浅谈档案的社会效益

郑巧玲

摘 要：当下社会，档案的利用价值正在日益提高，这是大部分社会有识之士的共识。但是由于档案在开发、管理和利用的过程中还存在一些不足和纰漏，从而使档案真正的价值和效益无法得到完全发挥。因此，管理人员需要不断反思自己在档案管理工作中的不足，并积极寻求解决策略，从而使档案管理更具科学性和人性化，能够更好地服务于企业发展。

关键词：档案;管理;开发;利用;社会效益

档案具体是指个人或集体在社会活动中产生的具有保存价值的直观纪录或影像资料。档案利用具体是指个人或集体通过对档案信息的查阅和利用，以此来满足自身需求的行为，而档案的价值和效益也正是借助这种行为才得以发挥。尤其是在社会体系日益健全的当下社会，几乎所有的事业、企业单位都会采用档案的方式，对公司纪要和业务活动进行纪录和保存，以方便今后对校队和查阅。但是，由于档案利用体系还不是很健全，从而导致档案的价值和效益无法的到有效发挥。基于此，下文笔者主要就当下档案利用工作存在的问题，及强化档案利用的举措展开探讨，以期能够为其他档案管理人员提供借鉴和参考。

1 当前档案利用工作存在的问题

1.1 利用意识薄弱

在当前档案管理工作中，普遍存在档案利用意识淡薄的问题，上至领导者，下至档案的收集者、记录者和利用者，都只会在工作或任务的需要时，才进行对资料的查阅。但是档案的纪录和管理，其目的大多不在于对档案的封存，而在于使利用者通过对档案的查阅，使档案的作用和效果得到充分的发挥，从而达到一定的目的或目标。因此，这就需要提高利用者对档案价值和效益的认识，增强利用者对档案的利用意识。

1.2 片面追求收益

片面追求收益也是当前档案管理工作普遍存在的问题，具体表现为服务错位。近些年来，档案管理工作过分强调为经济建设服务，并提出了“经济建设到哪里，档案管理就要跟随到哪里”的口号，从而使档案管理的工作承载的经济功能过重，社会、公益类功能过轻，这严重的违背了档案工作要为社会服务的准则，而这对于档案管理工作的发展是十分不利的。

1.3 数字化和文本资料不相符

众所周知，当前档案管理主要依靠数字化媒体运作，人们在利用档案时，也要借助数字化媒体进行校队和查找。但是由于档案数字化的过程需要人力录入，且档案更新也需要人力操作，所以在档案数字化过程中，经常会出现由于操作人员粗心大意，而导致的录入信息与实际不相符的情况，甚至会出现录入信息前后矛盾或颠倒的问题，从而给档案利用带来严重的阻碍。

2 强化档案利用工作的举措分析

2.1 提高档案利用意识

档案的纪录、管理和利用，目的都在于使档案能够充分发挥其应有的作用及功能，为相关部门或相关领域做出应有的贡献。但是档案的管理和利用是一个牵涉甚广的庞大体系，需要许多个体或部门参与，所以为了保障档案管理工作顺利开展，就必須使所有参与档案纪录、管理和利用的人员都充分意识到档案的重要性，而其中最重要的是使领导意识到档案管理的重要性。领导作为企业或部门的领导者，对于许多事项都具有决定权，所以只有使领导意识到档案的价值，才会在实际工作过程中对档案管理工作多加重视，而这会直接促进整个企业或部门档案利用意识的提升。

2.2 协调好投入与产出的关系

在市场经济为主导的当下社会，任何社会活动的开展都要以经济收益为主导，所以档案管理工作也要适应当前社会的要求，尽快完成由单纯档案收益到档案工作收益的转变。长期以来，人们会从作用和价值两方面着手对档案的效益进行评定，但是很少有人从档案投入到产出方面对档案的价值进行评定，从而使档案管理工作只注重档案本身而缺乏对成本和经济收益考量，具体表现为重藏轻用，而这对于档案管理工作的发展是十分不利的。因此，管理人员在接下来的档案管理工作中，要从投入和产出的角度去衡量档案的收益，从而使档案的实用性和盈利性得到均衡发展，进而使档案管理工作得到有效提升。

2.3 加强档案数字化管理

为了使档案管理工作的效率得到切实提升，管理人员必须做到以下几点要求，首先，必须确保档案录入系统的正规性，只有安装有信誉、有权威公司的软件，才能确保系统能够正常运转。其次，在信息录入或添加时，要秉持着认真负责的原则，认真核实文本的内容好和位置，切不可因为自身的粗心大意，使档案录入出现无用的错误信息，从而给利用人员带来工作上的不变。反之，如果妥善做好档案录入工作，利用者通过引擎搜索很快就能获取到自己所需的档案信息，而这会使档案的利用率得到有效的提升，从而使利用者可以节省出许多精力和时间用于对档案信息的运用方面。

2.4 注重档案后期反馈

后期反馈也是档案管理工作的重要构成部分，管理者切不可将其抛之脑后，而是应该对其认真分析和考量，并以此为基准，对自身的档案管理工作进行相应调整，从而使利用者获得更好的用户体验，而这对于档案管理工作水平的提升也是大有裨益的。档案管理水平的提升，收益的不仅仅是几个人，而是一个群体、一个行业，所以档案管理者要加强对后期反馈的重视，从而使档案更好的服务于企业、社会。

3 结语

综上所述，档案管理人员只有从当前档案利用工作着手，正视其中存在的不足与纰漏，积极采取有效的策略加以应对，不断完善档案利用工作的体系和流程，才能使档案利用水平得到有效提升，档案利用水平的提升，必然会导致其社会效益的增加，从而使其能够更好的服务于企业发展，为企业带来更多的经济收益和社会价值。

参考文献

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