在人工智能的时代背景下对企业档案工作的思考

洪艳萍

随着社会经济及科技的不断发展，我国的各个行业及相关技术也都取得了一定的成就。以人工智能技术为例，随着时代的发展，该技术在我国很多行业领域中都得到了广泛的应用。档案对于企业而言，是极为重要的信息资源，以火电企业为例，该企业要想进行可持续发展，其不但要将档案管理工作做好，还要尽可能的将该企业档案工作的管理水平进行提高。本文围绕我国火电企业的档案工作的现状进行了分析，在新时代背景下，也针对人工智能技术在企业档案工作中的应用进行探讨。

随着社会的不断发展，我们已经迎来了人工智能的时代，在该时代背景下，我国的很多技术水平都得到了显著提高，同时人工智能技术也被广泛的应用到了企业的生产和发展之中。对于火电企业而言，档案工作是极为重要的一项工作内容，它不但关系着整个企业的管理水平，对于企业未来的发展，也有着至关重要的作用。所以，火电企业要想进行更好的发展，需要将人工智能技术应用到档案工作之中，只有这样该企业的档案工作的质量和效率才能得到进一步提高。

1 火电企业档案工作的现状

1.1 企业高层对档案工作的开展高度重视

虽然档案管理属于文字类型的工作，但其在企业中的地位和企业项目的设计、施工等工作一样重要。某些火电企业的高层正是意识到了档案工作对企业发展的重要性，所以安排了专业人员来负责档案管理工作。然而还是有很多企业其并没有意识到档案工作的重要性。对于某些火电企业而言，高层领导只是一味重视项目的施工和发展，对于档案工作并没有投入太多时间和精力，这也使得这些企业的档案工作无法更好的开展，同时还会经常出现档案设备不健全、管理人员无证上岗等不利于档案工作发展的情况。

1.2 档案工作信息化管理系统的建设

随着时代的发展和进步，全球也逐渐趋于信息化，对于火电企业的档案工作而言，信息化发展也是必然趋势，同时其也是提高企业档案工作的最有效的渠道。根据我国火电企业目前的状况来看，某些企业的信息化管理系统建设还是比较不错的，以中粤公司为例，该公司目前已经统一安装了飞扬系统，其不但拥有极为专业的系统维护，在查询和浏览信息数据方面也极为顺畅。然而有些火电企业依然在采用传统的档案管理系统，这也使得这些企业的档案管理工作既不健全，也不规范。

1.3 企业数据信息的分类

目前，很多火电企业都存在着非结构化分类的情况。对于企业内部的相关信息和数据，其都需要记录到档案之中，如果企业在开展档案管理工作的过程中，没有对这些数据信息进行明确分类和整理，那么在之后需要对数据进行使用搜索时，便会遇到一定的难度，而这在很大程度上也会使企业档案信息资源的应用价值受到严重影响。与此同时，很多火电企业的内部信息数据属于非结构化信息，企业要想将档案管理工作做好，那么就需要对非结构化的信息进行系统收集、整理、应用，只有这样企业内部的档案信息资源才能得到更高效的利用。

2 人工智能技术在火电企业档案工作中的应用

2.1 在对企业档案进行管理的过程中，合理利用智能搜索技术

在火电企业的实际发展过程中，档案管理水平高低可以很大程度上促进企业的发展和进步。并且，由于档案工作具有一定的繁琐性，涉及到的方面也比较多，所以管理人员在对企业信息资源进行搜索和获取时，便面临着很大的困难。由此，企业需要充分利用人工智能搜索技术，这样档案管理人员便可以更加方便、快捷的对企业信息数据进行搜索和获取，而这在很大程度上也可以将企业的档案管理水平进行大幅度提高。同时，对于智能搜索技术而言，其主要可以两个部分，分别是神经网络以及模式识别，其可以在档案文本内容含义的前提下，对相关知识进行科学且精准的搜索以及定位，不仅精准度非常高，其速度也非常快，可以最大程度满足火电企业度信息资源的实际需求。

2.2 在对企业档案进行管理的过程中，合理利用智能分类技术非结构化信息

在火电企业档案工作开展过程中，其存在一定的非结构化信息。所谓非结构化信息，其所指的便是信息的形式并不固定，其中就包括各种格式的信息文件。对于这些信息而言，其来源于与语言格式存在较大的差异性，很大的程度上阻碍了企业快速其精准的对信息进行获取，也严重影响了档案工作的有序进行。但是，通过对智能分类技术的有效应用，其根据一定的原则以及要求，可以对火电企业内部一些比较重要的非结构化信息资源进行分类和整理，精准的对信息进行定位，从而有效提升资源的利用率。同时，在具体的智能分类期间，这一技术还可以将非结构信息资源的大主题分为一个个小主题，然而进行整理，让其形成一个具有整体性的信息主题结构，同时让各个主题之间合理的联系在一起，进而保证企业档案工作开展的合理性、有序性以及科学性。

2.3 在对企业档案进行管理的过程中，合理利用智能专家系统对隐性信息进行管理

所谓的智能专家系统，其主要是指在企业档案工作期间，使计算机系统可以有效模仿解决问题的手段以及专家推理的方式，从而进一步获得准确的专业知识，科学解决企业档案工作期间存在的隐性信息资源获取难等问题，全面提升档案工作的水平以及效果。在火电企业具体的档案工作开展过程中，利用智能专家系统，可以对企业内部存在的各项隐性资源进行合理的获取，并将其转化为企业所需要的有效信息资源。此外，一般情况下，具有一定结构性的信息资源来说，其能够在可视化的智能界面上对语音以及文本等手段，合理的与专家系统进行沟通和交流，以便可以最快速且最精准对信息进行获取。由此可见，在火电企业档案工作开展过程中，合理且科学的应用人工智能技术，不仅可以很大程度上为信息资源的获取提供了便利，还可以进一步提升企业档案工作的整体效率和质量，对火电企业管理水平提升以及未来进步都具有非常重要的作用和价值。

3 人工智能新时代背景下对企业档案工作的思考与探索

在人工智能新时代的背景下，档案管理工作的开展应该具有一定的深远性以及广泛性，深层次的学习，科学应用大数据技术，不断总结计算机应用的规律。并且，新时期下，对于人工智能的应用，火电企业还应该对档案管理系统以及服务系统进行优化，保证其可以最大限度的满足企业对档案工作的实际需求，进而有效提升的档案工作水平。

4 结束语

综上所述，便是针对人工智能的新时代背景下对企业档案工作的思考与探索。随着社会科技的不断发展，很多火电企业已经对档案管理工作进行了高度重视，中粤公司不论是从管理意识上，还是技术设备以及人员上，都对档案工作进行了全面管理和优化，而这也使得中粤公司得到了更好、更持续的发展。除此之外，有些火电企业并没有意识到档案工作对企业发展的重要性，这不但会对企业的管理产生严重的影响，同时还会限制企业的发展，这对于我国经济的发展也是极为不利的。

（作者單位：湛江中粤能源有限公司）