对事业单位档案管理创新与改革新思路的探索

摘 要：随着经济和科技的发展，我国已经进入知识信息新时代。事业单位档案管理工作也随着时代的变化不断转变。本文讲述了事业的单位档案管理工作中创新和变革的重要性和管理内容，重点阐述改革与创新的方法，主要有：提升重视程度，创新管理理念、创新与改革档案管理体系、提升档案管理技术使用率、扩展投入资金渠道，希望可以提升档案管理效率，促进事业单位稳步发展。

关键词：事业单位;档案管理;创新与改革;新思路

一、事业单位档案管理创新与改革的重要性

事业单位档案管理过程涉及到的内容较多，所以其工作有一定的难度。档案可以为单位发展提供数据上的参考，其管理是生产经营中的主要内容，如果单位员工出现利益上的损失时，可以利用相关档案进行维权保护。另外，良好的档案管理可以在一定程度上增强对单位的管理。总的来说，档案管理在事业单位中，占有重要地位，是单位发展的重要基础。

档案管理过程中，对管理人员素质有严格要求，如果工作中忽视人员的要求，会降低档案工作质量和管理效率，为单位的发展带来隐患。事业单位档案管理创新和改革，有下面几点重要性：第一，站在单位的角度，领导可以依附档案中的信息，进行决策的制定和优化，并且对单位工作中存在的问题进行分析和调整，提升工作时效性。第二，站在社会的角度，为单位的维护和改革依据上提供参考，面对问题时，结合自身情况具体问题，选择适合单位发展合作方式。第三，以创新的角度，只有勇于创新和尝试，才能总结出适合自身发展的模式，良好的档案管理为其提供理论依据，更真实体现单位运行和发展情况。总的来说，只有不断创新和完善档案管理工作，提升其工作效率，才能促进机关事业单位更好的发展。

二、事业单位档案管理的内容

1.收集工作

收集是事业单位档案管理工作中最主要也最基本的环节，收集工作的质量决定着整体管理工作质量。工作人员为了提升档案管理工作的效率和质量，就要在此环节中打下基础，做好收集工作，防止档案收集不全情况发生，如果出现这种问题，会影响后期工作的进行，不能为领导决策提供有效参考。因此，档案管理人员要和有关部门沟通，确定收集工作的步骤，令其它部门明确档案完整性的重要性，实际工作中，提升档案收集意识。对于已保存的档案，如果其他部门申请使用，档案管理部门应督促及时归还，做好保存工作。

2.整理工作

进行完档案收集后，就要对其进行整理，主要是对档案进行分类储存，将收集来的材料编制成文档，提升其条理性。该环节对事业档案管理工作很重要，若缺少此环节，工作将毫无章法，不能及时找出需要的内容，同时会降低工作效率。工作人员需要做好分类整合，为后续工作提供保证。

3.鉴定工作

这一环节对工作人员要求较高，需要根据档案的价值，决定保存时间长短。事业单位中工作内容复杂，涉及面较广，档案数量和种类比较多。要求管理人员对没有价值和超出保存年限的档案，进行销毁，增加档案储存空间。在此过程中，最重要的是对档案价值的判断，需要管理人员熟悉单位运行流程，掌握工作重点，可以准确的挑选出符合标准的档案，提升工作效率。

4.保管工作

最后是档案保管工作，其质量决定档案管理的水平，该部门要和其他部门合作，例如，财会部门进行资料的整理过程中，注意不损坏资料，保持档案整洁，借此提升其寿命。如果工作中对资料随意折损，不进行保护，那么其保管过程也会受到阻碍，不到保留期限档案就不能使用，影响单位发展，严重的会为其带来不可避免的损失。

三、事业单位档案管理创新与改革的内容

1.提升重视程度，创新管理理念

随着我国城市的发展和进步，新时期背景下，事业单位档案管理工作要想提升其工作效率，需要突破创新，打破传统墨守成规的形式，创新工作管理理念。事业单位要提升对档案管理工作的重视程度，严格掌握档案管理人员引进条件。加大档案管理工作的宣传，让单位中所有部门和员工，都明确其重要性。事业单位要加强对管理人员的培训，提升其综合素质，保证其可以按照规定完成相关工作。培训档案管理人员时，单位领导多与其进行沟通，掌握其内心所想和工作思路，集思广益，为创新工作内容和方法提供建议。让档案管理人员认识到自身工作重要性，就能在很大限度上减少工作失误。领导要想办法提升员工积极性，关注其工作状态，对工作认真的员工给予一定奖励，在内部创建良好的工作环境。单位领导可以借鉴其他单位管理成功的案例，汲取经验，同时对档案管理人员提供外出培训学习和学术交流的机会，不断改进和创新档案管理工作。对于传统档案管理工作中，出现档案缺失或者破损等问题，可以利用现代科技，创建电子档案，通过信息技术对其进行收集、整合和保存。

2.创新与改革档案管理体系

新时期档案管理工作的创新和改革，是时代发展必然趋势，也符合档案管理工作要求。进行档案管理制度的完善和優化时，需结合国家法律法规和自身实际情况。制度建设时不能只针对员工，也要对管理阶层人员有所约束，体现“以人为本”的原则，让员工感受到制度的平等，借此提升内部员工凝聚力。制定管理体系时，领导人员要和员工共同讨论，让所有人都参与进去，编制出适合单位发展的制度，约束员工工作的同时，还保证其权益。制定的制度要完善，包括创新性的奖惩制度、应急工作预案、工作流程等，让员工做好档案管理工作，减少档案管理的风险。因为现在很多档案管理工作，都需要使用信息技术，这就产生了新的问题，如计算机联网运行工作时，可能出现病毒和黑客等威胁，造成储存信息的泄露和缺失等问题，严重阻碍相关工作的顺利进行。所以要引进计算机维护人员，对其进行安全防护，让计算机的安全性得以保障。事业单位进行相关管理制度的编制时，要有所规定，如进行档案管理工作的计算机，严禁进行外部网站和不明文件的访问，禁止使用移动端进行电子档案的传输，使用计算机工作后做好记录。

3.提升档案管理技术使用率

随着技术的发展，档案管理工作模式上有了很大的革新，其中管理手段的更新，主要依赖信息技术，通过建设数字化档案管理和自动化档案管理，提升技术使用率，实现革新手段。一方面，进行数字化档案管理。事业单位档案管理工作中，常见的数字技术有数字库技术、加密技术、扫描技术等，对档案的管理方法由传统的纸质储存，转变为现在数字化档案的管理，快速完成档案的整理和保管等工作。数字化技术在档案管理工作中的运用，实际上是利用信息技术创建统一的档案管理信息平台，在此完成档案的管理工作。有效的档案数字化建设，可以为事业单位实现社会效益创造条件。所以单位要加强数字化的建设，对档案管理人员提供培训和外出学习的机会，令其可以熟练使用计算机进行资料的保存。另一方面，進行自动化档案管理。除了数字化管理，还需要使用自动化技术。事业单位中自动化技术在档案管理中的运用包括电子标签、数码扫描识别和OCR识别等。在档案管理中的运用，包括对资料信息的自动收集、自动整理、自动分类和关键词的提取等。档案管理的自动化，可以实现众多档案的一次性处理和自动处理。所以事业单位要加强自动化技术的建设，购置满足适合的设备，为其工作奠定基础，然后结合单位档案管理的实际情况，选择适合的管理形式，最后使用自动化管理，提升工作效率。

4.加强档案保密管理工作

事业单位的发展和档案信息有密切关系。所以进行档案管理工作时，要对其中重要的资料做好保密工作。防止单位在发展过程中出现重要信息泄露的情况，借此保证其工作符合社会发展要求。保存档案时，根据重要性的不同，选择适合的保管形式，必要时可以调整档案资料保管程序，将工作中可能出现问题的概率降到最低，为后期单位发展提供动力。因为单位长期运行过程中，产生众多的资料，需要将资料放在相应库房中，这就要管理人员定期进行档案库房的维护工作，如提升其安全性和保密性，令库房的保密水平符合国家要求，避免不良人员进入库房窃取资料。

5.扩展投入资金渠道

事业单位进行数字化档案管理工作时，需要引进各种设备和管理软件，如计算机、打印机、扫描仪、档案管理软件等，这就需要巨大的资金，就现在事业单位发展形式上看，最有效的方法是以多渠道形式筹集资金。只有筹集到更多的资金支持，才能保证信息化建设中设施的完善。事业单位档案管理人员要和单位领导积极沟通，争取更多的资金补助，利用建设专项资金的形式，促进信息化档案管理的发展。筹集资金的方法有下面几种：第一，要想得到地方政府对事业单位的拨款，需要做好档案管理工作重要性的宣传，令政府部门明确档案管理工作的重要性，将信息化建设作为重要项目，借此提升财政审批率，给予资金和物质方面的支持。第二，积极动员社会各界人士，让其认识到档案管理工作和每个公民信息有紧密联系，政府可以动员当地个人力量或者企业力量，为事业单位提供资金和设备等，借此解决信息化档案管理建设问题。

综上所述，随着城市建设的完善，我国开始重视事业单位发展，其中档案管理工作作为事业单位主要工作内容，要相应国家号召，进行创新和改革。通过扩展投入资金渠道、加强档案保密管理工作、提升档案管理技术使用率等，提升事业单位档案管理工作效率。

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作者简介：余志勇（1978-），男，广东台山人，档案馆员职称，2009年1月毕业于华南师范大学教育管理专业，本科学历，主要从事档案管理工作和下属事业单位档案业务的指导工作。