浅析信息时代电力企业智慧档案服务建设

胡文婧

摘要：随着社会的进步和发展，科学技术水平显著提高，越来越多先进技术涌现，并广泛应用在档案管理中，能够有效提升档案管理成效，朝着更加科学化、标准化方向发展。就当前科技档案管理现状来看，作为一项技术性和专业性较强的管理工作，更为客观、全面地了解科技档案管理特性，有利于为高质量档案管理工作提供更为坚实的基础和保障

  关键词：智慧档案;信息技术;管理人员;驱动

引言

传统档案管理模式倾向于人工管理，单位需要资源投入力度较大，档案工作进展缓慢。正是基于这种背景，越来越多单位从资源利用效率角度出发，开始探寻智慧档案管理模式和服务模式，智慧档案服务建设由此产生。智慧档案服务建设依托于现代信息技术，尤其依托互联网技术，这一管理模式能够减轻单位的人力消耗，将档案管理人员从管理上解放出来，推动档案管理朝着档案治理转变。虽然关于智慧档案的研究和应用已经有一段时间，但是档案管理实践中，许多单位在开展智慧档案服务建设时，或多或少会遇到一些问题。因此，如何优化智慧档案服务，提升档案信息化操作水平，则是现阶段需要思考的课题。

1智慧档案服务理念概述

档案服务归根到底是一种信息服务，信息服务的对象是档案使用者。档案使用者对档案的利用率和使用率与档案价值密切相关，档案资源内部潜藏的价值需要档案使用者加以挖掘。在现代化社会中，智慧档案服务主要体现了以下三点服务理念：

1.1以人为本理念

传统档案管理模式中，由于档案工作量巨大，许多单位不得不寻找兼职人员加入到档案管理队伍当中，档案管理方式粗放，档案服务难以走向制度化和标准化的道路。在智慧档案服务模式当中，则充分体现了以人为本原则。其一，体现了对档案管理人员的关怀。单位购置相应的信息技术设备，搭建智慧档案服务机制，能够减轻档案管理人员的负担，使档案管理人员有更多时间和精力投入到档案服务领域当中。同时，档案管理人员负担的减轻，以及单位档案总体工作效率的加快提升，意味着单位无须寻找兼职人员，极大减轻了单位人力开支。其二，体现了对档案使用者的关怀。智慧化档案管理模式下，档案管理更加注重用户的需求，也为用户提供了更为便捷的查档、调档和用档服务。

1.2共享共建资源整合理念

首先，互联网技术能够打破时间与空间界限，能够提升档案信息的交流频率。单位建设智慧档案信息库后，档案使用者可以在互联网终端查询到相应信息，满足自身档案需求。其次，单位之间则能够利用互联网技术实现档案资源的互通，搭建档案共享信息库，实现档案资源的优化配置。档案使用者在提交手续后，能够查询到其他单位的档案信息，减少了查档开支。最后，许多职能相通以及职能交叉的单位，则可以通过构建档案共享机制来提升工作效率。单位在需要查询或利用相关单位档案时，只需要在网络上就能进行相应的操作，极大提升了单位间的信息沟通效率。

1.3持续创新的理念

智慧档案服务建设是一个动态的概念，这一概念的外延会随着时代的发展而延伸，内容会随着时代的发展而丰富。现阶段，随着信息技术的发展，越来越多的档案管理人员开始将云数据技术、人工智能技术以及大数据技术运用到智慧档案服务领域，促进了智慧档案服务的进一步发展。

2电力档案信息化管理的困境

2.1制度建设滞后

电力档案信息化管理协同化、项目化等发展趋势涉及多个管理主体之间的沟通协同，需要在管理层面予以制度引导，但从电力档案信息化制度建设的现状看，管理制度缺乏相应的创新和改革。目前，电力档案信息化的管理制度還沿用传统管理环境下的制度，随着电力档案信息化建设的不断推进和档案业务的多元化发展，档案管理的标准、规范、要求等都随之变化，滞后的管理制度将无法满足现实工作的要求，导致档案管理的工作受到阻碍。此外，随着电力在档案细分领域制度建设的不断发展，档案业务多元化拓展使档案工作面临很多新问题，如信息化建设下信息安全制度的更新，科研档案开发与利用涉及的知识产权问题等。因此，电力档案管理部门的制度建设要考虑不断变化的信息化环境。

2.2信息化建设不平衡、缺乏协调性

从电力档案信息化管理的现状看，电力档案管理存在信息化建设不平衡、各部门之间缺乏协调性的情况，主要表现在两个方面。一是电力内部信息化建设不平衡、各部门信息资源没有系统化整合。电力档案信息化管理范围和内容在不断扩大，但由于每个档案涉及的部门管理方式不同，档案管理标准缺乏规范化，导致其在资源整合上存在很多困难。同时，各部门管理人员的管理水平参差不齐，各部门管理系统的类型、功能、版本存在差异，不利于档案数据互联互通，降低了档案管理的效率。

3智慧档案服务路径分析

3.1创新智慧档案服务方式

首先，购置云储存终端，构建智慧档案云，加快档案共享机制建设。档案内部的信息资源庞大，需要占据较大的存储空间，以计算机硬盘为终端搭建档案共享系统不符合经济原则和可持续发展理念。因此，单位有必要购置云储存终端，实现储存空间的最大化。单位可以与百度云盘、360网盘等云储存终端商进行洽谈，以上述云储存商的云储存终端为基础，实现档案共享，为广大用户提供“一站式检索”的便民服务。需要注意的是，为了节约单位成本，单位在购置云储存终端时，可以与相关单位合作。

3.2推动信息化建设协调发展

针对电力内部各管理主体协调性不佳的问题，电力信息管理部门应着力推动各部门信息化建设的协调发展。首先，在档案资源的收集和整理上，要保持各管理主体格式、形式上的统一。其次，在信息化硬件购置和软件开发时，要注重各部门之间的设备、功能实现同步，让每个部门都参与档案的协同化管理。同时，针对各部门管理人员管理水平参差不齐的问题，要在制度建设的基础上注重提升各部门人员的综合素质。

3.3加强人才队伍建设

智慧档案服务建设，需要一批技术能力过硬、服务意识过强的档案人才。首先，单位要优化培训体系，从培训工作入手，全面提升档案服务人才的职业素养、综合能力以及知识技能。单位可以与档案馆、高校进行合作，分批次将工作人员送往档案馆和高校进行进修，使其适应智慧档案的发展。其次，单位要制定政策，鼓励档案管理人员创新，鼓励档案管理人员参与档案课题研究，培养一批兼具计算机技能、档案管理知识以及统计知识的档案人才。最后，注重人才引进。单位在引进人才时，应当结合现阶段智慧档案工作现状，引进具有相应专业知识和执业技能的人才。

结语

在信息技术驱动下，智慧档案服务建设成为档案管理行业技术革新的标杆。本文从三个层面阐述了智慧档案的服务理念，深入探讨了信息技术驱动下智慧档案服务建设的路径，并结合自己的工作经验，给出一些有针对性的操作建议。伴随云数据技术以及人工智能的技术的发展，未来智慧档案服务模式会呈现出新的特性。各个单位档案管理人员自主学习前沿知识，用创新意识武装头脑，才能真正解决潜藏在档案管理内部的不利因子，推动智慧档案服务建设在良性的轨道上运行。

参考文献：

[1]徐洁.“互联网+”背景下的智慧档案服务建设[J].山西档案，2018（04）：58-60.

[2]归吉官，刘扬.智慧档案兴起的背景、研究现状与趋势[J].中国档案，2018（02）：76-78.