高校办公室职能分析与探讨

杨美荣

摘 要：高校办公室作为高校的核心职能部门，其管理水平的高低直接影响着学校的发展，如何正确分析办公室的工作职能，提高办公室的办事效率，是办公室管理人员值得思考的主要问题，本文就高校办公室的职能进行剖析，提出几点建议性意见与大家共勉。

关键词：高校办公室;综合性

1 高校办公室职能分析的必要性

高校办公室是一个综合性的管理和服务部门，涉及方方面面，内容繁杂，是协调、沟通内外各部门关系的重要枢纽和纽带，在高校的管理工作中起着不可替代的关键性作用。在高等教育事业飞速发展的今天，作为办公室管理人员只有具备较高的管理素质，在工作中任劳任怨，甘于奉献，求真务实、开拓创新，构建科学的管理模式，才能充分发挥办公室的职能效率，为学校培养拔尖型的人才服务，由此可见，提高学校办公室的管理水平尤为重要。

2 高校办公室的主要管理职能

高校办公室是一个综合性较强的办事部门，具有一定的特殊性，主要包括以下工作职能：

（1）档案管理：围绕本部门的中心工作内容制定的年度计划、年度总结，投资规划、公文发放、会议记录等内容进行收集、整理、归纳、装订、编号、存档。

（2）日常事务管理：主要负责相关办公经费的登记报账、会议通知、安全隐患登记、校内排班、通讯缴费、刊物预订、考勤、跨区域补贴、勤工助学的上报等。

（3）人事管理：协助人力部门完成年度考核、聘期考核、聘用合同、职称聘用（含转系列）及人员信息的变更核实。

（4）网络平台建设管理：利用部门网络平台，完成本部门网站主页的信息维护更新及宣传，主要有本部门动态信息维护、业务信息维护和公告的发布。

（5）校内外相关部门的沟通、协调工作。

（6）协助领导完成规章管理制度的修订和完善工作。

（7）完成本部门（含退休）人员的慰问工作。

3 目前办公室管理工作的现状

（1）档案管理是高校管理工作的重中之重，对高校的建设起着重要的支撑作用，必须充分认识档案管理的重要性，提高档案管理水平。目前的档案管理存在以下问题，第一：归档内容不完整。如校内行文有附件的文件在存档文件中找不到附件;校内行文的文件缺少拟稿人和核稿人签字，会议记录中缺少参会人员登记等。第二：归档内容连续性差。第三、归档日期不及时。应该本学期存档的材料要拖到下学期。要加强档案管理必须从基础性工作做起，归档不能仅仅停留在简单的收集与存档。首先要向有关领导反映真实现状，引起领导的高度重视，坚持科学规范的原则，保证档案管理过程中的完整性、及时性和延续性，为学校的建设发展提供有力的信息保障。

（2）日常性的事务性工作量大，涉及面广，内容繁杂，尤其是在目前分校区多，工作地点不固定的条件下，更要及时处理好每项工作才能让教师安心的投入到主要业务工作中，为学校的发展服务。目前的工作中存在被动工作，机械地推着走的现象，缺乏计划性，需要管理者在工作中不断总结经验，分清主次，周密计划，合理安排，克服工作地点多的困难，有条不紊的开展各项工作，为教师提供坚强的后盾。

（3）要适应新形势下教育改革发展的需要，构建高效的网络信息平台是十分必要的。目前网络平台建设存在以下问题：第一：信息滞后，更新速度慢。第二：业务功能不全，尤其是统计分析功能。第三：宣传力度不够。要求管理者实时了解本部门的工作动态及时登录信息平台，如人员调动，岗位变更等信息及时反映到平台中，对网络平台实行动态管理;业务功能还需要进一步加强信息系统的统计分析功能，真正实现办公的自动化，解放劳动力;加大网络平台宣传力度，平台中已有业务信息，服务方不清楚，还要再次咨询，需要扩大宣传面，力求覆盖面广。

（4）现代社会中各种复杂的人际关系存在于实际的工作和生活中，作为办公室的管理人员遇到棘手问题时往往有急躁情绪，应提高个人素质，当遇到不同的观点和质疑时，能够冷静处理，克服急躁情绪，慎言慎行。首先要深入了解最基层的实际情况，进行实际调查研究，本着公平、公正的原则处理相关问题，同时做好相关解释工作，最终达到教师的满意。

（5）人事管理与个人利益息息相关，是敏感性问题，也是办公室工作的一个重要环节。在人事管理工作中有很多是上传下達的任务，政策的理解性要强，不能不懂装懂，出现问题再修改，给工作带来麻烦，降低工作效率，要保持严谨的工作态度，虚心学习，掌握正确的工作导向，合理布置工作，力争保质保量的完成相关任务。

4 提高办公室工作效率的几点建议

4.1 加强理论学习，提升综合业务素质

全面了解学校的整体发展思路，把握好正确的工作方向，思想上与学校保持一致，树立良好的工作作风和生活作风，认真执行学校的各项方针政策。在改革开放的今天，要注重政治理论和业务知识的培训学习，端正工作态度，拒绝腐败思想的侵蚀，开展多种形式的业务交流活动，增强教师对办公室工作的参与意识，多听取合理化建议，不断积累经验，优化办事流程，明确服务目标，提高办公室人员适应新形势完成新的任务的综合素质和能力，更好的为广大师生服务。

4.2 增强服务意识、提高工作水平

办公室作为服务型的窗口部门，与教师或外界往来的事务性工作较多，在工作过程中一定要坚持以人为本的原则，一切以为教学、科研服务作为落脚点和出发点，突出工作目标和重点，主动工作，主次分明，对临时性的急件，特事特办，达到真正的服务效果，有条不紊的完成领导交办的各项工作。在工作中摆正位置，扮好角色，从学校的整体利益出发，顾全大局，甘于奉献，在有生育和生病同事休假期间能不计个人得失，勇挑重担，协助领导顺利完成各项工作任务，体现大局观念。准确为领导决策提供信息服务，在遇到问题时，能够为领导准确及时提供参考信息，积极思考解决的办法，为领导提供选择题，做到越位思考，本位工作，充分发挥办公室的参谋助手作用，提高办公室的整体办事水平。

4.3 明确分工，创建和谐团队

结合办公室人员能力的不同特点，对办公室工作岗位进行明确分工，充分调动大家的工作积极性，发挥不同人员的特长，真正做到人尽其才、才尽其用，在工作中大家互相支持、互相帮助、协调配合，互相补位，发挥整体优势，体现团队精神，创造一个良好的办公室工作氛围，出色完成办公室的各项管理工作。

4.4 统筹规划、不断创新

办公室工作中大多是一些日常事物性工作，不能只停留在简单被动的工作模式，面对目前学校多校区设置现状，办公室的内部事务工作量成倍增加，要学会从小事做起，精心安排、周密计划、细心布置，有条不紊的推进各项工作的开展。同时在工作中不断寻找新技能、新方法，开拓思路，充分运用现代化办公手段，寻找新的快捷方式，如建立办公微信工作群、QQ工作群完成部分文件的上传下达及上报任务，大大节约了工作时间，提高了办公室的工作效率。

5 加强网络平台建设、提高管理水平

利用网络资源优势，采用现代化管理手段，构建综合信息管理平台，是提高办公室管理水平的关键。首先开展多种形式的业务交流活动，集思广益，再结合本部门的实际工作，积极开发管理平台的业务功能，加强校内外部门的交流与合作，及时发布信息，不断充实和完善各项业务信息的网络化管理功能，提高本部门的整体现代化管理水平，实现我处行政办公管理的科学化、自动化。向上级积极献计献策将各部门关键数据进行收集、集中并共享，实现部门间数据的自然跨越共享，以办公自动化为重点，推进办公室的创新管理，适应目前信息时代飞速发展的需要。

5 日常行政管理中几点建议

5.1 规范本部门文件的管理工作

（1）我处公文应统一由办公室明确专人负责签收、登记，审核、编号、批办、催办等手续。

①各相关科室收到的会议通知要及时报办公室进行收文登记;②各部门人员外出或参加会议带回的文件，应及时交办公室归档，③传真收到的文件，应复印后及时编号归档。

（2）各科室明确专人对本科室的业务档案做好整理、归档工作，定期交由办公室统一存档、保管。

（3）建立办公用品、复印资料管理使用規定，各科室设专人管理，并由办公室进行年终统计汇总，减少办公费用的浪费。

（4）上级领导、关系单位交流来人由办公室负责接待安排，相关业务科室陪同，用车、用餐等相关费用报主管领导审批。

（5）建立健全部门内相关规章管理制度，提高工作效率。如针对目前国有资产验收不及时的问题进一步完善仪器设备验收管理办法，在新办法制定后做好宣传，达到预期的效果。

（6）建立校外关系单位的联系方式库。杜绝闭门造车的工作方法，与兄弟院校经常交流，开拓创新，寻找工作捷径，提高管理水平。

总之办公室的工作千头万绪，关系纷繁复杂，在构建和谐社会的今天，办公室更要肩负起与时俱进的责任，通过不断地学习与实践，全面提升办公室的工作质量和服务效能，更好的为我校的建设和发展服务。