信息时代会计资料无纸化管理探究

冀学军

摘 要：科技时代的到来促进的信息技术的快速发展，电子资料逐渐替代了纸质资料在各行各业的应用。同时，在会计方面也不断地在倡导会计资料的无纸化，就是对我国传统会计理念的一个冲击，对会计资料的存档不必再像以前一样要用大量的纸质资料来进行存档，而是可以在一定的条件下用电子资料用于存档，对于传统会计而言，就是一个新的突破，为会计工作提供了便利，同时也减少了各种资源的浪费。本文就从如何实现会计资料无无纸化以及对会计资料无纸化的管理方面入手，对会计资料无纸化进行研究。

关键词：信息时代;会计资料无纸化;管理

引言：信息时代给现在的很多行业带来了巨大的方便，同样针对于会计行业也有了新的突破，实现了从以前的纸质资料到现在无纸化资料存档的一个转变。财政部于2013年末发布了《企业会计信息化工作规范》，首次提到了“会计资料的无纸化”，所以电子资料已经成为了很多企业资料的一种重要的表现形式，同时电子化促进企业的健康稳定发展。会计资料的无纸化已经成为了现在社会上很多企业研究的一个新方向，希望能够在财务方面实现这个目标。

一、会计资料无纸化的概述

会计资料无纸化是财务会计在进行会计资料收集归档的整个过程中，利用电子数据的形式把相关的数据存储在一些网络上，而不再用纸质资料来进行会计工作的存储和留存。会计资料无纸化的内容主要包括内部与外部资料。内部资料是指财务上的会计凭证账簿以及一些会计资料，而无纸化管理的外部会计资料，一般都是企业在销售或者购买中对方公司开具的发票，以及银行开具的回单，还有购销合同等等资料。对于各种资料的存储，都选择用电子的形式存在一些介质，上面这样在很大程度上节约了企业的财务成本，利于企業的发展。现在网络技术十分的发达，信息技术也就逐渐的应用，在各个行业中，所以会计资料无纸化是经济发展的一个产物。传统的会计模式已经无法满足现在信息技术的要求，所以对于很多企业而言，就必须要建立新的会计体系以及模式，是企业财务会计方面的发展，紧跟时代经济发展的脚步。而且现在很多企业会计账务处理都是选择在电脑软件上进行做账，从企业日常发生的经济业务开始就没有相关的书面资料，这就是会计资料无纸化的一个现实基础，并且现在大多数都要求业务要与财务相结合进行统一的管理。因此，对于他们两者的系统化操作就一定要通过信息技术来完成。所以这一点就推动了会计资料无纸化的进程。

二、实现会计资料无纸化的方式

虽然现代信息技术不断的发展，但是很多企业的会计工作者工作的年限都比较长，已经习惯会计资料纸质化的做法，所以他们在观念上是十分的不容易转变，所以当企业自己在进行会计信息无纸化的宣传的时候，一定要打破会计行业工作者的一种思想束缚，让他们摆脱对纸张的依赖，从而才能够真正推进无纸化进程。同时企业的管理者要不断积极地跟随国家的政策推行会计资料无纸化方针。所以提出了几种实现会计资料无纸化的方式：

（一）对会计资料进行数据快照。当会计人员在处理相关的会计业务工作的时候，在面对某些财务项目的具体核算时，会计人员对相关原始凭证的会计业务数据进行处理时，就需要转化会计数据来形成一种数据快照，以便在进行会计核算时转化使用。通过这样的方式，在进行其他相关的会计业务数据的转化时，我们也可以使用数据快照当中所形成的会计信息，从而达到了实现会计资料的无纸化运行的目的。

（二）对会计资料进行电子数据索引。会计人员通过技术设备建立起关于会计资料电子数据之间的索引。通过这样的索引方式可以使得会计资料的查询与存储变得更加切实可行，可以直接在会计信息系统中查询、核实、证明自己需要的电子数据。该索引方法无需与纸质会计资料发生联系，方便易操作。

（三）对会计资料进行数据备份。一般来讲，无纸化的会计资料在一定程度上会与纸质会计资料具有同样会造成会计信息数据丢失的风险，比如说，当电脑遇到木马病毒造成系统瘫痪以及电脑由于其他因素出现故障时，在一定程度上会造成会计资料数据的遗失，这样会导致财务会计当中的相关核算出现问题，从而造成企业经济利益的重大损失，所以，当我们在实际企业财务会计的会计信息资料进行处理的过程当中，有必要对相关的会计资料进行备份。此外，企业财务部门还可以建立会计资料备份的管理机制，在一定程度上对会计资料又加上了一层防御，从而到达了对会计资料的有效保护的目的。对于备份的方法有很多，主要包括双机热备、异地热备、磁盘阵列、光盘刻录等，企业可以根据自身经济实力及条件选择合适自己的备份方式，通过完善备份制度，努力满足无纸化会计资料的需要。

三、会计资料无纸化的管理措施

对于会计资料无纸化的管理方面，企业一定要制定相关的管理措施，还要制定相关的监督制度。在会计资料无纸化的管理进程中，相关的企业人员一定要按照制定的措施以及规范进行管理。同时企业要对会计电子资料的格式要做出一些。相关的规定，对于一些会计信息系统管理或者档案系统管理，只要符合电子资料格式的要求，就可以用电子资料的形式进行存档。如对于会计信息系统数据中生成的凭证，由于工作的需要在后面可以转化成PDF形式储存在企业的档案管理系统中。在会计资料无纸化的道路中，企业人员一定要清楚的明白会计资料与会计档案是两个完全不同的概念，会计资料的范围要大于会计档案的范围，会计档案是属于会计资料的，但是并不是所有的会计资料都是会计档案，只有具有长期保存下来的会计资料才属于会计档案，所以针对会计档案的电子化管理问题企业一定要根据会计档案管理办法进行管理，对形成的会计档案进行及时的归档同时，电子会计资料的管理一定要跟随工作规范的规定。企业在对会计资料无纸化的管理中，一定要实施相应的审计措施，因为对财务会计一定要有监督的措施，所以对于会计资料无纸化的管理实施审计是必不可少的一个手段。企业应该建立专业的审计团队，不断地去培训相关审计人员的专业知识，并且专业审计人员要根据相关的法律法规对企业的无纸化会计活动进行系统的检查，不断地评估和分析会计资料无纸化的风险，从而从企业内部的角度出发去降低网络会计信息丢失的一种风险。

四、结论

在信息技术飞速发展的今天电子商务得到了人们的认可，并且在生活的各个方面进行应用，所以针对现代信息技术的发展会计行业也跟随发展的脚步逐渐做出改变，现代的电子商务未来会创造了一个自动化、无纸化、数字化的经济环境，这样就冲击了传统的财务会计模式，传统的会计已经不能够跟上现在电子商务发展的脚步，同时也不能够满足企业的需求，所以为了适应时代的发展以及用户的需求，各个企业应该要建立新的会计理论以及新的会计操作方法，逐渐实现会计资料无纸化，从而节约企业在财务方面的成本，促进企业更好的发展。

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