浅析电子政务文件的凭证价值

摘 要：在计算机和网络信息技术广泛应用的背景下，本文主要探讨了在电子政务过程中产生的电子政务文件的定义和特点，凭证性和凭证价值，凭证性和凭证价值的关系。

关键词：电子政务;电子政务文件;凭证价值

电子政务是信息时代的产物，它是将信息技术高度融合于行政管理的管理理念和技术方法等多个层面。自20世纪90年代初美国提出“信息高速公路”建设至今已经越来越快。越来越广地从发达国家进入世界所有的国家。我国自改革开放后电子政务也悄悄进入我们生活的每一个领域。在电子政务繁荣的同时电子政务文件也大量产生。本文将从电子政务文件的定义和特点、凭证性及凭证价值、凭证性和凭证价值的关系等方面进行探讨。

一、电子政务文件的定义

电子政务文件简单的说就是在电子政务活动过程中产生的电子文件。从理论上考究这个定义是不完善的，准确的说是政府机关在履行其职能，处理日常事务和管理活动过程中形成、处理和保存的电子文件。理解和分析电子政务文件的定义，首先，要认识到它是电子文件的一个子集，而电子文件是文件的一个子集。其次，它是政务中形成、处理和保存的电子文件。因此对于电子政务文件的定义一定要考虑这两个元素。何为电子文件，中国国家档案局2016年8月颁布的《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）中对电子文件的定义描述为，“国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理和存储的数字格式的各种信息记录”。所谓电子政务是指“政务机构运用现代信息技术，打破原有组织机构界限，优化原有工作流程，办理公务、管理政务、提供公共服务的一种模式”。这样的模式，按照行为主体的不同，电子政务可分为政府对政府（G2G）、政府对企业（G2B）和政府对公民（G2C）三种具体的应用模式。在这每个模式下，无论是政府内部、政府与政府间，还是政府与企业、政府与公民之间，都会因为职能的履行或活动的开展而同步产生大量的电子文件，这些文件不管其具体载体如何，都称为电子政务文件。

二、电子政务文件的特点

“电子文件由内容、结构、背景组成”， 这三类要素缺一不可。其中内容是指“包含的表达作者意图的信息，如标题、主题、摘要等信息”， 背景信息是指“电子文件责任者名称、电子文件的形成时间、形成所在地、电子文件的接收者名称、电子文件被抄送者名称以及电子文件执笔者姓名、电子文件传递的优先次序、传递日期及附件、接收日期、电子文件形成的办公机构的名称……” ，结构是指“文件内容及信息的组织表达方式，如内容文字的段落安排，所使用载体、附件等方面的信息”。相对于传统纸质文件而言，电子政务文件具有普通电子文件所拥有的特点：信息容易被更改，存储的高密度和多种信息媒体的集成性，对载体的依赖性和可分离性等。这些特征是从电子文件的背景和结构上分析，而电子政务文件所具有的特点在其内容方面。因此电子政务文件的特点有：

1.政治性

其政治性是由其形成者和形成目的而决定，形成者是政府机关，形成目的是为行驶人民赋予的公权力、为人民服务而履行其职能，它是政府机关完成业务过程和成果的真实记录。通过查看文件，公众可以监督、审查政府的管理和服务是否合法，政府官员和机构能够坚持自身的工作是否称职。因此，作为电子政务文件它从产生到流转到最后成为档案，其完整生命周期都具有政治性。

2.权威性

电子政务文件的权威性，一是源于政府机构的权威性，二是源于电子政务文件本身所具有的格式规范性和法定权力的制约性。

毫不夸张的说，电子政务文件的大部分是公文，我们大家都知道公文是由国家机关和其他社会组织在行政管理活动中形成的具有法定效力和规范格式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文是由法定作者制成发布的，所谓法定作者，是指依法成立并能以自己的名义行驶权利、承担义务的社会组织，包括国家机关、企事业单位和人民团体及其领导人。在电脑和信息技术还未在电子政务中采用时，是纸质的文书，具有权威性，近现代信息技术和电脑普及利用后就存在了电子政务文件，因此，电子政务文件同样也与纸质文书具有权威性。

3.作者和读者指定性

电子政务文件的作者只是政府机关的工作人员，是限于有权力进行写作的作者和机构。在读者方面也是有一定的限制，比如电子公文，其读者有“主送机关”“抄送机关”和“传达范围”等。当然，有的告知性电子公文，如通告，指定的读者还有发出公文的政府、企业之外，还有社会大众。

三、电子政务文件的凭证性和凭证价值

1.凭证性

文件对于政府机关的重要性体现在它是机关信息资源最核心的组成部分，它既是履行职能、交流沟通、表达意思的现实工具，也是文件形成者活动轨迹的历史记录。“不论是为了便于今后开展工作，还是出于长期保存集体记忆的考虑，电子文件的管理都取决于机构对档案来源原则的深入理解。这一原则集中体现了档案作为机构活动凭证的含义，它适用于任何形式的档案。”电子政务文件来源于政府机构，政府机构是政权实现和发挥的核心，因此对于电子政务文件所体现的凭证性也是显而易见的。它不同于电子商务交易中的电子文件，那只是作为商务活动而形成的，其凭证性所覆盖的面只是相对于商务领域，而电子政务文件大多是政府机构的法律法规、事务性的电子文件，或者外交、或者某项政策法律的执行，这些文件所起到的作用，可以细微到关系每个人民的生活，也可以重大到关系一个国家的各个方面的安全。所以电子政务文件的凭证性是极强的。但不是每份電子政务文件都有凭证性，只有完整的、真实的和可读取的且反应政务机构履行其职责、发现机构的活动的电子记录才具有凭证性。一份完整的电子文件由背景、结构和内容三个元素组成，由于电子文件失去了传统纸质文件的载体固定性，电子文件也极易更改且不留痕迹，所以电子文件的内容真实性必须借助其背景信息和结构信息来体现其凭证性，因为背景信息和结构信息是赋予文件持久的诠释能力，是电子文件作为业务活动证据的价值和效益最大化的必备条件。换句话说，电子文件的背景信息和结构信息也同样具有凭证性。

2.凭证价值

“机构或个人在履行法定义务或处理业务事项过程中，作为证据和凭证而生成、接收和维护的信息”是颇具价值的业务资产。文件经过现行利用后被文件管理者或档案工作者鉴定和归档保存成为档案。“档案的价值主要是指档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和情报作用，而表现出的有用性和有用程度。”档案的主要价值和一贯作用是其凭证性或证据性，是档案不同于和优于其他文献资料的最本质的特点。“电子文件的凭证价值就是电子文件对形成者或形成单位体现出的有关法律意义上的权利、义务和责任等方面的价值”。电子政务文件的凭证价值体现在为政府机构履行职能活动提供业务凭证性，为支持和保障诉讼、保留对政府机关活动证据而体现的法律凭证性（即电子证据），以及为政府机构积累用于证明和解释政府各部门的信息资源奠定基础成为电子档案履行档案的历史凭证性。即电子政务文件具有业务凭证价值、法律凭证价值和历史凭证价值。

3.二者关系

凭证性是源，凭证价值是流。价值是主体的需要与客体的属性之间的关系，电子政务文件是其凭证性的物质承担者，它进入电子政务活动领域，为政府机关工作者或文件管理者所利用，满足了人们的主体需要，这样它才实现了它从凭证性这一属性进入凭证价值这一过程。即凭证性是凭证价值的基础，凭证价值实为一份电子政务文件的使用价值。一份电子政务文件只有在拥有凭证性的条件下才能拥有凭证价值。凭证性是电子政务文件所具有的属性，而凭证价值是因为主体对其需要时电子政务文件的凭证属性被显现出来时所体现的有用性。电子政务文件从内容上看，是各级政府机构在施政过程中产生和发布的与人民群众生活、生产有关的公文，或者与企事业单位的生产、科研、教学活动相关的政策规定，或者是各级政府下设的某一专业领域的数据和统计，这些电子政务文件，从产生之时起，因为是对履行职能的记录，只要它是真实的、完整的、并可读的，那它一定具有凭证性。

综上，电子政务文件成为政务活动中的主要载体形式的记录，它“明确反映了作者的意图，对于作者来说是行使职权、办理公务的凭证，对接受一方来说是办理公务的依据”，立此存照，据此为证，因而电子政务文件也同样具有传统政务文件所具有的作用和价值。

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作者简介：贺长珍（1987-），女，武汉音乐学院，硕士.