关于做好档案管理信息化建设的思考

陈荆立

摘要：档案信息化是现代档案管理的主要形式之一，代表着未来档案管理的发展趋势，也是档案管理适应现代社会发展的必然结果。为实现这一目标，我国继续推进档案管理信息化建设步伐，使档案管理体现其价值。改革开放以来，我国引进了先进的档案管理技术，不断更新档案管理理念。因此，我国档案管理人员的档案管理能力、技术水平和工作效率不断提高，使我国档案管理工作适应社会发展的需要。

关键词：档案管理;信息化;建设;思考

导言：总的来说，随着科学技术的不断进步和计算机技术的不断发展，计算机技术在档案管理中的引入，使档案管理越来越具有信息化和效率。由此可见，档案信息化建设是未来档案管理的发展趋势，也是档案管理适应现代的发展趋势。社会发展的必然结果。因此，我国档案馆管理人员的档案工作也越来越具有创新性。管理能力、技术和工作效率不断提高，使我国档案管理适应社会发展的需要。

1档案信息化建设的概念和特征

所谓档案信息化，是在档案管理部门的统一领导和统筹规划下，运用先进的信息化技术对档案进行管理的手段。其根本结果是收集和处理档案相关信息，以提高所需的管理水平和服务水平。一般来说，档案信息建设是以档案的实时保存为主要工作内容，然后利用信息技术对档案进行全面的应用和管理，从多个角度对档案进行分类。总体而言，档案信息化建设符合四个要求：一是档案信息化建设实现了档案的接收、存储和利用，使三者更加和谐。其次，档案信息化建设体现了档案管理模式的改革，是过去管理模式的重大突破，使档案管理过程数字化，形成档案信息网络。最后，基于信息的档案信息更容易共享，使档案信息资源得到充分利用。

目前，档案信息化建设仍在进行中，深入了解档案信息化的特点，有助于我们找到更好的档案管理方式。目前，档案信息化建设在不同的阶段具有不同的特点：在实验阶段，档案信息化建设具有多元化的特点，是对以往档案管理手段的改进和突破;在大众化进程中信息化阶段，档案的出版导致了检索手段的发展和应用，以及与计算机相关的引领。领域的应用也开始得到承认，包括编目和计算机辅助卷轴的普及;在网络阶段，计算机的主导地位逐渐得到承认，在档案管理中的地位也越来越高。其中涉及多媒体技术的应用和光盘存储容量的使用;在数字档案时代，数字档案的发展成为档案管理的主要代表，包括数据库的建立和电子档案的使用。电子文档管理网站，以及数据库向数字档案的发展趋势逐渐显现。

2当前档案信息化建设与档案管理存在的问题

2.1 信息数字化进程较为缓慢。

一般来说，行政事业单位档案工作人员，在完成信息整理后，通过电子文档形式将信息内容传送到数据库，便于信息的传递。用户通过模块访问信息，实现了高效、简化的管理。档案信息不同，传统的档案管理主要以纸质形式保存或记录。如果我们要输入单位、部门所有的档案信息，而不为这些信息建立档案管理数据库，是非常困难的，需要花费大量的精力和时间。因此，单位档案的数字化过程仍然相对缓慢。

2.2信息化系统缺乏统一标准。

为了实现档案信息资源的共享，有必要制定档案信息化标准。本标准具有一定的工艺特点，但并不独立存在。这对单位、部门档案信息化管理提出了很高的要求。一方面，单位、部门需要配备档案信息软硬件设备，设备的应用功能满足信息化标准。另一方面，要实现传统纸质档案信息的数字化管理，规范相关电子文件的管理，符合地方档案数据库的工作标准。目前，我国已形成了一套全面、系统的档案信息管理内容。

2.3 档案信息化认识存在不足。

目前，许多单位、部门对于档案信息化的重要性认识不够，其档案管理长期处于归档的水平，往往在很大程度上留下一些有价值的档案信息。忽视了档案信息资源的合理开发利用，严重影响了档案的管理。

2.4网络安全问题较为突出。

由于档案的特殊性，档案管理者应正确处理档案信息与知识产权保护的关系，同时应将严格保密与合理公开相结合。在信息时代，单位、部门档案的信息化有助于提高档案利用效率，促进档案管理部门与其他行政部门的沟通，降低档案的获取和保管成本。但它也带来了大量的信息技术问题，严重威胁着文件的安全，如非法访问、计算机病毒或黑客的破坏。

3信息化形势下加强档案建设的措施

3.1加强档案工作人员的业务素质教育

为了提高档案建设的效率和质量，必须加强档案工作人员的职业素质教育，培养战斗力强的档案队伍。一是不断组织职工接受档案业务知识培训和教育，学习档案管理理论，提高档案管理业务技能，掌握档案收集范围、分类方法和档案归档、保管、验收。标识、统计、销毁等档案管理流程，严格遵守档案的保密和保管。第二，为适应数字档案建设的需要，有必要定期对档案工作者进行新技术、新能力的培训和教育，更新知识结构，提高能力，使其掌握必要的计算机知识，提高档案工作的质量。具备网络技术和档案管理操作技能，并能熟练操作数字档案。有序地准备、收集、管理和利用档案。最后，继续开展档案工作者法律知识教育活动。

3.2加强档案工作制度的建设

为了推进档案事业有序长久发展，单位、部门要按照《中华人民共和国档案法》和国家有关部门发布的关于档案工作的方针、政策，制订并完善档案管理工作制度并严格贯彻执行。各单位应明确制定档案工作岗位责任制、收集、整理、归档、验收、鉴定管理制度、档案借阅管理制度、档案保密管理制度、档案复制制度、档案库房管理制度。确保档案资料收集的完整性和准确性，归档和分组的准确性和合理性，档案标题的清晰性和简洁性，档案保管的有序性和有序性，档案分类的合理性和完整性。通过有效实施健全的管理制度，大力促進档案事业的发展。

3.3 加强档案工作人员的思想政治教育

做好信息化条件下的档案建设，首先要提高档案工作人员的思想政治素质，培养他们热爱工作、为人民服务、为工作奉献的精神和态度，有效地激发社会各界对档案工作的积极性和积极性。各单位要定期开展多种形式的思想政治教育培训活动，积极组织档案工作者学习新时期中国特色社会主义思想，培养热爱本职工作的档案意识。

结束语

在新时期，各单位档案管理部门必须正确认识档案信息化的重要性，分析档案信息化建设和管理中存在的实际问题，结合新时期发展的要求。转变档案管理理念，不断完善档案建设和管理信息化技术。在新时期信息技术的支持下，各单位档案的建设和管理将越来越规范，档案的效率也将越来越高。

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（作者单位：荆门市社会福利中心）