人事档案管理的创新探讨

杨洋

[摘 要]新时期发展背景下，机关事业单位人事档案管理人员应当秉承与时俱进的基本原则，客观分析工作中存在的各类问题，采取有针对性、有策略性的处理措施，维护员工根本权益，从而增强员工认同感与归属感，稳定人员架构，为机关事业单位的良好发展贡献力量。

[关键词]人事档案管理;处理措施;人员架构

[中图分类号]D035.2

1 人事档案的基本概念

人事档案是指如实反馈员工政治面貌、道德风范、教育履历及个人成长状况的文件资料。其在职务评级、职称申报、岗位调动及福利待遇调整等方面发挥着至关重要的作用。人事档案的作用主要体现在如下六个方面：其一，加强个人行政职务的稳定性;其二，办理个人离退休手续的证明文件;其三，职称申报的参考依据;其四，职务调整的审核文件;其五，参与公务员招聘的履历证明;其六，出入境的核对文件等。

2 新时期背景下，践行人事档案管理的积极意义

众所周知，机关事业单位是由众多员工构成的综合体系。机关事业单位在调整人员配置的过程中，要充分了解员工的基本情况，确保员工在所属岗位上充分发挥个人优势，进而为机关事业单位的发展献策献力。从员工角度来说，也要如实记录个人所取得的业绩或成就，为长远发展提供参考依据。由此可知，无论是机关事业单位发展，还是员工个人职业发展，人事档案管理工作都至关重要。

机关事业单位通过审阅人事档案的基本信息，了解员工的个人基本情况，客观评价员工的综合能力，进而优化人力资源配置。另外，在信息时代背景下，依托互联网与计算机管理人事档案，促进人事信息的流动，有助于机关事业单位在短时间内筛选人才，强化基层队伍建设。

机关事业单位人事档案管理不仅关乎机关事业单位的良好发展，对个人职业发展也至关重要。机关事业单位的人事档案是记录员工整个职业生涯的文件资料。近年来，机关事业单位经营规模不断扩张，人事档案为机关事业单位筛选优质人才提供了必要的参考依据，这同时也为员工的个人发展提供了合适的契机。

3 机关事业单位人事档案管理环节存在的各类突出性问题

3.1 档案管理人员责任意识淡薄

档案管理人员的责任意识直接决定了档案管理工作质量。档案管理人员责任意识淡薄，导致档案管理工作错漏百出，整体管理效果不够理想。档案管理工作失误具体体现在档案信息填写不完善、填写内容不准确、档案资料不完整等方面，而且档案丢失现象逐渐增多。部分机关事业单位管理层对档案管理工作缺乏重视，未构建完善的档案管理系统。此外，档案管理人员综合素质匮乏，其抱着“事不关己高高挂起”的工作态度，导致档案资料存在各种各样的错误，无法发挥管理工作优势价值。

3.2 缺乏完善的内部管理体制

随着时代的发展，机关事业单位的经营发展规模不断扩张，传统人事档案管理体制已无法满足机关事业单位发展需求。机关事业单位管理体制形式单一，变通性偏低，无法按照标准要求执行档案管理工作，且工作落实效果不尽如人意。例如，在人事档案管理体制深化变革阶段，人事档案制度也会随之改变，而这也势必会导致内部人员变动。由于绝大多数新晋人事档案管理人员专业技术水平不足、综合素质匮乏、实践经验不足，在工作任务量繁重的情况下，极易出现焦躁情绪，导致工作失误。再者，人事档案管理体制不完善，未能及时且详尽的记录个人资料，经常出现弃档和死档的情况。

3.3 高素质档案管理人才匮乏

当下，高素质的人事档案管理人才极度匮乏，这对提高档案管理工作水平，促进机关事业单位良好发展构成了极大的阻碍。人事档案管理人员岗位流动性较强，绝大多数人员是跨专业人员或兼职人员，对档案管理工作流程不熟悉，导致工作执行效果难以达到预期水平。一旦人事档案管理岗位发生人员变动，就需要完成大量的交接工作，这不仅加大了管理人员的心理负担，也在很大程度上影响了工作进度。再者，人事档案管理人员的综合素质较差，也使得机关事业单位中的人事档案管理水平普遍偏低。

3.4 人事檔案数据信息缺乏完整性与准确性

人事档案管理的数据信息缺乏完整性与真实性，机关事业单位无法根据人事档案调整战略决策。人事档案管理人员在工作期间，态度不端正、不积极，未能严格履行工作职责，形式化主义严重，往往只是单纯的记录基本信息，导致人事档案资料缺乏完整性与准确性。与此同时，在录入信息后，未能全面且严谨的核对查阅信息，数据信息经常出现遗漏或错误。另外，部分员工为获得职务晋升机会，采取暗箱操作的方式，擅自修改信息，为机关事业单位造成极大的负面影响。

3.5 档案管理单位硬件设施陈旧，管理方式有待转变

人事档案管理工作中，最重要的就是对人才信息档案的保存，要想这项工作做得好，不仅需要专业的管理人员，更需要专业的硬件设施。但是，很多人事单位对档案管理工作的投入不够，根本无法满足档案管理工作的需求。比如，很多单位的档案管理室除做材料储存库用，同时还当作仓库，将很多其他的东西同关键的人才信息混放在一起。另外，至今有些单位的档案查找工作还是由人工操作完成，而很多都是原件保存，人工查找应用时，就会造成材料的损害，久而久之，材料就有丢失损害的危险。

4 提升人事档案管理水平的可行性策略

4.1 强化档案管理人员责任意识

强化人事档案管理人员责任意识是提升档案管理水平的必要前提。若档案管理人员责任意识淡薄，就会导致管理工作秩序混乱，无法实现预期目标。基于此，机关事业单位需确保档案管理人员明确自身岗位职责，端正工作态度，让其全身心地投入工作，强化管理工作执行效果。同时加大对人事档案管理人员培训力度，激发员工的主观能动性，从而充分挖掘出员工的个人潜能，优化档案管理工作水平。并将档案管理工作列为绩效考核目标之一，引起员工的高度重视，提高管理工作效率。或者机关事业单位也可以开展常规检查与不定期抽查，创建完善的奖惩制度，以此调动员工积极性，保证人事档案管理工作的正常运转。

4.2 建立健全人事档案管理体制

为提高人事档案管理工作水平，机关事业单位应结合时代背景、发展概况及管理情况，优化内部管理体制变革，保证人事档案管理的系统性与规范性。在人事档案管理体制中，要着重强调员工对管理工作的重视，优化人力资源配置，调整各岗位工作内容，在减轻员工压力的基础上，提高管理工作效率。再者，增强人事档案管理体制的规范性与灵活性，充分发挥管理体制的优势，确保管理工作的正常运转。机关事业单位可以构建人性化的奖惩机制从而充分调动员工的积极性，提高工作效率。或者机关事业单位也可建立健全的人事档案管理法律法规，确保管理效果达到预期水平。

4.3 加大人事档案管理人员职业培训力度

现阶段，绝大多数人事档案管理人员未接受过专业技能培训与职业素质教育，工作水平偏低、综合素质匮乏，实践经验不足。对此，机关事业单位需加大人事档案管理人员培训力度，定期开展多元化档案管理活动，提升专业技能水平。同时，着重培养人事档案管理人员的计算机操作能力，增强员工的综合管理能力。总而言之，机关事业单位需打造一支责任意识强、专业技术水平高、职业素养过硬、实践经验丰富的档案管理队伍，并定期开展档案管理的学习与考核，以满足人事档案管理工作的基本需求。

4.4 全面监督数据信息管理流程

针对档案数据信息缺乏完整性、准确性的情况，机关事业单位可设立完整的档案管理监督机构，全面落实数据信息监督工作，最大限度地保证数据信息的完整性与准确性。档案管理监督机构要全方位动态监督整个工作流程，以防工作人员态度不端正。再者，督促工作人员如实记录个人资料信息，杜绝档案信息涂改现象，避免弃档情况。总之，积极落实档案监管工作，有助于校对审核档案信息，及时且准确的纠正错误，以便数据信息发挥出实际价值。机关事业单位还可以利用网络技术将信息数据录入计算机信息网络系统，保证信息数据的安全性，并有效地进行信息数据的核实和认证，加强档案管理信息的严格性和可靠性。

4.5 拓展空间，为社会服务

人才是社会发展中最为重要的资源与人才，同时人才对国家综合实力也有着决定性的作用。所以对人才档案进行有效管理的过程中一定要采取有效的措施不断地转变和改革，从而更好地满足社会对人才的基本需求，尤其是要重视人力资源开发方面的需求。档案管理部门应在日常工作中不断创新思维模式和工作方法，从而以更加积极和主动的态度走入社会，全面了解人才构成和调查。此外，还要在这一过程中不断扩大服务的空间。因此，档案管理部门也应不断地建立更加清晰的人才培养思路，为传统支柱型产业和发展前景较好的朝阳类产业输入大量的人才。

其次，实现管理模式的转变。传统的事业单位档案管理工作中主要采用分散管理的模式，其形式缺乏多样性，所涉及的档案单位对我国事业单位的发展也有着不可忽视的作用，这极大地限制了事业单位人事档案管理工作的开展，但是在长期的探索和研究过程中，很多单位的人才流动更加频繁，档案的来源和内容也更加多样，事业单位若要在发展中更好地提高人事管理的能力，则应在特定的地區和行业范围内完成档案管理中心的集中化建设，同时还应积极配备管理人员，对人事档案采取分类管理的方式，这既能够引导其严格按照自身的能力进行集中化建设，配备更多的管理人员，同时也可有效实现分类管理，提供更有针对性的个性化服务，进而保证档案规划工作的合理性。

5 结 论

综上所述，在新时期发展背景下，机关事业单位需秉承与时俱进的基本原则，深化人事档案管理体制变革，且建立健全管理体制，加大管理人员专业技能培训与职业素质教育力度，力求打造一支高素质的人事档案管理队伍，增强管理人员的责任意识，以此彻底优化机关事业单位综合管理水平，为机关事业单位的良好发展奠定基础。

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