对档案管理发展的探讨

李燕

摘 要：当前我国档案管理虽然已经逐渐向电子方面转变，但是受到网络自身安全弊端的影响，依旧存在较多管理问题，因而各个领域及单位部门要重视档案管理工作。基于此，本文对档案管理的作用、发展趋势以及发展策略做出了详细的阐述，以此为有关部门的档案管理提供参考性的意见或建议，提升其档案管理水平。

关键词：档案管理;数据库;二维码

前言

档案是各个企业及事业单位发展的核心要求，做好档案管理工作，有助于促进企业及事业单位的可持续发展。时代的改变，科技的进步，使得各个领域都需要利用现有高新技术对自身档案管理工作进行优化，以此适应当前时代发展需要。因此对档案管理进行探讨十分必要，可提升我国企业及事业单位发展水平。

一、档案管理工作的重要作用

现阶段，人们已经步入了信息化时代，档案管理工作已经成为了我国社会信息所不可缺少的构成部分，通过规范档案管理工作，制定科学合理的管理计划，有利于促进社会的进步，适应当前时代的发展需要。具体来说，档案管理工作具有以下重要作用。

第一，档案属于极为重要的信息凭证，能够作为工作及其他方面的参考资料，具有直接性。并且在实际生活中，人们的学习经历、社会工作经历被制成的档案，企业发展及开展市场调查等活动时，也会存有较多信息被制成档案，在档案所具备的价值作用上看，人们应用最多的就是当作参考凭证，因为档案具有真实性、原始性特征。其除了具备较高的法律效力外，还关乎到人们的切实利益问题。第二，档案资料由于其性质不同，所应用的角度也不同，有些档案资料是用来进行职称评审，有些是用来为之后的工作展开作为参考资料，依照性质具有较多的效用，所以任何企业及事业单位都要做好档案管理工作，以此为自身的发展建设奠定良好的基础。

二、档案管理的发展趋势

1.档案管理向无纸化方向发展

目前，我国计算机技术的应用率与普及率逐渐提升，计算机已经成为了人们生活工作与学习的重要工具，人们逐渐趋于无纸化办公。在档案管理问题上，传统的纸质管理需要做出改变，向电子化方向转变，形成电子档案。人们可以在网络中收发文件、传送报告资料，这不仅提升了文件的传输效率，同时还简化了工作流程，提升了文件传递的安全性与便捷性。从某种程度上看，科技发展为档案管理工作带来发展动力的同时，也带来了一些新的挑战。档案管理的最终目标是在确保档案安全的基础上实现资源贡献，通过档案无纸化发展，实现电子档案，不仅可以扩大档案的馆藏量，同时能够有效实现资源共享，人们可以随时随地接收到信息，并有助于减轻档案管理者的工作负担。

2.档案管理向数字化方向发展

数字化档案管理主要依托于数码影像技術以及缩微摄影技术，并且数字化档案管理是利用计算机与扫描设备等先进电子技术将纸质档案转变为电子档案进行管理，其中缩微摄影技术就是将纸质文件缩小在缩微品上，然后制作成电子档案;而数码影像是利用数码相机与光磁转换来处理影像资料，提升其清晰度。通过对档案进行数字化管理，利用计算机可实现智能化检索，有效提升了检索速度，扩大了检索范围，减少了纸质档案的存储空间。并且在以上两种技术的结合应用下，可以将已经褪色或是渗化的图片档案恢复原貌，进行精准复制，同时还能够延长影像的保存期限，人们可以通过计算机查看图片档案，有利于提高档案管理水平。

3.档案管理向网络化方向发展

在信息化社会，信息占比空间逐渐扩大，人们足不出户就能够通过网络知晓外界的事物变化，由此可见网络技术水平的提升，不但提升了社会办事效率，同时也有助于社会的发展进步，档案管理网络化奠定了坚实的基础。目前，我国各个领域都建立了自己的局域网，为了提升档案资料的保密性，部分部门规定禁止将局域网与互联网相连接，有些是单机操作，或对网络进行物理隔离。随着科技水平的不断提升，我国开始应用语音、人脸及指纹等识别技术来提升档案的安全性。电子签名的应用也为档案管理提供了技术支撑，电子文件的真实性与可靠性得以展现。

4.档案管理向多元化方向发展

当前，档案资料除了以纸质、胶卷、磁盘等多种载体存储外，还有光盘、U盘、云存储等存储方式。随着档案载体的增多，档案的馆藏形式逐渐向多元化方向发展，若是依旧采取传统检索方法与管理手段，那么无法适应当前社会发展需要。在多元化档案管理发展过程中，将会实现文档一体化，计算机在接收到文件资料的同时，会对其进行自动分类与归档。管理者无需进行手工整理，翻卷查阅档案，可以使其摆脱复杂的脑力与体力劳动，提升管理工作效率。

三、档案管理的有效发展策略

1.建立健全档案管理制度

我国利用计算机进行档案管理已有较长的时间，但是由于网络安全问题一直存在，因而在档案管理上形成了纸质档案与电子档案并存的状态，以此确保档案信息具有真实性与有效性。在档案整理与归档问题上，由于部分企业及单位缺少与当前时代发展相适应的标准规范，所以使得档案管理存在较多问题。因而档案管理部门应当依照自身实际发展情况科学制定管理制度，从而使管理工作能够循序渐进地进行，提升档案管理工作质量与效率。具体而言，所制定的档案管理制度要综合考虑到纸质管理规定与计算机管理规定内容，以此实现档案规范化管理。与此同时，还要建立档案监管体系，以此确保档案管理工作可以顺利进行。

2.加大管理者的培训力度

在档案管理问题上，为了提升管理质量，管理部门应当招收高素质、高水平的管理人才。因为档案管理工作属于企业及事业单位的重要构成部分，所以档案管理者要有耐心、工作认真，除了具备较高的专业素养外，其思想道德修养也十分重要。因此，企业及事业单位应当对内部档案管理者进行定期培训，通过开展职业道德培训与职业技能培训，来提升其职业综合素养与技术水平，使其能够熟练地应用先进的管理手段完成档案管理任务。另外，企业与高校之间要进行校企合作，以此壮大档案管理人才队伍，提高档案管理队伍的整体素质水平。

3.完善档案管理系统

当前，越来越多的企业及事业单位开始利用计算机系统存储档案，实现了信息化管理，这使得信息存储和计算机操作的作用愈发突出，因而在档案管理方面，管理者应当利用现有技术来完善档案管理系统。在系统建设上，可以参考一些西方国家的建设经验，从而使我国档案系统在收集、整理存储档案资料等基础功能上，增加统计、鉴别等功能，以此提高档案管理效率。另外，档案管理部门还应对管理系统进行定期升级，安装杀毒软件，以此避免系统受到病毒侵扰，为档案提供一个安全的存储环境。

4.利用条形码加强管理

条形码在生活中十分常见，比如，食品的包装袋、图书的封皮等位置都会带有条形码，其存储了对应物品的信息，所以在档案管理问题上，管理者也可以使用条形码进行管理。并且这一项管理技术已被广泛用于其他档案管理之中。由于档案管理工作是由搜集、整理、统计以及保管等基础工作构成，加之当前信息技术应用力度的增强，人们的工作生活中被数据所包围，所以各单位部门的数据资料数量急剧增多，若是以传统手工管理方式不仅需要浪费过多的人力、精力与财力，同时工作效率得不到提升。因此，管理人员应当在档案袋或是档案盒上打印条形码，再利用扫码识别器进行条码识别，在档案系统的帮助下，可以自动获取到档案信息内容。通过应用条形码来进行档案管理，不仅能够有效优化档案的查阅流程，同时还能够改善档案的管理效果。

5.采取二维码方式进行管理

在进行档案管理工作时，为了有效发挥二维码技术的作用，需要将纸质档案、原始数据资料与电子文件相结合，通过对三者的研究与分析后，再利用有关技术手段将档案数据资料存储于二维码中，在使用二维码时，人们通过收集扫描即可阅读内容。但是由于档案管理需要涉及到许多内容，与其相联系的部分众多，所以在使用二维码存储信息数据时，需将电子档案转换成长期存储格式，并对数据信息予以规范化处理，以此在保存档案的同时，实现信息共享。但是由于当前技术水平有限，生成的二维码具有不可逆性，生成后无法修改，同时无法修改并完善其存储的数据信息，具有一定的弊端。因而需要纸质文件作為依托，在利用二维码保存的同时，做好纸质档案备份，以此便于修改与更新数据。由此可见，使用二维码技术来管理档案，虽然作为条形码的升级形式，便于信息读取，但是技术限制使其无法变动存储内容，因而需要有关人员对此技术进行完善。

四、结束语

综上所述，在档案管理的发展方面，随着我国科技水平的不断提升，档案管理会逐渐向无纸化、数字化、网络化以及多元化方向发展。为了提升档案管理的工作质量，有关部门要建立健全档案管理制度、加强管理培训力度、完善现有管理系统，同时应用条形码、二维码方式进行管理，以此实现现代化档案管理。

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