办公室自动化下的文书档案管理方法探究

刘琳

摘要：在当前数字化技术不断发展过程中，很多公司办公室都应用办公自动化设备来提高办公效率。办公室的档案管理工作需要结合当今的办公自动化技术，来提高档案管理工作的效率，实现自动化办公。

关键词：办公室自动化;档案管理;方法研究

引言：

通过将档案资料制作成电子版，上传到公司的办公系统中，可以实现资料在公司内部共享、高效的传输。同时，应用数字化技术的保密功能给公司各个员工分配一定查阅档案的权限，这样就可以加强档案资料的保密性，同时，也便于员工查阅档案。通过开展档案管理的数字化工作，将大幅度地提高档案工作管理的效率，实现整个档案管理工作的全自動化、信息化。使用计算机来存储档案资料，不会占用公司的办公室，便于存储信息，也便于数据的收集和整理，减轻员工的工作量。

一、办公自动化对档案管理的影响

（一）提升工作效率

办公自动化最大的特点就是提高办公室内部文书资料编辑、传输效率，相比传统手工式操作，信息化可以降低管理工作中的一些错误。尤其是在档案数据的采集和加工处理方面，使用办公自动化，可以提高数据采集和处理的准确度。同时，办公自动化也会对档案资料的存储有较大提升。尤其是公司在引入数据库时，数据库具有丰富的查找、增添功能，这样就提高档案管理工作的准确性，实现资料的实时更新和查阅。

（二）提高信息的共享

引用先进的办公自动化系统，可以为公司节省大量的办公场所。应用当今的先进计算机技术，可以将纸质资料扫描成电子文件，存储到公司的硬盘当中。硬盘要比传统的纸质具有更大的存储量，同时，硬盘中的电子文件也便于传输和查阅。在公司内部可以实现信息的共享，公司可以将电子版的技术文件和档案信息资料，通过邮件的方式，快速地发送到供应商和合作企业当中，实现信息的快速传输和共享。

（三）提高档案管理的规范化

应用办公自动化技术来存储当前的档案管理资料，可以为工作人员减轻工作量。同时，使用计算机技术也可以快速地查找资料，将档案资料进行归类，实现规范化管理。在使用自动化的办公技术时，可以给档案设置索引，这样就可以提高档案查找的效率。同时，也可以给档案管理系统设置权限，对于那些机密度比较高的资料只对公司特定的人员开放，其他人员无权查阅，这样就可以提高档案资料的保密性。

二、问题研究

（一）档案的保密工作受到威胁

当前互联网已经深入到人们的生活当中，同时也对企业的管理模式带来一定的变革，当前国内的许多公司都纷纷地应用自动化办公技术，来提高工作的效率。应用固态硬盘来存储档案资料，或者通过云服务技术，来将公司的部分资料上传到云系统中，实现档案信息的实时共享。但是信息技术也有自身的缺点，当公司内部的网络系统被黑客入侵时，就会造成资料的大面积泄露，给公司的日常经营带来严重的影响。尤其是当公司的核心技术信息，被泄露之后，会严重的损失公司的商业利益。随着互联网的发展，网上的病毒种类也在日益更新，威胁着公司办公系统。公司需要加强内部信息技术的水平，建立高效的网络安全防护系统，以此来提高公司信息管理的安全性[1]。

（二）员工档案工作能力偏弱

由于公司对于档案管理工作不够重视，很多公司内部的档案工作往往都是由其他岗位的员工来兼任，这些员工没有受过专业的档案管理培训，在档案管理工作的方法上，都存在一定的不足之处。甚至有些公司将档案管理交给后勤，这样就会容易导致公司内部的信息泄露。档案管理工作的员工专业性不足，没有学过专业的课程，部分员工对于档案管理工作，没有建立正确的认识，导致其工作能力不足以胜任当前档案工作。

三、档案管理方法研究

（一）保障充足的资金，树立数字化管理理念

员工需要树立为公司的服务理念，提升公司内部的档案服务质量，向公司申请资金，为数字化档案管理方向发展提供强有力的保障。积极结合现有档案的资源，充分利用并为公司提供各种类型的档案服务。对档案部门的各种类型资料进行整理，并作简单的说明。

（二）资源共享

各部门互相沟通协调，实现档案信息资源共享。档案部门相关负责人应该积极与公司的各个部门进行通力配合协调一致，档案的信息资源可以在各个部门之间共享，打破公司组织机构的壁垒。积极利用信息技术实现数据信息网络的无缝衔接，共享资源。同时要积极做好各部门之间的沟通，妥善处理好各个部门之间的利益关系，从而保证公司各个部门在档案管理信息平台上实现利益共享，资源共享、服务共享，方便公司员工查找档案，为其提供一站式多样化的服务[2]。

（三）建立数字化管理机制

将办公室的档案管理工作与数字信息化技术相融合，给予档案管理工作人才资源，技术资源以及资金的有效保障，建立健全档案部门数字化建设机制。

从多个方面，来满足档案数字化建设的需求，将我国现有的法律法规、体制机制以及公司员工对于信息服务的需要，与目前的数字化技术进行有机结合。制定明确的档案工作数字化发展规划，保证办公室档案管理工作的服务功能，为档案工作制定明确的发展路线，并建立由多个部门、多领域组成的组织指挥管理机构，进而化解档案管理中协调沟通难的问题，尽快实现档案信息资源共享。

（四）制定数字化技术标准

借鉴国外公司优秀的档案管理经验，通过实现档案管理的技术标准化，可以为公司信息共享提供重要保障基础。在国内，目前没有规范统一的技术标准体系，进而严重制约了公司档案管理部门数字信息化发展的进程，也制约了公司档案信息共享融合的进程。因此，公司研制开发一套适用于公司档案管理实际情况的管理系统，并将信息资源快速传递、易于管理的特点与传统档案管理模式进行融合，提高档案管理数字化存储，建立档案管理大型数据库等，为未来档案数据融合、数据共享、提供优质的服务功能，打下坚实的基础。

结束语

在当前办公自动化技术发展的背景下，公司需要推动档案数字化建设，以及加强档案服务功能发展的研究，推动公司档案信息的共享，实现档案资料高效管理。通过应用信息技术，提升档案查找、存储的工作效率，应用信息的保密技术，来提高公司档案资料的保密能力。

参考文献：

[1]席玲.浅议办公自动化环境下的文书档案管理[J].时代教育，2017（3）：297-297.

[2]苏青丽.基于办公自动化环境的电子文书档案管理研究[J].中国管理信息化，2018，v.21;No.378（12）：172-173.