统及数字仓库技术，提高档案管理效益。

最后，在知识管理导向下，高校档案管理体系应依据高校档案管理的相关标准，制定规范的业务流程。并根据各个管理流程管理要求，进行档案信息的分类、编号、立卷、编目管理办法。并依托国内成熟的软件系统架构，进行一站式窗口设计、数据接口标准设计与开发及一站式电子档案查询、检索、借阅服务设置，实现高效率、全周期档案信息管理。

3 知识管理导向下高校档案管理体系构建策略

3.1 明确知识管理理念

在知识时代，档案信息成为一种重要资源。因此，为避免以往档案管理模式对档案资源利用效率的限制，高校档案管理人员可以知识管理为切入点，对现有档案资源进行重新评定、整理及利用，将静态资源转化为充满活力的知识体系。通过知识资源的有效管理利用，可提高档案资源知识功能。

其次，为充分发挥高校档案资源知识潜能，高校档案管理人员应以知识资源交流、共享为工作目标，在开放育人、全面发展的背景下，将档案知识作为特殊文化教育资源。逐步融入政治、社会科学、人文专业学科教育工作中，为档案史料、编研成果教育育人作用的充分发挥提供依据。

最后，在高校人才培育阶段形成的档案，是高等人才成长过程的有力见证。据此，高等院校档案管理人员可以知识管理为主旨，全面整合内部档案信息资源。同时将阶段人才研发成果进行整合开发，从而提高档案资源开发利用层次，为高等院校档案实际价值的充分利用提供依据。

3.2 拓展档案知识功能

对于高等院校而言，一切工作均应服务于育人。因此，在以知识管理为导向的高校档案管理工作开展过程中，高校档案管理人员应以育人为根本目标，将档案知识看做特殊的文化教育资源。在协同创新的同时，面向教育一线，进行档案知识功能的拓展。

首先，档案管理人员素质是高等院校知识育人作用充分发挥的保障。因此，高等院校档案管理人员应逐步强化自身学习，将自身看做档案知识的管理者及知识创新的驱动者。随后在专业知识学习的基础上，利用知识管理理论，不断实践开发，打破思维壁垒，为档案知识价值的挖掘、开发提供依据。

其次，文化是高等院校档案的灵魂，也是高等院校档案管理体系建立的基础保障。因此，为充分发挥高校档案知识功能，高等院校应以开放、合作、创新的文化理念为依据，构建人性化人员激励机制。将档案事业发展与档案部门基层岗位工作者个人理想实现提供依据。同时以专兼结合为目标，定期举行新知识、新技术培训、交流会议，促使档案部门人员与高校内部学生双向、有效沟通，为知识成果的创新应用提供依据。

最后，知识管理导向下档案信息资源的整合，不仅是档案资源的集中应用，而且还需要通过资源整合，拓展档案服务育人路径。因此，针对现阶段高等院校档案资源普遍分布在二级学院的情况，高等院校档案管理人员应发挥自身在档案管理方面的主导作用，打破以往校园内部各模块独立管理的情况，收集分散在高等院校校园各处的档案信息资源，促使其成为有机整合主体。

3.3 更新档案信息育人机制

信息育人是档案知识育人功能发挥的保障。一方面，高等院校档案管理人员应以文档信息资源、数字档案信息资源为管理目的，建立超前档案信息控制意识，提前介入档案管理环节，拓展馆藏档案文件收集渠道，为档案资源整合提供依据。同时基于数字档案信息资源库的特殊性，高等院校档案管理人员可利用档案管理软件系统，与办公自动化系统联合，形成集电子文件形成、归档、传输为一体的数字化档案分布式管理体系。同时以先用先整为原则，以校内教职工及学生应用率较高的档案资源作为阶段主要工作，进行优先整合，以便为不同等级、不同类别的高校部门提供完善的数字化档案查询、管理服务。

另一方面，在新技术强化建设的基础上，高等院校档案管理人员可以新型网站建设为阶段主要工作目的，逐步拓展档案知识利用管理渠道。即以传统档案管理网站为载体，逐步构建知识管理型档案网站，为校内师生知识共享提供充足支撑。同时针对现阶段高等院校档案网站内容匮乏、检索效率低下、知识更新速率低等问题，高等院校档案管理部门可以校内师生需求为导向，以提高档案网站知识性服务为最终目标，逐步拓展网站信息量。在这个基础上，依托知识管理系统化思想，将档案管理网站中内源显性知识资源、隐形知识资源进行归类整理，推动网站信息资源成为具有本校特色的档案知识库，为高等院校网站的互动性、参与性、访问率的提升提供依据。如在档案网站建设过程中，高等院校档案管理人员可将档案管理划分为档案著录、档案归档、档案信息调整、智慧检索、原件管理、档案鉴定及销毁等几个模块。其中档案著录主要是在档案网站中井公文流转过程录入。并通过网站链接扫描仪，将扫描后图片文件转入储存模块;档案归档模块需要高等院校档案管理人员对提交档案信息进行审核。在确定档案归档信息符合规定后转入数据库。反之则将其转入档案著录处重新修正;档案信息调整主要是对档案名称、密级、保管期限、档案编号、档案名称等信息进行适当调整;智慧检索主要针对不同格式文档及数据库，设置逐层百万数据秒级返回程序，保证档案知识信息变化情况的及时发现;原件管理要求高等院校档案管理人员以档案实体信息收集、整理、统计、利用、检定为依据，进行线上上传、下载及在线预览分析;档案鉴定及销毁主要针对部分不存在知识价值的档案信息，在网站终端，进行审批、销毁。

4 总结

综上所述，为突破高校档案管理过程中存在的瓶颈，高校档案管理人员可以高校实际为依托，以知识管理为主要手段，从档案管理实际工作出发，在规范的档案管理目标的指导下，结合高校日常档案管理业务要求及数字档案馆建设规划，充分提炼现有档案资源。从档案收集、创建、格式转换、归档、管理、确认、利用等方面，推动档案管理从静态、封闭，转化为动态、开放。引导档案资源利用者进行知识创新，构建以档案资源为核心的高校综合知识管理系统。

（作者单位：茂名技师学院）