基于大数据的高校档案管理服务体系建设

摘 要：随着大数据技术的不断发展和应用，社会领域的各个方面都已经不同程度的受到影响，高校的档案管理工作同样受到大数据的冲击，而面临前所未有的挑战。对于高校来说，建立基于大数据的档案管理服务体系迫在眉睫。本文阐述了大数据背景下高校档案管理服务体系的基本特征，分析了大数据背景下高校档案管理服务体系面临的主要挑战，在此基础上提出大数据背景下高校档案管理服务体系建设的对策。

关键词：大数据;高校;档案管理;服务体系

一、大数据背景下高校档案管理服务体系的基本特征

1.具备更高的工作效率。目前，关于档案管理的很多方面诸如管理理论、管理技术和管理环节等都发生了深刻的变化。在高校中，档案管理逐渐呈现出大档案、大技术与大服务的趋势。高校档案保存了学校发展历程的主要数据信息，尤其是学校发展关键时期的重要信息，这些信息对于学校来说具有很高的价值，而档案馆则是专门保存这些信息的机构。近年来，伴随高等教育的不断扩招，高校规模越来越大，档案馆所保存的数据资料也与日俱增，其中包括行政、教学和科研等方面的大量档案资料，这些资料对学校发展是至关重要的。同时，已有档案管理工作人员的工作负荷不断增加，若坚持采用传统的手工模式，则容易造成用户查询档案信息困难、档案信息无法共享等问题。这在一定程度上降低了档案管理的工作效率，也无法满足大数据背景下档案管理工作的需要。在大数据背景下，建设高校档案管理服务体系，可以极大地提升档案管理的工作效率和服务质量，进而为高校师生提供优质满意服务。

2.实现档案管理信息化业务的再造。近些年，随着高等教育的不断改革和高校教师流动的频率加快，高校档案的生成速度与之前相比加快了很多，档案数量在较短时期内呈现剧增的态势。但是，据了解，还有不少高校依旧采用传统的纸质档案来保存相关资料数据，而高校目前档案管理工作任务普遍比较繁重，且覆盖的资料类型和内容多样化。高校需要以信息技术为载体建设档案管理服务体系，以满足日益增加的档案管理的需求。在大数据背景下，建设高校档案管理服务体系能够优化档案管理的工作流程，既有助于提升档案管理的及时性、准确性和完整性，还有助于提高用户查询档案信息的效率。

3.实现有效的远程访问和查询。随着互联网技术与传统课堂以及党政工作的结合，在线课程和党政电子公文等数据开始大量产生，使得电子档案随之产生。另外，互联网技术的推广应用也促进了档案馆纸质版档案的数字化，主要表现为：越来越多的纸质档案资料和照片等需要利用扫描和翻拍等技术转化为数字档案。在大数据背景下，围绕档案使用者这个核心建设高校档案管理服务体系，可以将档案馆与高校师生通过网络紧密联系起来，不仅打破了传统的时空限制，还能为用户提供愉悦的界面体验和强大的服务功能，诸如远程访问、查询、借阅和调用控制等功能，为高校师生提供更加便捷的服务。

二、大数据背景下高校档案管理服务体系面临的主要挑战

1.高校档案管理理念落后。目前，在大数据背景下，依然有不少高校的档案管理工作人员墨守成规，没有更新管理理念，对于档案资料侧重于保管，而忽略档案的开发和利用，人力、财力和物力资源主要被用于档案被动的收集和整理中，缺乏积极主动的档案信息价值开发意识和服务意识，从而造成档案管理服务能力不高，这已经阻碍了高校档案管理工作的健康发展。

2.“信息孤岛” 现象普遍存在。在大数据背景下，高校面临海量的数据信息，客观上需要档案管理工作人员具有较强的信息存储和分析能力。据了解，目前，我国不少高校已建立了自己的档案管理系统，表明这些高校已经从思想上意识到了档案管理工作的重要性，但是所运用的技术手段和方法却不是最先进的，对于数据资料的分析仅仅停留在表层，很多时候只是简单的分析和处理，无法深入挖掘获取更多有价值的信息，同时，对于不同类型的档案资源，无法有效建立资源之间的联系，导致档案资源的价值没有充分释放出来，从而造成信息孤岛现象。此外，绝大多数高校的档案管理系统只是针对高校内部档案资源的利用和分享，不同高校之间无法实现充分的资源共享，这在一定程度上造成了资源的浪费，同时不利于高校间开展广泛、深入的交流合作。总体来说，目前高校档案管理系统的建设存在一定的缺陷，无法有效实现高效档案资源的相互联通，导致高校档案资源整体上处于“信息孤岛”封闭状态。

3.高校档案管理服务水平偏低。当前，我国大多数高校的档案管理工作人员构成参次不齐，大多数员工都是非档案管理相关专业，且缺乏档案管理相关经验，档案馆也被高校视作安置其他部门能力较差员工的主要场所，总体来说，高校档案管理服务人员数量短缺，质量偏低，很少有员工自愿选择去档案馆工作的。另外，高校档案馆平时被学校忽视，遇到展览、校庆等活动时才被利用起来，高校在档案馆建设方面投入的资金和人力也相当有限，档案资源的利用率非常低，很多档案资源都被闲置。在大数据背景下，高校的档案管理服务人员队伍相当薄弱，整体服务水平低下，进一步制约了档案管理服务体系的建设。

三、大数据背景下高校档案管理服务体系建设的对策

1.树立档案管理的大数据思維。在大数据背景下，高校需要从理念上树立新的档案观，对档案工作进行新的定位，强化大档案、大数据和大资源的档案意识。高校要让各个部门和全体员工都树立档案意识，不再把档案工作仅仅归属于档案部门，只有全员树立数据就是资源的大数据思维，方能推动档案管理工作的创新和转型。首先，高校通过将已保存的档案资源进行整理加工，并建设档案资源库，把经过加工采集为电子档案的数据进行保存。其次，在高校档案资源库的基础上，对档案信息的价值进行充分分析，同时扩大档案资源的收集范围，将能被高校所用的档案资源尽可能做好收集和归类，同时以大数据技术为依托，广泛采集结构化、半结构化以及非结构化的档案信息，并进行优化，建设高校内部档案大数据库。再次，努力探讨高校间档案资源的共享利用机制，打开档案资源融合共享新局面，为广大用户提供全面深入的数据服务。

2.以“大档案”指导服务体系的建设。高校首先需要强化档案部门的服务属性和档案工作人员的服务意识，前提是档案管理工作人员要掌握一定的信息处理能力，尤其是能够利用大数据技术处理和加工相关的数据信息，为用户提供所需要的优质数据信息。其次，高校需要创新服务方式，突破过去的手动处理模式，将档案管理工作与大数据有效结合起来，采用在线互动和信息共享服务等新型便捷的服务方式，以有效满足用户的差异化需求。高校应当重视档案管理服务体系的建设，将其作为年度重点工作来抓，将责任落实到具体的个人身上，全面负责服务体系的建设。

3.建立基于大数据的档案资源管理中心。高校在树立大档案观后，还需要建立基于大数据的档案资源管理中心。为将大量的档案资源进行整合，高校档案馆需要建设全覆盖的档资源数据平台，要实现这一目标，需要高校档案管理工作人员重新界定归档范围与归档时限，以及掌握不同业务数据平台的优缺点，以期将来自于不同平台的数据结构进行优化组合，整合高校不同业务部门的档案资源。

首先，高校需要建立统一的标准来规范档案数据资源。在高校，大量的信息孤岛现象，不利于档案资源的整合，具有统一标准的档案资源信息库可以实现档案资源的有效整合。其次，不少高校的信息化建设工作比较滞后，没有明确统一的规划，每个业务部门的信息化建设工作各自为政，造成每个部门的业务数据标准和规范不一致，统计口径不同，从而引起业务数据整合难度大。所以，高校急需建设统一标准的数据技术平台，将来自于不同业务部门的各种类型的档案资源整合起来，在此基础上建立档案资源数据中心。最后，针对不同的数据类型，也要做好数据整合工作，诸如文档、图片和音频等数据形式，这些数据形式在大数据中占比达到80%以上。当前，大数据技术的应用已经在一定程度上实现了结构化数据和非结构化数据间的整合，这为建立档案资源中心提供了有力的支撑。

4.建立规范的档案管理制度体系。管理规范需要相应的制度进行制约。在大数据背景下，高校档案管理服务体系的建立同样需要在制度的约束下进行。一方面既要符合现有的法律、法规和制度，另一方面要符合大数据的特点，坚持“互联、开发、共享”的基本原则，建设标准规范的数字资源体系，确保高校档案馆之间所有的档案资源在制度的约束下实现共享利用。同时建立有关档案资源的收集、管理以及服务等具体环节的数据规范体系，与此同时制定一套与之相适应的操作流程，对档案管理工作进行整体优化，这些都从制度层面为高校档案管理服务体系的建设提供了强有力的保障。

高校档案作为记录和保存高校各種具体活动的载体，构成了学校信息建设的重要组成部分，能够真实反映学校的发展历程，因此，档案的服务功能必须最大限度的发挥出来。在大数据背景下，人们的学习、工作和生活方式发生了深刻的变化。如何在大数据背景下更好开展高校的档案管理工作，顺应大数据时代的要求，这是摆在高校档案管理工作人员面前的一个重要挑战。

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作者简介：王利娟（1975-），女，汉族，湖南长沙人，湖南师大本科，单位：湖南城建职业技术学院，研究方向：档案管理。