信息时代档案管理工作的创新研究

陶冶

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）8-105-01

摘 要 信息时代下，档案管理工作需要进一步创新，才能实现新发展，迈上新台阶。当下，受信息时代影响，档案管理工作的创新措施正在朝智能化、集成化、多元化方向发展，对各种现代化信息技术的应用方式也日趋成熟。因此文章重点就信息时代档案管理工作的创新展开探讨。

关键词 信息时代 档案管理 管理创新

一、档案管理基本概述

档案管理也可以称为档案管理工作，档案管理工作不仅需要对档案内容进行收集、保存，还需要档案管理部门针对档案材料进行细致化管理工作，同时可以利用档案，使档案发挥最大价值与作用的总称被称作档案管理工作。档案管理工作在国家档案事业中发挥着不可替代的作用，结合档案管理工作的性质与作用，可以将档案管理工作视为管理性工作，管理性工作具有一定特点，例如，服务性、政治性。所以，档案管理工作无法像其他管理工作一样创造经济效益，而且档案内容并不是由档案部门以及相关工作人员制作或者应用。档案管理工作主要是针对各部门形成的历史文件进行管理，由此可见，档案管理工作具备一定管理性质。

二、信息时代对档案管理工作的影响

档案信息化主要是指档案部门对传统档案管理进行创新，将先进科学技术以及信息技术等应用在档案管理工作中。第一，信息技术的应用可以收集更多档案信息，提升档案储存量。传统档案材料通常是由文字以及声像资料等构成，但是信息技术的应用可以使用一张优盘或者光盘记录大量内容。第二，信息技术的应用使档案整理与分类的科学性与合理性得到保障。利用先进数字化技术对档案进行编码，在此基础上对电子档案进行整理与分类，同时可以保证原有纸质档案顺序。第三，档案信息查找与检索更加便利。利用信息技术在计算机当中输入关键字或者关键词，相应档案内容可以在最短时间内呈现在计算机页面中。节省大量精力与时间，而且档案信息内容的查找可以不受时间与空间的限制

三、信息时代下档案管理工作的创新措施

（一）适当减少纸质档案

重要的文献资料采用“纸质+ 电子”形式保存。对于一些重要的文献资料来说，因为其自身价值非常高，所以在选择保存形式的时候就不能从省钱角度出发，而是要从安全角度去考虑。纸质档案易遭虫蛀、水泡和火烧，因此为保证文献资料万无一失，必须要采用“纸质+电子”的双保险保存形式。而普通档案由于信息量大、应用范围广，如果仅依靠纸质文件保存，无疑费时费力费空间，所以对于这些档案信息，可以采用纯电子形式进行保存，在有需要的时候打印出来形成纸质文件副本，至于文件中重要的签章，可以使用电子签章功能进行转换和识别，避免出现章印、签字受污的情况。大范围引入配置較高的计算机。现代化档案管理软件是随着档案管理工作的发展而不断改良的，所以其更新速度要远远高于计算机硬件的更新速度，为了保证在较长的时间段内硬件可以完全支撑软件的更新频率，档案管理部门要舍得花钱大范围引入配置较高的计算机。

（二）开发档案管理软件

为了保证档案管理软件符合档案管理实情，档案管理人员一定要在严选软件的基础上对软件功能进行全面了解，有必要的话，还应当和软件企业合作，开发新软件。档案管理软件开发过程中，一些重复、无用的功能可以合并或是剔除。在整合软件功能配置的过程，档案管理人员一定要把自己的需求表达清楚，自己想要什么样的功能，想实现什么样的操作方式，都必须与开发人员沟通好，这样做出来的软件才是以人性化管理为标准的优质软件。

（三）引入大数据技术

利用大数据技术深入挖掘档案信息的价值，大数据技术的产生本就是为了解决繁杂信息无法处理的情况，随着技术的不断发展和完善，利用它深入挖掘档案信息的价值已经成为了可能。所以在现阶段的档案管理软件中，一定要及时引入大数据技术，从而提高档案信息的利用率。同时，还要把大数据技术引入检索系统，提高检索率。

（四）提高管理人员的信息素养提高管理人员的信息素养

在信息时代，信息的交换方式和以前大不相同，档案信息作为信息中的一种，自然也需要顺应时代发展潮流，以全新的交换方式体现自身的先进性。而作为档案信息管理人员，只有增强互联网思维，才能助力档案管理工作的现代化发展。但需要注意的是，档案管理软件再好，计算机配置再高，如果没有高素质的使用人，也发挥不了作用。所以在信息时代下，提高管理人员的软硬件使用能力也尤为重要，不仅能节省软件的运维成本，还能节省工作时间。

总之，基于对信息时代下信息技术对档案管理工作的重要性以及传统档案管理工作的滞后性的分析可知，信息时代下档案管理工作创新需要从适当的减少纸质档案、大范围引入配置较高的计算机、开发档案管理软件、引入大数据技术以及提高管理人员的信息素养五个方面入手，既要稳扎稳打见实效，又要勇于创新求发展，只有这样，才能让档案管理工作在信息时代下实现质的飞跃。

参考文献：

[1]董祚宏.信息时代办公室档案管理工作的创新研究[J].办公室业务，2019（05）.