文秘工作与档案管理工作的一体化

张艳

【摘 要】文秘工作是企业经营发展中不能缺少第一部分，随着信息化水平的提高，文秘工作与档案管理逐渐融合为一体。基于此文章主要对文秘工作与档案管理的一体化发展策略展开探讨。

【关键词】文秘工作;档案管理;一体化;文秘档案

文秘档案管理工作在单位的整体工作体系中具有非常重要的作用，可以将单位工作的整体管理水平提高，从而营造一个较为安全的档案管理环境，也可以保护单位员工的隐私安全。但是在文秘的档案管理实践中，还存在许多不足和缺点。所以我们要合理适当对工作进行改善和优化，从而提高管理水平，使管理指标得以实现，为整个单位的蓬勃发展打下坚实的基础。

1、文秘在企业管理的特点及作用

文秘的特点有着诸多的表现，其特点主要有：一是职业性。文秘体现出了很强的职业性特点，尤其是非常专业的文书与秘书职业性，这是文秘的特点之一。二是能力要求的多样性。文秘不仅要求具备书写能力，而且还需要具备良好的口语表达能力、交际能力等，体现出了文秘能力要求的多样性特点。三是公共性。文秘开展的工作多从企业的整体角度开展，包括公关工作、企业各部门之间的协调工作、企业对外事务的处理、日常接待以及企业内部上情下达、下情上报等信息传递和处理工作，这些工作都具有很强的公共色彩，体现出了文秘公共性的特点。

2、文秘工作与档案管理现状

2.1制度不够完善，管理不够到位

在现阶段，开展文秘档案管理工作普遍存在着一些问题，例如制度不够完善、管理不够到位等。在实际的工作中，文秘档案管理直接影响到单位是否正常稳定运行，如果在管理工作中存在着一些问题和隐患，对于单位的发展会产生不好的影响甚至危害。大多数单位把工作的重点放在服务工作中，虽说服务在文秘工作体系中是工作的核心，但是档案管理工作也非常重要，现在许多单位对这项工作缺乏一定的重视[1]。

2.2文秘素质水平不高

在办公室的工作当中，因为工作比较琐碎，所以秘书在工作当中需要有足够的专业性，以及整理事务的能力。在当今的企业发展状况下，许多企业在招聘秘书时，对于秘书的要求普遍不高，而因为秘书本身的素质达不到标准，所以在企业工作当中并不能为企业很好地服务，许多企业内部的秘书人员学历普遍偏低，更有其他岗位转向秘书工作的，所以他们缺乏专业的秘书知识，在为企业工作时，他们并不能展现出真正秘书应该具有的专业水平，所以导致整个秘书的队伍积极性不足。

2.3工作缺乏积极性

文秘与档案管理工作是行政性工作，相对类似销售等工作来说具有一定的稳定性，换句话说就是缺乏一定的激情，重复的工作但是没有相应的激励机制使得办公室人员缺乏对岗位的热情。有些繁琐但是比较简单的工作抑制了员工的积极性，大部分行政岗相对于一些别的部门或是岗位来讲，会缺少相应的培训受教育的机会。这一定程度上阻碍了工作人员的进步，信息技术的发展，办公室工作的模式发生了很大的改变，办公软件的辅助加快了工作的进程，提高了工作效率，但是这些技术的发展也给大部分工作人员带来了一定的挑战，一部分结构的办公室成员不能很好的适应这个工作环境的变化，没有适应例如运用内部OA系统进行文件的流转，一直在习惯于纸质办公，现如今，大部分文秘工作着在兼做档案管理的工作，这给比较繁重的任务中又加大了工作量，工作人员必须提升自己各方面的能力来适应社会的变化和所在单位的发展。当然，科学技术的发展，计算机网络的进步，要求自身也要进步，自己要认真学习相关的一些系统软件的用法以及如何快速的操作實践。一部分工作人员在面对如此繁重的工作任务是不是想着如何提高工作效率，而是归根于工作量的变多。

3、提升文秘档案管理科学化的有效策略

3.1培养一体化的工作思维

一体化的工作思维，对于文秘工作和文案档案管理方面的工作人员来讲都是极其重要的，可将其作为基本的工作理念，对两个职位内的员工进行引导，并促使文档管理工作的落实更为高效，并更具衔接性。实际的工作中，工作人员要结合科学发展观这一理念，树立全局性的思维，并使其逻辑思维更为完整，体现系统化的特点，在实践工作中也可贯彻落实这一思维理念。另外，这部分工作人员还应自觉提高综合素养，对文秘工作和文书档案管理工作之间的关系予以明确，强化对于此部分知识的理解，为日后二者的有机融合奠定基础。

3.2树立价值观念，强化服务意识

第一，树立创新意识。作为办公室文秘人员，要顺应时代发展趋势，切实转变思想观念，创新工作模式，并深度剖析本职工作的内涵，通过总结实践经验优化工作手段，全身心的投入工作。同时还需提高自身工作衡量标准，客观认知个体的综合能力，充分发挥文秘人员的职能优势，实现自身经济价值与工作岗位价值的统一。第二，强化风险意识。作为企事业单位的文秘人员，应深刻认知办公室在企业运营体系中发挥着重要作用，积极倡导爱岗敬业精神，严格遵守行业的职业规范，为基层工作倾注充沛的情感。在实际工作过程中，由衷的关心体贴每一位员工，尽可能的了解职工的心理变化与生活近况，为其提供必要的帮助，消除其后顾之忧，为企事业单位的运营创造有利条件。

3.3提升文秘人员综合素质

第一，强化相关理论的培训。掌握扎实的理论知识才能更好地指导实践工作，办公室文秘人员必须不断强化自身理论知识的学习，其一，积极地了解、学习国家新颂布的相关法律，把握国家发展的方向，树立正确的价值观，这对于企业、机关单位的文秘人员而言非常关键。其二，认真学习企业领导层制定的政策，尤其关于文化方面的政策，根据企业的核心价值观，着力发扬集体主义精神。第二，强化专业技能培训。一般办公室文秘人员的工作难度存在一定的差异。所以，需要文秘人员具备较高的专业技能。企业、机关单位管理者要重视文秘人员的业务培训。伴随我国科学技术的不断发展，思维观念日益更新，作为一名办公室文秘，也要与时俱进，不断更新自身的思想及专业技能，促进企业提升办公质量与效率[3]。

3.4注重文秘档案管理信息化建设

随着互联网时代的飞速发展，专业的工作人员要将传统工作和信息化技术融合发展，这样才能够提升工作效率，让工作更加准确稳定地进行，所以开展文秘档案管理信息化建设是非常重要的。由于文秘档案管理工作较为复杂，所以现代的信息技术有着很大的发展方向和应用空间，这种技术可以将工作的标准进行统一，科学检索和录入档案信息，以此来提高工作的规范性。而且在实际的工作中，我们需要找到一条高效的信息化工作道路，这是现代文秘档案管理工作发展的最主要方向。

4、结语

综上所述，文秘在企业组织结构内起到衔接上级与基层的重要作用。文秘的工作水平高低，对企业的办公效率起到重要的影响，只有不断地提高自身的职业水平，对工作进行有效的统筹协调，有序处理工作内容，积极主动与各部门进行沟通，准确的掌握并传递有效的信息，建立正确积极的工作态度，才能使电力建设企业办公室文秘的工作水平得到有效的提高。

【参考文献】

[1]刘海霞.互联网时代做好文秘档案管理工作的思路[J].知识窗（教师版），2018（04）：51.

[2]严文枝.互联网时代做好文秘档案管理工作思路的探讨[J/OL].中国战略新兴产业，2018-09-30.

[3]张馨月.互联网时代如何做好档案管理工作[J].档案天地，2015（S1）：117-118.