关于智慧档案馆建设的问题及发展策略思考

赵燕平 程磊

随着科学技术日新月异的高速发展，智慧生活、智慧城市、智慧地球等“智慧化”理念越来越被重视。在这个大背景下，近年来，档案学界也掀起了有关推动档案管理智慧化、构建“智慧档案馆”的讨论和探索，“智慧档案馆建设”已然成为了我国档案学界的一大热点课题。

事实上，在智慧化的讨论热潮下，近年来，在我国很多地方已经开始了智慧档案馆的实践与探索，但是由于各种条件限制和理念认知错误，导致了智慧档案馆建设推进的举步维艰，要想推动智慧档案馆的健康发展，我们就有必要深入探讨当前智慧档案馆建设的现实问题，寻求其推动路径，探讨其发展策略。

1 当前智慧档案馆建设的问题分析

当前，我国的智慧档案建设尚属于起步阶段，且存在诸多局限和问题，其主要表现在以下几个方面：

第一、与我国档案馆建设现状不适应

首先，我国档案馆信息化建设基础十分薄弱，无以支撑智慧档案馆的构建。当前，我国大多数档案馆的信息化建设水平仍然偏低，仍然处于信息化构建的初级阶段，从经费到基础设施，从人才到技术，再到客户需求和服务水平都存在着诸多局限。由于不同地域间存在的社会发展不均衡、文化差异大、以及管理水平的參差不齐，导致了不同档案馆的信息化建设程度差异较大，信息服务的水平也差异不小。这样一来，相关部门就无法从大的层面构建或推出智慧化建设的引导性政策和意见，更无法构建统一的标准体系。此外，财政投入困难、专业化人才空缺、思想意识的薄弱等诸多局限，也导致了智慧档案馆的建设举步维艰。

其次，档案馆的数字化率较低制约了智慧化的步伐。毋庸置疑，当前，我国档案馆数字化水平还不高，整体数字化率偏低，大部分档案馆的数字化仅仅停留于目录级的查询检索阶段。在我国的很多档案馆，连办公自动化系统都无法与档案管理系统有效兼容，电子文档的归档不合理，流转也很不通畅。在我国的数字档案馆的建设过程中，存在着诸多前端设计不合理、后端管理很困难的问题。数字档案馆的数据库构建的不合理，更是导致其无法支撑智慧档案馆的建设，制约了档案馆智慧化的步伐。要想推动档案馆智慧化，首先应该补足档案馆数字化的短板，只有做好档案馆的数字化工作，大好扎实的基础，才有可能大力推动智慧档案馆的建设。

其三，用户需求不足无法支撑智慧档案馆有效建设。档案馆的建设必须以用户的需求为导向和前提，只有有用户需求，才能推动档案馆的建设和升级。但是，当前我国档案馆存在着严重的用户需求不足的问题，且无法有效激发用户需求。这样一来，也无法带来充足的建设效益，故而推动智慧档案馆的建设就更加困难。同时，我国档案馆用户需求不旺的现状提醒我们，未来的智慧档案馆一定是能够激发用户需求的档案馆，它不仅应该是便捷的服务，而且还应该是有活动力的，应该是一种兼具个性化和延展性的新生态。

第二、智慧化建设的理念落后

毋庸置疑，当前我国档案馆很多管理人员对智慧档案馆的认知和理解不够透彻，很多人将智慧档案馆视为传统实体档案馆的简单智能化，或者是数字档案馆的简单升级，仅仅是个升级版而已。这样的理解是错误的。智慧档案馆应该是兼容物联网、云计算、大数据、VR技术等新型技术，将人工智能和数据挖掘技术融合运用于档案管理当中的一场智慧化变革，是一种智慧化重塑，并不是简单升级一个操作系统就能完成的，它应该是跟整个档案馆基础建设完美兼容共构并实现智慧化重塑的变革。

第三、技术运用的表浅化

正是因为智慧化建设的理念落后，导致了很多档案馆的技术运用和升级呈现表浅化特征。很多档案馆投入巨资，与运营商和网络技术开发企业推出各种智慧化建设方案，从技术上看，物联网、云计算、大数据技术纷纷被引入，表面上看过去“高上大”，但是仔细一看，这些技术的运用很多都是在场馆管理之上，并没有有效地融入档案管理这一建设核心之中，档案主流业务构架并没有得到有效升级。装个RFID电子标签，升级个门禁，加个电子密码锁，增加一个用户识别，场馆服务是更加高级和友好了，但是这并不能解决档案管理的核心问题。智慧化档案馆的构建，应该是档案管理核心业务的智慧化构建。此外，在很多新技术运用到核心业务之中时，由于没有技术标准体系和相关信息监督规定，很多高新技术一旦运用于电子档案管理，就可能引发诸多风险。在智慧化建设过程中，如何保护好档案文件信息是一个极为重要的课题。

2 智慧档案馆建设的发展策略思考

近年来，我国很多地方已经开始了智慧档案馆的实践与探索，但是均遭遇了不少的问题，前进的步伐显示十分艰难，其问题主要是智慧档案馆的建设与我国档案馆建设现状不适应，不具备快速发展的基础，以及各地对智慧档案馆的建设理念不统一，认知不全面，并带来的技术表浅化运用构建。要改变这种发展现状，就必须认清现实，脚踏实地地推动各项工作。

第一、智慧档案馆的建设规划要脚踏实地，基于现实情况推动相关规划。

如前文所言，我国的档案馆的经费投入、信息化基础、人才建设都比较薄弱，很难支撑智慧档案馆的全面构建。因此我们不能好大喜功，盲目上马，否则将带着巨大的损失和浪费。

要推进智慧档案馆的建设，首先要求相关部门要做好顶层设计，国家相关部门要组织专家学者对智慧档案馆的建设进行充分论证，并出台普适性指导文件，并逐步酝酿出台统一的标准体系，让智慧档案馆的建设有章可循，有标准可参考。其次，要促进各部门及企事业单位的合作，群策群力，资源整合，共同推进智慧档案馆建设。考虑到目前我国地方档案馆的实力不强的现状，应该鼓励不同地区的档案部门进行合作，联合推动智慧档案馆的建设。其三，国家相关部门应该扶持和鼓励一些基础条件好的档案馆进行智慧化建设试点，先行先试，总结经验，再逐步实现全国层面的推广。

第二、智慧档案馆的建设要理念先行，不断完善科学建设规划。

要建设智慧化档案馆，首先必须要升级理念，统一认知。不仅是档案馆的从业者需要统一认知，而且软件开发商也应该跟档案馆的管理者统一认知，要改变一直以来软件开发商只顾堆砌技术不管核心业务优化的情况。此外，档案馆的管理者要改变将智慧档案馆视为数字档案馆简单升级的错误认知，要以一种全新生态思维审视和规划智慧档案馆。

第三、智慧档案馆的建设要重视技术和人才的并驾齐驱。

当前，在国家相关部门没有出台普适性指导意见和标准体系之前，各地在建设智慧档案馆时应该遵循“整体规划，逐步推进”的原则。智慧档案馆的建设高度依赖新科技和新型人才，因此，档案馆既要重视技术支持，还要重视人才培养，二者并驾齐驱，才能有效推进智慧化建设。与此同时，智慧档案馆的建设还应该与智慧城市等规划相融合，借东风之便，寻求推进动力。

此外，建设智慧档案馆，应该结合发展现状，遵循档案管理的基础原理，不应该唯技术是瞻，脱离学科本质属性，而应该科学规划，不迂腐守旧，也不盲目冒进，脚踏实地稳步推动智慧档案馆建设。

3 小结

综上所述，近年来，在“智慧档案馆建设”的讨论和实践探索过程中，各地档案馆遭遇了种种问题，包括智慧档案馆与我国档案馆建设现状不适应问题，智慧化建设的理念落后问题，以及由此引发的技术运用的表浅化问题等等，这些问题阻碍了智慧档案馆的长足发展，要解决这些问题，就必须要求相关部门在推进智慧档案馆的建设规划要脚踏实地，基于现实情况推动相关规划，坚持理念先行，不断完善科学建设规划，格外重视技术和人才这两架马车的并驾齐驱，只有结合发展现状，遵循档案管理的基础原理，科学规划，踏实推进，才能真正实现档案馆智慧化建设。

（作者单位：中国人民解放军档案馆）