新时代如何做好档案工作

王忠

摘 要：信息化时代下的各种先进技术与理念得到发展，基于此对档案管理模式与方式进行创新，有利于进一步提高管理质量、降低信息泄露风险。本文重点阐述新时代下档案管理工作在开展过程中存在的问题以及做好档案管理工作的方法，希望有关部门可以通过完善管理制度、提高员工素质等方法，改善管理现状。

关键词：档案管理;信息化;员工素质

新时代要求档案管理向信息化、精细化与动态化转变，为了实现提高管理水平与避免信息泄露风险等目标，管理人员必须明确大数据与互联网等技术的应用优势，不断丰富自身知识储备并提升专业技能水平，采取科学合理手段对传统档案管理模式与方式进行革新，以此为档案管理工作顺利有序开展提供支持。

一、档案管理工作在开展过程中存在的问题

1.相关制度、机制不完善

据调查研究显示，大多数企业事业单位并没有针对档案管理制定独立且完善的管理制度，管理人员多由其他部门人员兼职，管理体系也存在一定漏洞，导致档案管理工作在具体开展过程中经常出现推脱责任等现象，严重降低档案管理质量。另外，信息化时代的互联网技术相对发达，若是没有健全的保密制度且岗位机制缺失，必然会造成严重的信息泄露与文件流失问题。

2.管理人员能力素质有待提高

新时代对档案管理人员的能力与素质提出了新的要求，主要原因是档案管理工作在各种先进技术与理念的影响下越来越开放。面对黑客、病毒、木马等恶意攻击，为了降低档案泄露风险，避免给企事业单位在经济与名誉上造成不可挽回的损失，管理人员必须认识到提高自身综合素质与增强专业能力的重要性，结合新时代要求树立正确的信息风险防范意识，确保可以有效应对繁杂的管理工作。

3.管理与服务相脱节

目前档案管理工作存在严重的管理与服务相脱节的问题，具体表现在两方面：第一，过于重视档案的保存而忽视了使用价值，有些企事业单位对档案资料的认识存在误差，不习惯利用档案资料为单位的战略发展规划提供服务，这种大量信息资源空闲的现象导致工作效率较低、发展成本增加等问题发生。第二，档案资源流失严重，由于企事业单位的档案管理人员对该工作的认识不正确，所以在归档、分类、保存等方面并不注意，严重影响档案的完整性，造成文件缺失、档案断代等现象。

4.基础设施与管理技术落后

新时代背景下，各种先进技术得到快速普及发展，计算机、大数据等技术也被广泛应用于档案管理工作中，但有些单位在基础设施与管理技术方面比较落后，降低了档案管理与应用质量。比如，缺少档案管理专用电脑、扫描仪、打印机等设备，仍采用纯人工管理方式等原始手段进行装订与归档;尽管专业设备跟上步伐，但在具体应用上仍存在一定不足，管理人员不能自如使用这些现代化设备，限制了档案管理工作的进一步发展。

二、新时代背景下做好档案管理工作的方法

1.基于新时代特点健全相关制度机制

（1）保密制度

档案资料对企事业单位的健康持续发展具有重要作用，部分资料与国计民生息息相关，具有极高的应用价值与保密价值，因此为了避免因信息泄露造成严重的损失，企事业单位必须对档案加强管理，建立健全保密制度，增强档案管理安全性，最大限度规避档案文件缺失。此外，管理人员还要做好资料室的环境控制工作，通过配备空调、除湿器、监控器、气体喷雾消防等设备的方法，确保资料室的温度与湿度处于允许范围内，为避免档案资料发霉、发潮提供有力保障。

（2）登记机制

在档案管理过程中，企事业单位应建立完善的借阅登记机制，采用分层管理模式降低资料缺失现象发生率，根据保密等级对可借阅的档案资料进行限制，例如，基层人员只能在资料室查阅原始类资料，可以复制保密力度较弱的文件;复制类资料允许各层工作人员借阅，但需要做好登记，具体内容为资料借阅人、借阅时间、归还时间、档案名称、应用目的等，同时严禁私自将档案资料转借他人。在具体借阅过程中，管理人员要针对不同借阅者提供相应服务，比如，对于工程项目，档案管理人员应指派专门的资料员对该项目的资料借阅工作负责;对于个人借阅，管理人员要严格遵循借阅资料的所属类型的审批程序，要求借阅人在规定时间内及时归还，若是遇到长时间拖欠不还且在提醒过后仍不悔改者，将其纳入失信系统，不再为其提供任何借阅服务。

2.提高员工综合素质与信息技术水平

现代社会是信息技术深化普及的时代，提高管理人员的专业技能与综合素质水平是新时代提升档案管理工作质量的关键，因此企事业单位要针对档案管理员工加大培训力度。首先，单位应改变传统观念，建立专门的档案管理部门，提高档案管理人员的地位，通过建立健全岗位责任制与奖惩激励制为员工提供支持，确保其作用得以充分发挥;其次，企事业单位要结合信息化时代发展特点与档案管理工作要求，制定完善的档案管理培训方案，重点培养管理人员的风险防范意识、计算机应用能力、档案资料处理能力等，只有不断提升档案管理人员的业务水平，才能切实提高档案管理整体质量;再者，档案管理人员自身也要努力丰富专业知识，努力增强自身组织能力、创新能力、协调能力，采用现代方法对档案资料进行管理与存贮，善于运用各种现代媒介提供服务，以此确保档案文件的价值得到最大发挥;最后，管理人员要做好企事业单位内部关系协调工作，在提供服务的过程中组织好社会力量，通过团队协作等方式促使档案资料服务社会的功能充分发挥。

3.发挥信息技术优势构建档案管理系统

信息化时代，信息资料的获取与使用皆呈现出明显的碎片化与片段式特点，信息需求者希望能够在有限时间内获取最符合自身要求的内容，这就要求信息所有者提供内容时必须做到短小精悍。与之相同，企事业单位在开展档案管理工作时，要保证提供的档案资料直切重点，避免长篇累牍，如此才能确保档案文件应用价值切实落实，为战略规划的制定提供强有力支持。随着互联网与大数据等技术的深化发展，企事业单位可以通过发挥信息技术应用优势的方式构建科学性与可靠性较强的档案管理系统，以无线网络为前提、智能手持设备为基础，建立安全等级高、推广速度快、针对性强、成本价格低廉且应用效果良好的平台。基于信息技术的档案管理系统支持为不同群体提供针对性服务，主要原因是该系统的信息覆盖面积较广且目标群体明确，同时支持一对一与多对一服务，需求者可对信息进行反复阅读、转发、分享，对增加档案管理人员与其他部门员工交流互动机会、提高档案管理部门在企事业单位中的地位具有重要意义。对于档案管理系统，企事业单位应对微博、微信等社交软件加强重视，基于此开展个性化服务，微博与微信是目前应用人数最多的交互性软件，具有极强的信息传播功能，将此软件与档案管理相结合，能够为实现档案数字化、信息化、智能化、精细化管理提供强有力支持，尤其是在开通档案管理部门的专用微博后，更能充分发挥档案资料的应用价值。一方面，有利于促使档案文件的应用实现高效化;另一方面，可以拉近档案管理部门与广大用户群体之间的关系，对实现提高档案管理工作质量与效率等目标具有重要意义。

4.针对基础设施与管理技术加大投入

智能化与自动化是新时代档案管理工作的必然发展趋势，为了尽快实现这一目标，企事业范围要针对档案管理的基础设施与相关技术加大资金、资源投入，比如，购买符合信息化时代发展要求的专业电脑、铺设支持移动设备运行的无线网络、升级档案资料管理室硬件档次等，又如，构建完善的档案信息数据库，做好软件信息系统的日常维护工作等，为全面提升档案管理现代化水平奠定坚实基础。在基础设施与管理技术方面加大投入，具体可以借鉴以下几个方面：第一，根据新时代未来发展趋势与档案管理信息化建设要求，在物质条件方面加大资金投入，对现有各种管理设备进行优化，利用人力与信息技术相结合的方式取代传统人工操作，为提高档案管理提供良好基础条件;第二，利用数字化手段构建专业性较强的档案管理网络平台，若是能够在档案管理工作开展过程中有效落实互联网、大数据、云计算等技术的应用价值，必然可以提升档案管理工作整體效率，有利于推动档案管理持续健康发展目标的实现;第三，档案管理人员可以通过构建新型档案资料应用系统，结合信息需求者的差异化要求为其提供针对性与个性化服务，如果想要切实实现该目标，企事业单位在设计开发档案资料应用系统时，应确保将用户个人资料、信息需求偏好等内容纳入其中，一是为档案资料检索与推荐提供支持，二是为提升档案管理水平奠定基础。

三、结束语

综上所述，档案管理工作是企事业单位整体管理工作的重要组成部分，其管理质量在一定程度上影响着其他工作的开展效果，因此有关部门要对档案管理工作提高重视，建立专门的管理组织并完善相关制度、机制，通过加大培训力度实现提高管理人员能力素质的目的，基于信息时代发展特点构建风险预警机制。

参考文献：

[1]贾秀芳.大数据时代数字档案微服务的实现途径研究[J].兰台世界，2019（08）：58-60.

[2]李庆红.强化基础 服务大局 聚焦民生 全力做好新时代档案工作[J].山东档案，2018（06）：66-68.

[3]马 丽.新时代办公室档案管理工作的创新研究[J].办公室业务，2017（10）：76.