事业单位档案管理问题及对策研究

摘 要：档案管理和事业单位的现代化发展是息息相关的，因为档案管理无法体现出事业单位的直接性收益，所以很多事业单位对档案管理的重要性存在认知层面上的不足，未认知到其重要性，事业单位对档案管理方面的落实力度更是严重不足，导致档案信息方面产生很多漏洞，对事业单位的现代化发展产生极为不良的影响。文中针对现代事业单位在开展管理档案时，对其存在的问题加以探究，分析对工作的优化处理，旨为有关工作现代化发展提供一些参考。

关键词：事业单位;档案管理;存在问题;有效措施

如今，我国报考事业单位的人数正在连年上升，比企业工作的报考人数要多很多，在高校畢业生的择业有限选择过程中，事业单位远远高出了企业单位。针对这样的现实情况，很多事业单位的工作人数也持续增长，档案需要保存的数量越来越多，且由于相关工作者出现的个人素质、专业能力严重不足等问题，极易导致在档案管理时，易出现各种问题，而这些问题也成为了管理工作实现现代化发展的障碍，亟待进行合理有效的解决。

一、当前事业单位落实档案管理工作时出现的问题

1.档案管理工作者的主观认知方面

事业单位基于所有工作者的共同努力而实现不断发展，如果工作人员态度不足、责任心弱，人才选择自然受阻，极大制约着相关人才的进步与发展。如果相关工作者自身的能力已经满足岗位等级提升的相关要求，同时已经具备了对应的业绩，可是却由于档案管理相关工作人员工作方面存在的不当，致使自身档案管理工作未获得领导的发现和肯定，就会对相关工作者的工作积极性产生不良影响，更会使事业单位中的工作者态度不一，无法凝聚相关工作者的所有力量。针对当前事业单位的档案管理工作来讲，管理工作者自身对档案内容重要性存在错误认知，在对档案内容进行保管的时候主观态度较为懈怠，欠缺相应的责任心。针对自身的本职工作存在应付了事或者拖延的主观态度，比如，档案室的清洁工作，档案相关内容的及时更新等。还有的档案管理工作者，在档案内容管理工作中就算是发现其中存在问题，也未及时进行合理有效的解决，通常会进行应付、拖延、敷衍等，这些都给档案管理工作的有序发展造成严重影响。

2.工作者专业技能薄弱

当前，在众多工作人员中，有很多管理工作者并不是专修这一专业的，也就是说其并未系统地学习过相关管理知识。其从事档案管理工作是因为工作岗位调换，或者是因为某种其他因素才从事档案管理工作的，在内心当中并不喜欢这份工作，在专业知识、技能方面存在严重欠缺的状况。所以，这些档案管理工作者在实际工作中难以对档案内容实施科学、专业而有效的管理，更会因为这种情况的影响，出现档案内容的丢失以及污损问题，这在根本上对事业单位档案相关内容的完整性产生不良影响。并且，更会对相关人员的工作积极性产生不良影响，这样的情况对于事业单位的现代化发展来讲，会产生极为严重的影响。

3.档案管理工作者离职之后出现的问题

现代人更愿意追求自己向往的自由，向往着个性自由和天性释放。因此，现代人很难从一而终地去做同一份工作，一直做一份工作的概率并不高。同时，因为现代社会中的突发状况非常多，相关工作者会因为各种个人原因的影响，比如，身患疾病、待产、直系亲属去世等等，增加了其离开既有工作岗位的可能性。可是很多工作者在离开工作岗位之后，在档案管理工作交接过程中存在很多问题，新职员不了解老职员档案内容管理、存储的方式，难以将档案内容的作用发挥出来，这会对事业单位的现代化发展产生巨大影响。

4.档案管理工作中的存储方式比较落后

有些事业单位中对档案的存储方式存在很多问题，档案管理工作中的存储方式较为落后，档案管理需要工作者具备良好的耐心，因为这项工作非常耗费时间和精力，只依靠人工来进行档案内容管理会出现各种不同的失误。在现实工作当中，事业单位通常会忽视档案的封存处理，针对档案内容一般就是基础形式的应用，未将档案内容的作用发挥出来。通常来讲，事业单位在把档案内容记录完成之后，就会把其存储起来，并未针对档案中的经验、教训等进行学习，也未能将档案内容的作用发挥出来。当今社会属于信息技术时代，电子数据档案逐渐变成单位档案工作的关键点，但目前很多单位仍采用传统形式的纸质进行档案存储。在以纸质进行档案内容存储的时候，纸通常会比较容易破损，内容也会被篡改，字迹会随着年限的增长而变淡，甚至会出现无法辨认的情况，基于此，信息技术时代要求事业单位积极使用现代化的管理方式对档案进行合理有效的管理。

事业单位中的职能部门数量比较多，所有部门需要使用的档案内容也非常多。并且，档案内容的类别较为繁杂，这些都会对档案管理工作的落实造成影响。如果仍运用原有的档案管理方法，在对档案内容进行管理的时候，就会由于档案管理工作者主观情绪方面的影响，而致使档案出现凌乱无序的状况，档案随意摆放等。也就是说，即便是档案未出现丢失的问题，可是在需要档案相关内容的时候，寻找对应的内容也是非常困难的，会对工作成效产生极为不良的影响。信息技术时代，信息数据的更新变化非常快，档案内容的更迭发展也在变化。如果在对档案进行管理过程中所使用的方式不正确，就会导致事业单位中的档案管理工作成效低下，无法对更多档案信息进行及时掌握与更新，这不仅会导致档案信息内容无法得到及时有效的更新，更会让档案信息失去利用价值，荒废档案信息数据的实际存储。

二、当前事业单位档案管理工作的有效方法

1.加大工作者专业技能

现代事业单位中的档案内容，对于事业单位现代化发展是较为关键的，因此工作需小心谨慎。要求相关工作者自身专业技能必须符合标准，并且要求档案管理工作者具备良好的工作热情以及严谨、认真的工作态度。事业单位在对档案管理工作者进行选择的时候，不但要求其具备良好的工作能力，更要对其性格进行甄别与选择。此外，事业单位一定要强化对档案管理工作者的培训教育工作。在培训教育工作中增强档案管理人员自身的专业素养与技术能力。针对专业知识的培训教育方面，事业单位可邀请具备专业能力的专家进行专题培训工作。在职工工作态度这一方面，事业单位管理工作者一定要关注相关人员的心理动态，对档案管理的重要性进行一再强调，在思想层面上对职工进行引导，让其意识到档案管理工作对于事业单位现代化发展的重要性。

2.制定合理、科学的档案管理工作规范制度

档案管理工作不能只依靠领导的一再强调和职工个人认知，更为关键的是要有完善合理的规章制度实施约束，只有将规章制度科学、合理安排，明确目标，当出现错误的时候，进行有理有据的惩处。并且，在对规范内容进行制定的时候，一定要着重强调档案管理工作者岗位调离或者离职之后可能会产生的一系列问题，留下档案管理人员的联系方式，以便后续诸多问题的有效处理。同时，一定要强化档案管理工作者自身的档案内容保护意识对档案内容的完整性进行定期检查，对其中出现的缺损、毁坏等问题能够及时发现，并且针对那些已经被损坏了的档案内容，档案管理工作者要有针对性地进行及时补救处理。针对档案管理工作中出现的问题，要求档案管理工作者遵照相关制度实施耐心、严谨的处理。

3.提升事业单位档案的使用效率

符合档案文件存储要求的内容，一般都记载着事业单位发展过程中的重大事件，是事业单位实际发展当中的里程碑。以史为鉴可知兴衰，事业单位一定要将既有档案内容进行充分合理的利用，这样才能够基于已有发展经验，吸取前人工作中得来的教训，切实提升工作质量，为事业单位的现代化发展奠定坚实的基础。针对事业单位中存在的个人档案而言，必须要进行有针对性的了解与利用，这样才能在人才选拔过程中更有针对性，基于档案内容对其进行初步评价。

4.使用现代化信息技术对档案内容进行管理和更新

伴随信息技术的进步与发展，电子档案以及计算机处理等在档案管理工作中被广泛应用与推广。基于此，要求事业单位一定要紧随时代发展的脚步，使用现代化的电子档案、大数据等方式进行档案内容管理，降低人力、物力等层面产生的损失。因为互联网具有良好的交互性，档案内容的更新存储等也变得更为简便，信息内容的实际获取也变得更加简单、容易。社会经济与科学技术的快速发展，让事业单位中各种信息数据的改变与更新更加快速了，档案管理工作者一定要对新的信息数据进行及时掌握，将信息数据更新工作落实好，确保档案信息数据的利用价值。

三、结束语

事业单位中的档案管理工作，针对事业单位的现代化发展来说，有较关键的作用。在开展工作时，一定要制定系统有效的管理工作体系。在对工作者进行选拔的时候，一定要选择具备专业技术能力的工作者，同时要对这样的工作者实施定时、有效的培训教育工作，及时增强管理工作者自身的专业素养。并且要使用先进有效的方式实施档案管理，确保档案信息使用成效的提升，可充分发挥档案管理的作用，为事业单位档案管理工作的现代化打好基础。

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作者簡介：叶琼花（1976-），女，汉，福建省三明市明溪县人，职称：中级馆员，学历：本科，单位：福建省三明市明溪县工信局，研究方向：档案管理。