新时期事业单位档案信息化管理模式探讨

邓淑锋

【摘要】：档案管理工作的信息化建设有助于确保信息资源的完整、系统和真实，同时也利于提高整个管理工作的质量和效率，从而促进单位的有序、稳定的发展。但由于信息化建设工程的基础较为薄弱，人们对档案管理工作的思想观念较为滞后，导致在具体的管理过程中仍然有些问题存在。在此，文章就阐述了档案信息化管理的重要性，分析了其中存在的一些问题，并从思想、队伍建设、管理体系等方面提出可行的举措来促进信息化建设的进一步完善。

【关键词】：档案信息化 重要性 存在问题 有效模式

一、引言

档案管理工作是对单位原始数据、材料的收集、整理、编写、存储和查阅的一项基本工作，是对管理机制的完善以及各项管理资源进行配置和优化的主要参考依据和手段，因此它具有一定的保障和推动作用。档案工作的信息化建设可以更好的保证档案资源的完整性和真实性，并以其便捷性不断的延伸用户的发展空间，拓展其发展方向。但长期以来，事业单位本身的行业属性决定了它在市场发展中的稳定性，同样也让档案管理工作处于相对稳固的状态，正因为如此，在面对市场经济冲击和单位改革的环境下，档案管理工作不论是在机制上还是内容上都无法及时、有效的做出对应的变革，同样管理人员固有的管理思想也制约着他们无法积极的去学习、转变和创新，因此档案管理信息化建设过程中仍然有很多问题存在。

二、事业单位档案信息化管理的重要性

1、利于单位提高经济效益。对于执法部门，他们所涉及的工作范围、领域较大，各类琐事较多，涉及的人员、事件等基本的信息资料也随着增多，若仍然沿用传统的管理模式，不仅会导致信息资料的遗漏，也会增加管理人员的工作强度，这都不利于单位、用户的和谐发展。因此档案信息化管理让档案信息的管理和储存更加有序、规范，不仅能够有效的缩减档案的占地空间，节省了资源，减轻了工作压力和单位的经营负担，同时也减少了档案管理的失误发生率。整体上对于单位的经济效益起到了推动和保障作用。

2、利于提高档案的利用率。档案信息化管理有效的衔接起了单位管理活动中的各个环节、各个部门，实现了信息资源的整体性和共享性，确保信息的完整、真实和丰富性，办公人员只要在按照单位或用户的需求、结合基本信息进行线上操作，就会快速的查询到所需档案，省时、省力，也提高了工作效率和档案的利用率，由此更好的服务单位、服务群众、服务社会。

三、事业单位档案信息化管理存在的问题

1、单位重视力度不足。档案管理工作并没有得到过高的重视。该工作普遍被认为是一类对资料进行整理、归纳和存储的文职类工作，不具有很多科技含量，也就造成了财力、人力和物力上的匮乏。另外，事业单位的领导层将该工作定位于档案部门的职责范畴内，没有意识到信息化建设是需要单位各个部门、各个职员相互间的支持和配合的，因此从整体上看，信息化管理工作的开展没有一个良好、有利的环境和氛围。

2、队伍综合能力不高。首先在现有的管理队伍中，年龄差距较大，很多资深的管理人员基本都年纪偏大，对新事物、新技术的学习、接受和使用程度并不高，而是更喜欢按照自己的习惯来工作，而青年群体则相反，思想前卫、乐于挖掘、钻研新技术，对信息技术的依赖大，因此两者之间的这种差距会导致意见不统一、凝聚力差等情况，造成管理工作的失衡；即使单位引进了最先进的现代化设备，却没有专业人员去操作，设备也得不到有效的利用，档案管理的信息化建设依旧无法正常运行。

四、新时期优化事业单位档案信息化管理的有效模式

1、加强重视程度。单位要加强对该项工作的重视，有一个正确而全面的认识，在财力、物力和人力上给予绝对的支持。同时设置专门的管理机构，将该项工作纳入到单位发展的战略中，在进行人员培训和部门会议时着重强调该项工作的重要性，让职工树立起档案信息化管理意识，另外单位还要从外部进行调整，学习和借鉴其他国内外相关单位的经验，内外结合，实现单位档案信息化工作的安全性管理。

2、提高网络资源利用率。通过合理利用网络平台，建立信息开放服务中心，对资源信息开发利用，实现信息资源的安全共享。不仅要以各类媒体终端为载体，创造全方位的服务工作，也要及时监管网络环境的健康性，避免不利信息的传播，和本单位信息的被盗外流现象，加大资源信息的安全性；另外，从全局出发，结合竞争和服务并存意识，出具一定的工作制度和文件，以规范服务行为和思想，将服务模式纳入到绩效考核中，以便综合评价，从而为服务人员提供了一定的激励和约束。再次，单位可以根据用户需求、自身发展需求来自行研发、向社會团体、研究院等购买相对应的软件，构建用户多元、界面优质及功能完善的管理体统，以此满足信息化建设的需求，并定期对使用中的各种软硬件设施进行维护、更新和升级，以此增加档案系统的安全性和系统保障。不仅可以针对用户的实际需要快捷的查询所需信息，也利于单位的远程掌控和服务。

3、加强管理队伍建设。加大对档案工作的支持力，加强对从业人员的培训，扩大员工的对外交流和学习平台，转变从业人员的思想。另外对人员的培训也要从不同角度来进行。定期进行专业的知识和技能的培训，以适应更新速度较快的科学技术，提高从业人员对分析、判断、实践和应急能力。同时培养一批科技人员，设置安全保密系统，严格监管计算机发布的内容，从而能够有效的避免计算机被入侵的现象，确保信息资源的安全性，从整体上提升档案队伍的管理水平。

五、结语

档案信息化管理工作的开展不仅是事业单位持续发展内在需求，也是时代对事业单位提出的新的要求。因此单位要加大重视力度，强化人员培养，丰富工作内容和形式，同时要在具体的管理中积极研发、引进先进的技术及软件，全面的为信息化建设提供良好的环境。

【参考文献】：

【1】丁峰《当前时期下事业单位档案信息化管理模式的若干思考》

【2】东鑫《事业单位档案信息化管理的途径分析》

【3】许莉莉《探究事业单位档案信息化管理的推动思路及举措》