医院声像档案管理的问题及对策

徐源文

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）8-103-01

摘 要 摄录技术在我国医医疗以及科研中得到普及应用，并形成了声像档案，声像档案是能真实记载医院历史的档案，是档案管理的重要组成部分。但由于声像档案越来越多，其管理难度加大，目前的声像档案管理存在一些问题，需要积极应对。本文主要结合医院实际情况，对医院声像档案管理中的问题及对策进行探讨。

关键词 医院 声像档案 管理对策

医院在实践中通过记录来形成有保存价值的声像、照片以及磁盘等是声像档案的主要内容。目前分为两类：一种是在医院管理中形成的；另一种是在医疗科研中形成的。医院声像档案是其他档案无法替代的，是最客观的历史档案。随着医院的发展，声像档案占比增大，目前声像档案管理中还存在很多问题，会直接影响到档案管理质量，因此医院要高度重视，并积极应对，以促进档案管理工作的发展。

一、医院声响档案管理中存在的问题

（一）声像档案归档率不高

医院对于声像档案的管理意识不强，没有认识到声像档案的历史价值以及作用，是目前收集难的主要原因所在。在平时的档案管理中，重点放在了文书档案方面，对于声像档案工作很不重视，摄录人员由于存在认知偏差，认为声像制品不是档案，是个人产权，导致原始资料只在个人或内部保存，没有移交档案室保管，严重影响到声像档案的归档率，对日后的开发利用形成了阻碍。

（二）管理制度不健全

医院对于声像档案管理没有制定相应的制度，影响声像档案的完整保管。目前医院内部会自行拍摄活动资料，比如进行科研课题鉴定由医教科摄录；特殊病例由相关临床科室摄录等。在档案管理中声像档案是否移交取决于具体人员的决定，非常随意，有时随时移交，也会放置许久再移交，还有些长期存在自己科室并未移交。这些情况造成人员一旦调整，声像文件极易散失。

（三）声像档案质量低

由于声像档案中的照片、底片等有很强的时效性以及特殊归档要求。比如影像归档时需要附以文字说明，照片以及底片要同时保管。由于缺乏档案管理意识，各科室对于声像档案没有及时归档，对于摄录时间、内容没有及时记录，导致日后整理的不规范。同时存在各科室的声像资料，由于时间久，科室没有相应的储存条件，导致照片变黄，底片粘连等情况，这些导致声像档案归档过程中，档案质量不高。

（四）声像档案管理方法落后

很多医院在进行声像档案管理中，还使用老的管理方法，很多还是手工保管，甚至没有专门的声像档案专柜，保存环境很差。与职能科室没有及时沟通，导致重要活动没有摄录，缺乏声像档案，造成档案缺失。还有对于重要的视频监控资料没有及时收集，导致超出期限无法保存；还有在档案移交中检查与审核不认真，导致移交时的资料不全，无法展现工作的全程；档案管理部门对于声像档案缺乏管理知识，没有科学分类，影响到档案的保存和调阅。

（五）利用开发意识缺乏

很多医院声像档案管理工作仅停留在查阅以及出版简报方面，缺乏对声像档案的开发意识，对于其包含的前沿信息以及技术导向没有深度认识，也没有开发、利用的动力，致使很多有开发利用价值的声像档案没有被充分利用。

二、提高声像档案管理的對策

（一）实施数字化管理模式

随着现代化设备的应用，促进了档案管理和开发工作，文件电子化、存储数字化、管理动态化已成为未来的档案管理发展趋势。由于档案的门类较多，会有大量需要归档的材料，有些部门多至几万份，如果采用传统方式保管，会占用很大的仓库面积。同时高科技也应用在档案方面，比如电子病历的应用。因此档案管理部门要借助高科技手段，来提高声像档案管理水平。根据相关要求，通过计算机等先进技术实现数字化处理，将信息的存储通过图像、动画以及视频等立体形式来存储，这样在阅读时通过数字信号进行传播，非常方便。

（二）提高开发利用价值

医院进行声像档案管理最终还是为社会提供服务，这也是档案管理的意义和价值。这需要医院全面开发档案管理工作，以充分发挥其作用。医院要加大宣传力度，加强医院人员对于档案工作的了解，提高档管理工作的重视程度。同时还要借助媒体宣传，比如档案相关网站进行宣传。构建包含多媒体影像以及文本的数据库，建立数字化的档案管理系统，使声像档案实现资源共享、远程查阅等多种功能。对于管理价值可以在以下方面开发：

1.凭证价值。声像档案可以展示出非常直观的效果，通过形、声、像等体现出来。比如针对医院科研工作，对于攻关的全过程以及有重大突破的手术过程这些影像档案都可以直观展现，这是其它门类无法比拟的。

2.媒介价值。通过开发可以将声像档案的价值转换为媒介价值，增加其社会功能，通过新闻媒体对医院进行宣传，传递医院的医疗等相关信息，来提高医院知名度，为其带来社会与经济效益。

三、结语

综上所述，医院声像档案使资料更加直观，具有很高的历史价值。因此医院档案管理部门要重视声像档案的管理工作，对于目前档案管理中存在的问题，比如管理技术老旧、管理制度落后等问题，要结合实际情况，建立从收集到管理、开发利用一体化的声像档案管理体系，充分发挥声像档案的作用，以适应医院发展需要，为医院发展做出贡献。

参考文献：

[1]萧启明.新时代下的医院声像载体数字化档案的管理[J].青年时代，2019（11）：294，296.

[2]庞一明.关于加强医院声像档案管理措施的探讨[J].卷宗，2019，9（2）：20.

[3]朱振华.浅谈医院声像档案管理与利用[J].山东档案，2018（5）：38-39.