职业技能提升培训方面的档案管理工作

代晓慧

【摘要】随着当今信息系统的不断更新、完善，档案管理工作的一些问题也日益凸显，为了适应人力资源面对的现状以及今后的发展方向，本文从几个方面入手，就职业技能培训方面档案管理工作的一些问题提出针对性的建议。

【关键词】人力资源  档案管理  档案质量

档案管理相对于其他工作显得枯燥乏味，而且现如今科技不断进步，档案管理内容也不断在增多，这对人力资源档案管理者提出了更高的要求，要在繁重复杂的档案管理工作中找到一条适合自己的道路，在档案形式多元化的今天，不光要对传统的档案管理模式以及方法进行创新优化，还要建立起一套适用的、标准化的档案管理制度。

一、档案管理工作现状

（一）档案管理工作面对的现实问题

现阶段的档案管理工作与以前的档案管理工作已经有了很大的变化，档案形式趋于多样化，从之前单一的纸质档案，发展到目前既有纸质档案又有电子档案。但在现阶段的发展过程中，许多单位人力资源部门的档案管理工作都没有做到位，档案并没有体现出其应有的实际价值。人力资源的档案管理工作对一家单位有着非常重要的作用，但许多单位缺乏健全的规章制度，对档案管理工作并没有给予足够的重视，档案管理工作开展艰难缓慢与之有很大的关系。现代社会的信息变化节奏较快，容量较多，而在这样的发展背景之下就要求档案管理部门要采取有效的解决措施，提高档案收集工作的效率与质量。

（二）档案管理工作者的问题

档案管理工作者在档案管理工作当中的价值不言而喻，往往他们能使档案的价值得到最大的发挥，但就目前而看，许多档案管理工作者并非专业出身，这导致他们对档案的一些价值并没有明确清楚地了解，这对档案管理工作来讲是一个较大的损失。要使档案发挥它的价值，档案管理工作者的意识水平一定要得到提升，不光要了解档案的价值，也要努力学习适应档案管理发展趋势的档案管理办法，对自身的档案管理知识储备进行不断的丰富、更新。

二、档案管理工作方法

（一）严抓档案质量

档案的实质属性是原始记录性，同时档案由文件有条件地转化生成，两者是处于不同阶段的同一事物。二者既有密切联系，又有明显区别。联系在于文件是档案的前身，区别则是因为文件转化为档案是有处理完毕、对日后有参考价值、按照一定规律集中保存这三个必要条件的。所以档案管理工作人员要及时归档已完成文件，对所有有可能会成为档案的文件加以甄别，结合实际的工作情况重视归档立卷，充分发挥档案信息的资源作用，摒弃无意义文件，使所有档案都有用武之地。并且档案管理人员有责任向单位领导和有关部门反映情况和提出意见，解决技能培训形成文件的系统性、连续性和规范性，实行文件的超前控制，

完善档案管理制度，以保证前期文件的质量。

（二）完善档案管理制度

进一步完善档案的收集、保管、保护、借阅等方面的管理制度。由专门的人员对档案负责，在条件允许的情况下为档案部门提供支持，定期开展学习活动，宣传档案的利用重要性。培训档案的所有内容均由相关单位的人力资源部门加以处理，理论上要求对各项工作进行綜合分析，以顶层设计的角度，完善工作各环节的组织、执行，对于一些关键环节，还应加强监督检查，如档案存档区域是否安全、潮湿度是否理想、是否存在昆虫混动问题等。如果采用信息化档案制度，还应就网络安全问题进行评估，通过防护软件等保证信息化档案得到安全保存。部分档案因牵涉到多项工作多、多名人员，内容较为复杂，还应重视保证档案的完整性。应在档案建设时明确各个条目和标准化要求，之后以此为框架，保证所有信息得到完整记录和呈现。信息化档案的管理原则和方法与此相同。

三、档案管理工作的发展建议

（一）强化档案管理建设

到现今为止，我国最为常见的档案管理方法还是传统方法，即将档案按照卷数进行整理归类，这种方法有一定的科学性，但也会出现较多的问题，档案数量较少时，能够有效应对，一旦档案数量大面积增多，就容易发生档案内容不明确等问题，从而导致以后查找档案困难，间接地加大了工作难度与工作量。所以首先就要解决自身观念问题，积极转变思维方式，寻找档案管理的最优解，深入了解档案的重要性，强化档案管理部门建设，促进档案管理工作能偶更加有效的进行。此外，应健全管理机制，由于大部分的档案错综复杂，关系到方方面面，所以在进行档案管理时，首先要循序渐进，将其逐步落实到位，并通过合理有效的管理制度将其一一落实到位，以确保档案管理工作的顺利展开，与此同时上级单位可对相关单位、部门制定合理的奖惩办法，以此来激发档案管理工作者的工作热情，以便于档案管理工作更为有效地开展。

（二）强化人员使用

面对档案管理工作者专业性不强，对档案的认识性不足这一现状，首先我们应该尽可能的寻找专业的档案管理工作者，往往他们具备更专业的知识，能够认识到档案的重要性，工作起来也有的放矢，如果条件实在不允许，就要对现有的工作人员进行合理安排。首先加强现有工作人员的专业素养，对他们进行专业的岗位培训，增强他们对档案管理工作的重视程度。其次上级领导要根据工作人员的不同能力特征对其进行合理的工作职能划分，依据人员个体特点进行工作分工，在已有的条件下达到效率的最大化。最后改正他们的工作态度，让他们了解档案管理这一工作的价值及重要性。

四、结论

据以上所述，档案管理工作纷繁杂乱，但其作用日益凸显，对档案管理工作者的要求也日益提高，不光要在管理制度、硬件设施方面入手，也要加强自我工作素质，积极学习先进的档案管理工作办法。

参考文献：

[1]李旺.档案在人力资源管理中的作用[J].智库时代，2019，（30）.

[2]石磬.分析新建大型企业档案管理建设路径[J].智库时代，2019，（28）.