提高事业单位档案管理有效性的策略探析

摘 要：由于事业单位中很多工作的开展都需要档案作为参考资料，因此，档案管理工作有着非常重要的作用，需要切实加强事业单位档案管理工作的有效性。但从我国各事业单位档案管理工作的具体开展情况来看，还存在人员素质不强、管理有效性不足等问题，需要有针对性的制定相关策略来进行改进。本文主要从当前事业单位档案管理工作中存在的问题出发，分析如何提高事业单位档案管理工作的有效性。

关键词：档案管理;事业单位;有效性;策略

在当代社会中，档案是各项事业历史沿革的汇总，对未来工作的开展有着重要的指引作用，是事业单位实现更好发展的现实需求。在事业单位改革进程中，涉及到很多旧档案的保管与新档案的存档整理，并且随时可能需要查阅档案以助推改革进程。在这样的社会发展形势下，事业单位要充分认识到档案管理工作的重要性，及时发现管理过程中存在的各种问题，积极采取各种措施来优化档案管理机制，不断完善现有的档案管理体系，以提升档案管理的有效性。

一、当前事业单位档案管理工作存在的问题

1.现有档案管理队伍综合素质不强

随着信息技术的不断发展，档案管理工作信息化、数字化已经非常必要，很多的信息技术已经应用到档案管理工作中，对档案管理工作人员的网络操作技术也越来越有了更多的要求。加上当前事业单位改革进程的不断深化推进，事业单位档案管理工作所面临的的问题越来越复杂，但在实际的操作中，很多单位都没有专业的档案管理人员，即使有，也没有加强现代信息技术培训，对档案管理还采取原有的传统的管理办法，很多单位也没有专门的管理工作人员，专业知识不足，档案信息化管理知识不足，不能在实际工作中适应时代对档案管理工作发展的需要。

2.档案管理整体水平不够高

虽然全国档案工作标准化技术委员会已经就档案工作标准化改革做出了明确指示，要求做好档案标准宣传贯彻、信息收集以及监督评估评价工作，并且在多数事业单位已经开始引入信息化的档案管理模式，甚至连微缩复制储存技术都已经在具体的管理工作中出现，但是从整体的档案管理情况来看，对先进技术的应用还存在很大的不足，已经具备的信息技术条件更多的只是用来完成信息录入等基础简单的操作，浮于表面，并没有充分发挥信息技术在信息处理上的优势，真正运用到档案管理中去，整体管理水平不高;虽然已经形式上实现信息化管理，但是实质上依然是传统的档案管理模式。

二、事业单位档案管理工作的优化原则

1.兼顾好统一化与差异化的关系

事业单位档案管理工作要在坚持统一的基础上进行灵活运用的原则，一方面，为了进一步促进我国事业单位档案管理工作的规范化与标准化发展，要严格遵守全国档案工作标准化技术委员会就档案管理工作所指定的具体制度，另一方面，为了更好的适应事业单位档案改革实际情况的需要，要根据事业单位档案管理的特点，结合不同事业单位的性质，有针对性的制定制度，实现差异化的制度管理。总的来说，档案管理工作要在整体上遵循国家标准的基础上，充分研究事业单位的性质与特点，表现出差异化的特点，结合单位的实际情况，制定出行之有效的档案管理工作制度。

2. 协调好执行与制定的关系

我们都知道，在具体的工作开展中制度的制定对于档案管理工作的规范化发展有着巨大的推动作用，但是如果过度侧重于制度的制定，忽视了对制度执行的监管，那么再多的制度也是虛设。档案管理工作中也是如此，需要协调好档案管理制度与档案工作执行二者的关系，确保制度得到落实，同时执行工作也有据可依。在具体工作中，无论是事业单位领导还是负责档案管理的工作人员，都要对档案管理工作制度的制定与落实给与一定的关注，建立相应的监管制度进行考核，充分调动档案管理人员的工作积极主动性，引导其工作的开展根据档案管理制度进行，鼓励其在工作中不断完善已有的制度，促进档案管理制度的进一步完善与规范。

3.坚持档案管理人员权益与职责的统一

档案管理工作人员是事业单位中实际开展档案管理工作的具体主体，其工作的主观能动性直接影响到档案管理工作的最终质量。而通常会影响档案管理工作人员工作积极性的因素，主要可以分为两大类，一类是源于档案管理工作人员的个人权益无法得到充分的保障与落实，另一类是由于针对档案管理工作的相关职责并没有进行明确，让相关工作人员误认为自己的权益没有受到保障。因此在具体工作开展过程中，要对从事档案管理工作人员的工作职责与权益明文规定，以文字的形式明确下来，在划定职责的基础上保障其正当权益受保护。与此同时，事业单位也要面向档案管理人员畅通反馈渠道，确保其意见与看法能够及时被接收到，以此激发起工作热情与积极性，全身心的投入到档案管理工作中去。

三、新时期事业单位档案管理工作的优化策略

1.做好信息化档案与传统档案管理方式的衔接

虽然说信息化技术已经在在社会各个层面得到有效普及，但是依然有部分事业单位档案管理采用纸质化管理形式，但是在档案管理工作越来越重要的今天，合理使用信息化技术能够有效提升档案管理工作的整体质量与效率。面对当前纸质化档案与电子化档案并存的现状，不能采取消极的态度进行抵抗，而是要更积极主动的去应对这种现状，用实际行动推动档案管理信息化的建设与发展，逐步改变传统的信息收集方式，将信息录入到电脑中，借助信息技术辅助开展信息的处理与分类，形成电子文档。虽然电子设备为管理的效率带来很大的提升，但是如果遇到电子设备发生故障，那么很可能会伤害到档案信息的安全，因此要切实做好电子档案数据与信息的安全保护工作。一方面，要重视对档案管理工作人员的信息技术培训工作，提升其信息素养，即使遇到电子设备故障情况，也能够灵活处理，及时应对，采取相应的补救措施，避免损失过大;另一方面，事业单位要重视在档案管理电子设备上的投入，对于老旧的电子设备要及时进行更换，确保电子设备能够成为档案管理工作的有效支撑，而不是累赘。为了适应信息技术的应用，事业单位要处理好档案管理中每一个环节工作的开展，及时发现问题，确保信息技术能够更好地服务于档案管理工作。

2.结合事业单位改革具体情况不断拓展档案服务内容

随着社会的不断发展，事业单位也需要随着技术的发展不对对自身已有的档案管理形式进行改进与更新，以更好的适应新形势的管理需要，提高管理的时效性。作为当前社会应用程度最高的技术，信息网络为档案管理工作带来了更多的便利性，无论是档案资料的收集还是整理与保存，都变得更加便捷，以此为契机加强档案信息化管理相关机制，有条件的事业单位可以聘请专门的设计人员根据单位的实际需求设计档案管理系统，切实提升档案工作效率，为档案管理工作提供完善的系统基础。

3.对现有的档案管理制度不断完善

目前在原有的档案管理机制上国家针对电子档案的歸档管理、移交接收、档案的编制规则、档案装裱、档案应急管理等多方面的内容都有针对性的在广泛征集意见的基础上制定了行之有效的管理细则，但是每个事业单位由于机构性质的不同，在具体落实中可能存在偏差，需要根据自身的实际情况进行再细化，提高各项管理制度的针对性，确保能够充分发挥出制度的规范与监管作用。

4.用全面发展的眼光看待事业单位档案管理工作

总的来说，无论是什么事业单位，都需要进一步认识到档案管理工作的意义所在，加强对档案管理工作的重视程度。具体到实际工作中，真正要让档案管理工作得到各方面的重视，就需要从单位管理队伍着手，从领导抓起，让领导发挥出带头示范作用，引导单位上下重视档案管理工作的开展。将档案管理工作纳入到绩效考核中去，定期不定期严格按照相关规定进行检查。与此同时，事业单位要分析自身档案管理工作表现出的特点，有针对性的制定行之有效的档案管理考评机制，将档案管理工作与员工的绩效以及评优评先进等相挂钩，根据考核结果采取涨薪升级或者降薪降级的方式来倒逼员工重视档案管理工作。事业单位要在确保自身健康可持续发展的基础上针对档案管理工作的质量建立起科学合理的评价体系，对具体工作落实中遇到的问题如何解决等进行明确，规范档案管理工作。

时代是进步，用发展的眼光看事业单位档案管理工作，进入事业单位改革深水期，档案管理工作必然也会存在各种问题，需要主动开展研究，以更积极地态度去应对，不断弥补管理中存在的缺陷，切实提升档案管理的有效性。只有这样，档案管理工作才能够真正成为事业单位各项工作开展的重要数据支撑，为各项决策与方案的制定提供依据，在推动事业单位改革进程中充分发挥出档案的作用，需要作为工作的重点来抓。

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作者简介：李晓华（1972-），女，专科，工作单位：南充市劳动人事争议仲裁院，原职称：小学高级教师，现转职称：档案专业馆员。