谈医疗机构放射工作电子档案管理的作用意义

张宝林

摘 要：医疗机构大型医疗设备数量越来越多，放射工作人员数量也越来越庞大，传统档案管理模式仍是主要管理方式，这种档案管理方式已经跟不上医疗机构放射工作人员数量发展的速度。本文从电子档案的特点及优越性、要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全和电子档案的不足三个方面探讨医疗机构放射工作人员电子档案管理的作用和意义。

关键词：医疗机构；放射工作；电子档案管理

一、电子档案的特点及优越性

1.电子档案的特点：（1）文件记录方式多样，变化性大。医疗机构放射工作人员传统的纸质档案管理工作一般由档案人员手工操作，工作效率较低、易受潮、保存难度较大，而且受到传统归档方法的限制，查阅检索较为不便，难以充分将档案的作用发挥出来。但电子档案的出现改变了工作人员对传统档案信息的管理方式，使档案信息管理变得能够方便快捷地进行存储、归档、查阅、易于检索。（2）与传统纸质档案相比较，电子档案信息具有非直读性的优点。电子档案以数字编码将内容记录在载体上，这是与纸质档案的区别，电子档案的信息内容可以进行压缩编码或加密等技术处理，所以即使有相应的设备，如果不解压、不解密也不能读取其存贮的内容。

2.电子档案的优越性：（1）电子档案减轻了医疗机构放射工作人员档案管理的劳动强度，提高了工作效率。电子档案可以在文件办理完毕后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过备份或传输给档案管理部门，由档案工作人员接收登記，按事由原则给出档案分类号设定访问限制级别，以便用户查找利用。这就为医疗机构放射工作人员档案免除了立卷归档、检索查找等困难，在提高归档质量和检索速度的同时，也将文书档案管理人员从手工直接建档的繁琐工作中解脱出来。（2）电子档案的管理有利于遗漏文件的补漏增缺。传统医疗机构放射工作人员的纸质档案的文书立卷方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，需要拆卷重做。但电子档案采用电脑网络管理后，文档用电脑按“件”即可整理归档。这样可随时补漏增缺，文档也不易形成存积，省时省力，给工作人员节省了充足的时间去提高业务能力和水平。（3）电子档案更利于文档的保密。医疗机构放射工作人员在传统的纸质档案时代，尽管查阅者只需利用档案中的一小部分，但查阅档案时通常是整卷提供利用，费时费力且不利于保密。我们利用计算机对电子文件和电子资料加以保护。加强电子档案使用中的安全措施，对电子档案的信息内容，根据密级层次进行有效管理。如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而到对电子文件进行特定的保护。

二、要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全

1.应保证电子档案的完整性和准确性。

电子档案的原始性不易判断，很容易被复制和修改，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹，档案的真实性难以保证，有时真假难辨。电子档案内容编辑时容易造成丢失。我们可以利用计算机的功能对电子档案加以保护，及时做好备份，确保今后利用准确。

2.应做好电子档案使用中的控制与管理

首先，要进行使用权限的审核。无关人员无权限登陆系统，使用应根据人员设置利用级别，进行利用权限的认定，向利用系统注册登录；其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对利用权限进行确认后，再进行拷贝制作。应避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制；第三，要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。

3.应优化专业结构，建立一批新时代的医疗机构放射工作人员档案管理队伍

在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批懂电子技术、懂档案管理的医疗机构专业档案队伍是当务之急，应重视和加强对医疗机构放射工作人员档案管理技能的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的医疗机构放射工作档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。医疗机构放射工作人员档案工作的现代化，不仅取决于医疗机构放射工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。因此，医疗机构档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质、结构合理、适应信息时代医疗机构放射工作人员电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。

三、电子档案的不足

1.电子档案的安全性易受到黑客和病毒的破坏。电子档案在存储、传输、查阅等过程中容易被计算机病毒和黑客攻击，导致电子档案信息的泄露和破坏。

2.电子档案对档案管理人员要求比较高。随着计算机技术和网络技术的普及，医疗机构放射档案管理人员不仅要具有一定的计算机操作水平，还要具有专业的档案管理知识，更要有较强的工作责任心。因此，医疗机构放射单位的电子档案对档案管理工作者的业务能力提出了更高的要求，要求档案工作者要不断学习，适应新时期档案管理工作的需要。

3.电子档案的原始性不易判断确认，在计算机上文件很容易被复制和修改，档案的真实性容易失真，有时真假难辨。同时，电子档案内容的完整性很难保障，编辑时容易造成丢失。

四、结语

电子档案管理工作就是要推动医疗机构档案信息化建设，把收集的档案数字化。在当代信息化迅速发展的今天，在加强电子档案管理工作时，要根据电子档案自身的特点，不仅要注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，更要注重软件建设，建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及医疗机构电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样，才能顺应时代的发展，准确、快速地向社会提供有利的信息资源。

参考文献

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