互联网时代高校档案管理工作中的问题及策略

白峰

【摘要】我国信息技术在近些年获得了迅猛发展，现阶段的互联网+技术已经在社会各领域中普遍存在。互联网理念也实现了高校档案管理工作效率的提升，为充分发挥高校档案管理的重要作用，一方面需要持续开发高校档案管理工作的数据资源，另一方面还应该不断提升互联网的利用率。本研究基于互联网时代，分析高校档案管理工作中存在的主要问题，并提出档案管理问题解决的相关策略。

【关键词】高校  档案管理  互联网  问题  策略

国家、组织机构或者个人为满足自身发展需求，通常会记录或者保存相关原始资料，比方说，声像、图表或者文字等，所存储的资料被称为档案。记录档案信息的同时，也会对文化与经济进步形成推动作用，实现社会稳定与和谐。而互联网时代的信息化档案管理工作，有助于高校档案管理与存储质量的提升，能够充分发挥高校档案工作的实用价值，使高校档案管理人员需求得到满足。但目前高校档案管理工作依旧存在很多需要解决的问题，为此，本研究基于互联网时代，分析高校档案管理工作中存在的主要问题，并提出档案管理问题解决的相关策略。

一、互联网时代高校档案管理中存在的问题

（一）高校缺乏基础设施设备

随着现代信息化社会迅猛发展，需要高校档案管理部门必须对其数据信息搜集能力进行不断提升，以持续满足不断增长的档案数据存储需求。然而，当前很多高校缺乏基础设施设备，导致档案管理部门无有效的设备支撑，传统数据信息整理和收集相对比较落后。第一，当前高校档案专业管理人员比较少，缺乏信息化操作专业人才，这就对高校档案数据资源的信息化管理形成很大限制作用;第二，高校档案管理工作依旧在传统纸质档案管理模式中停留，当前的办公设备、场地面积等主要是配合纸质档案管理需要，却无法满足信息化档案管理需求;最后，互联网时代下的档案管理设施依旧处于发展阶段，很多高校信息化档案管理系统缺乏完善性，没有实现档案使用系统和管理系统的有效连接，导致高校档案信息化管理价值比较低，档案管理设施设备与软件不完善等情况，再加上高校有限的档案信息化管理经费，不能与当前高校档案管理需求相满足。

（二）纸质档案无法实现数字化

实现传统纸质档案的数字化管理，一方面是高校档案管理的实际需求，另一方面也是互联网时代对高校档案管理提出的新要求，这对实现高校档案的信息化管理具有重要意義。然而，该艰巨的档案管理工作依旧处于缓慢发展阶段。第一，很多档案数字化操作比较粗糙，具有档案数据信息存在录入错误的情况，当前的激光照相、数码扫描等技术无法满足高校档案管理需求;第二，高校档案数字化管理工程较大，当前人力物力很难满足档案数字化管理工作需求，所以造成档案数字化管理进程缓慢;第三，由于高校数据库资源越来越充实，这就增加了数据信息维护难度，怎样有效解决数据库资源充实问题，是对高校档案管理信息化造成制约的一个重要问题。

二、互联网时代高校档案管理策略

（一）创建高校档案信息数据库

若想使高校档案管理信息化水平得到不断提升，使高校档案管理能够满足互联网时代发展需求，就应该从纸质档案管理转变为数据库管理模式，创建更为完善的高校档案管理数据库系统，由此方可实现高校档案管理的信息化与数字化，从而实现高校档案管理工作的互联网需求。第一，通过现代信息技术对高校档案数据库建设进行不断完善，重视互联网时代下的数据档案制度建设与数据策略;第二，重视高校数据库存储数据处理技术的更新完善，使高校数据档案处理能力得到不断提升，根据时代需要对档案中存储的视频、图片以及声音等资料进行广泛收集，由此才可实现高校档案数据库建设价值;最后，提升高校档案数据存储分析各类数据信息能力，尤其是应该加大关于学生、科研等信息分析处理能力，由此方可充分发挥高校数据库档案价值，为高校教学工作与行政决策提供重要依据。

（二）实现高校档案管理标准化建设

高校若想充分发挥信息档案重要作用，就应该通过信息化档案管理建设，以标准化模式，使高校档案管理水平得到不断提高，确保高校档案智能化应用功能得以实现，通过互联网快速传递相关档案数据，以充分发挥高校档案的应用价值。第一，通过现代化档案管理标准，分类管理高校数据档案，在分类管理前提下，基于互联网为用户提供标准化档案管理服务;第二，实现高校档案存储与管理格式化，使高校档案制作控制工作得到不断加强，为档案存储和制作规范性提供重要保障;第三，通过标准化方式使高校档案管理信息化得以实现，有效解决传统档案管理问题，确保档案实现数据化管理，实现高校数据档案在互联网环境中实现共赢与共享的目的。

（三）实现高校档案个性化管理

信息化迅猛发展的互联网时代，要求为用户提供更为个性化服务，从而使不同服务对象需求得到满足，互联网时代一方面需要不断提升高校档案质量，另一方面还应该使档案服务水平得到提升。第一，基于现阶段的大数据技术，综合管理高校档案信息，实现档案管理部门的智能化，同时为档案管理部门提供更为智能化档案操作界面，从而使档案管理人员需求得到满足;第二，通过科学方式筛选档案数据信息，通过推送方式将相关档案数据信息传递给高校的教师与学生，以提升高校档案管理工作的主动性;第三，依照档案使用者个性化需求，应该专门研究数据档案，通过沟通等方式使用户个性化需求得到满足，由此才可推动高校档案管理工作的可持续发展。

三、总结

互联网时代下，增加了高校和档案关系的密切性，档案为高等院校科研、教学以及管理提供数据基础，必须充分发挥档案服务价值与功能，才能推动档案管理工作的健康发展。所以，应依照互联网时代特征，创建科学、合理的高校档案管理方式，从而使高校档案数据管理水平得到不断提升。

参考文献：

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[2]姚萍.高校档案管理工作中存在的问题以及应对策略[J]. 教育教学论坛， 2015，（7）.

[3]尹黎莉. “互联网+”时代高校教学档案管理工作的创新[J]. 长江丛刊， 2016，（18）.