“互联网+”时代背景下中学文书档案管理工作探析

摘 要：在科技的引领下，信息技术获得前所未有的发展机会，“互联网+”时代势不可挡，信息技术的优势体现在各行各业。立足档案体系，文书档案是不可或缺的内容，其在中学发展建设中占据重要地位，强化了对学校发展历程的真实记录。为此，要发挥“互联网+”时代的优势，重视研究中学文书档案管理工作实践，分析其存在的不足，构建解决策略，有效提高中学文书档案管理水平，更好服务于学校的发展建设。

关键词：“互联网+”;中学;文书档案;管理

前言

文书档案是学校档案重要构成，事关学校教育与教學。目前，信息技术的优势被广泛认可，中学文书档案管理工作也积极引入。面对 “互联网+”时代，中学文书档案管理工作要积极探索发展全新的发展模式与发展方向，强化管理效率的提升，为学校事业的稳定与健康发展奠定坚实的基础。

一、“互联网+”时代背景下中学文书档案的现实价值

1.文书档案查询与调取功能更加突出

针对中学时期的文书档案，其作用主要体现在信息的查询以及研究领域。中学文书档案与学校发展具有同步性，学校的发展与进步是档案丰富的根本原因。进入信息时代，学校发展迅速，档案资料的规模不断增大，涉猎范围更广。为了更好发挥文件资料的价值，需要以文书档案为手段，进行快捷高效的查询与调取。

基于此，文书档案对于学校发展具有重要作用，在信息调取与查询方面的功能更加突出。

2.文书档案原始凭证记录功能备受关注

对于学校文书档案而言，结合档案管理规定，需要向档案管理机构进行移交，实现集中统一管理的目的，目的是为其原始凭证作用的发挥提供保障，促进文书档案管理向着规范化与制度化的方向发展。随着新教改的推进，中学资料规模扩大，同时，逐年递增成为趋势。因此，在改革进程中，需要借助资料进行呈现与记录，以便全面记载学校在新时期的发展动态，实现对学校不同阶段变化的客观呈现。也就是说，文书档案更显见证性的作用，真实性与可靠性是其突出特征。

3.文书档案促进学校事业持续可持续发展

在“互联网+”时代，中学呈现较快的发展趋势，尤其是在育人、管理以及科研方面都获得成果，进步较大，更多内容都记录在文书档案中，更好发挥档案回顾历史、记录当下以及指导未来的作用，为学校适应信息社会提供重要参考作用， 促使学校的发展能够保持与时代同步性，合理进行规划，为可持续发展提供更具价值的信息支撑。

二、“互联网+”时代背景下中学文书档案管理工作存在的问题

1.缺乏对文书档案管理的深刻认识，制约工作有序开展

对于文书档案而言，很多中学师生对其认识不到位，甚至比较陌生，将其简单地界定为对文件资料的归纳与存档， 对文书档案管理工作认识不到位，存在片面性，尤其忽视系统性要求，对其完整性价值体会不深，整体认识缺乏科学性。在很多中学，档案管理工作未实现与学校管理的同步性，与学校管理工作相脱节，导致学校管理层冷面对待文书档案管理工作，简单地认为其很难在较短的时间内为学校创造经济收益。这种认识直接影响对文书档案的投入，整体工作缺乏严谨性。基于此，诱发更多不良反应与问题，集中体现在管理人员工作积极性不高、信息技术应用水平不高、人员晋升机会有限等。这些不良问题势必阻碍“互联网+”时代背景下文书档案管理平台建设工作，制约整个工作的优化与完善，不利于工作质量以及效率的提升。

2.文书档案利用率不高，信息资料价值尚未得到有效发挥

在很多中学，档案管理机构仍延续使用传统的档案管理模式，档案资料更多被严密保存，与外界业务交流互动较少，重藏轻用的思想根深蒂固，很难有效发挥文书档案的作用，档案价值尚未得到有效的体现。立足“互联网+”时代，文书档案管理人员创新思维严重不足，简单地认为信息化的作用就是增强服务的便捷性，忽视文书档案管理与信息技术的深度结合，制约文书档案利用率的提升，无法发挥文书档案的真正价值。为此，依托 “互联网+”环境，档案管理人员要重视信息平台的构建，有效发挥其先进作用，以便为使用者提供更具高效性与便捷性的信息服务。

3.文书档案管理人员专业能力有限，综合素质有待提升

鉴于对文书档案管理工作的忽视，在滞后的思维理念的影响下，中学文书档案管理工作在人才建设上凸显不足，尤其缺乏更多高学历、专业化的档案管理人才，很难引进更多集档案业务与网络信息应用技术于一体的综合性人才。具体讲，当前中学很多档案管理人员来自于行政人员，有些身兼多职，专业知识不足，工作热情不高涨，无法准确预估文书档案管理未来发展方向，很难实现对工作的动态调整。另外，在中学文书档案管理工作实践中，经费严重不足，无法支撑从业人员进行专业的培训与教育，制约其知识与能力的提升。基于以上因素，文书档案管理人员很难获取较高的专业技能，经验严重不足，尤其是互联网思维严重缺乏。基于信息社会，文书档案管理与先进的网络技术的结合毋庸置疑，更显数据化、信息化与共享化发展方向，而从业者也面临新的标准，一旦不能跟上发展节奏，忽视能力的提升以及观念的更新，势必与新时代的文书档案管理工作不相适应。

三、“互联网+”时代背景下如何促进中学文书档案管理工作的顺利开展

1.积极转变思维，增强文书档案管理工作的认同感

对于中学文书档案，有效发挥见证性与记录性的作用，实现对其发展历程、教学理念以及文化类型的多面呈现。依托文书档案，促使广大师生能够对学校形成较强的认同感。为此，文书档案管理工作要将宣传工作落到实处，应用多种宣传手段，增强高层对其工作的认同，以便给予价值上的肯定。同时，落实文书档案管理工作的组织与管理，构建开放性与共享性合作观念，加快领导结构与协调机制的构建，尤其重视文书档案信息资料建设，重视统筹与协调，为文书档案信息资源共享平台建设创造条件，加强数据库优化，拓展网络工程建设，促使中学各个部门之间开放性文书档案信息的高效利用。

2.加快文书档案信息化建设，提升档案资料的规范化与标准化水平

立足当前中学文书档案，纸质资料仍占据主体地位，信息加工处理模式较为滞后，因此，要加快文书档案信息化与数字化建设，紧跟网络化发展步伐，构建高水平文书档案信息数据库，以“互聯网+” 为时代背景，强化中学文书档案信息化建设水平的全面提升，构建开发利用的针对性策略。具体来讲，就是为了加快传统载体资料数字化进程，中学要发挥传统载体图像文字识别技术的作用，结合自动著录、标录技术，切实提高文书档案中传统载体资料数字化建设速度与效率。对于档案管理机构，要将数字化与资源共享作为目标与方向，实现规范化与标准化发展，构建专业能力强、素质过硬的档案管理团队，依托完善设置，实现对文书档案类型的合理划分，发挥统筹作用，全面提升全过程的规范化，与信息化相结合，以便充分挖掘文书档案中的价值，切实提升文书档案资源利用效率。

3.提升文书档案管理人员专业能力与综合素质，强化对新时代管理工作的适应

在“互联网+”时代，文书档案管理工作的有序推进离不开高素质的管理团队。鉴于文书档案自身的专业性，管理人员面临更高标准，素质与能力必须达到较高水准。具体讲，专业的文书档案管理人员是信息化建设的关键，有效发挥连接性的作用。因此，要结合新形势，千方百计提升文书档案管理人员专业水平，同时，将信息技术应用作为主要工作来抓。基于此，中学要重视文书档案管理人员培训教育工作，增强计划性与组织性，促使管理人员能够掌握档案管理领域的专业知识。另外，要引导管理人员构建新媒体观念，以便有效提升其进行多媒介管理的能力，扩大档案资源应用范畴，充分发挥网站、微信公众号等作用，有效扩大文书档案的影响力。除此之外，要重视新知识、新技能的宣传，营造良好的学习氛围，贯彻边学边用基本原则，以便发挥理论指导实践的作用，全面提升管理人员业务能力与综合素质。

四、结束语

综上所述，立足“互联网+”时代，中学文书档案管理工作进入新的发展时期，其规范化、系统化与信息化水平成为衡量中学管理的重要依据。因此，作为新阶段的中学，要重视转变思维，正视文书档案管理的价值，构建完善的信息数据库，依托高素质的管理人员，全面提升档案资源利用效率，促使中学文书档案管理工作在“互联网+”时代实现质的飞跃。

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作者简介：邓美英（1974-），女，大专文凭，单位：河源市河源中学，档案馆员。