试论高校人事档案管理工作的改进路径

李逦

摘要：高校人事档案是高校人事服务与管理的核心内容，也是高校人事工作的基础工程。高校要适应飞速发展的社会潮流，需要以新的人事人才管理理念，加强高校人事档案管理创新。本文提出随着国家人事制度改革的不断深化与信息技术的飞速发展，高校人事档案的管理与服务方式也将随之发生改变，通过对人事档案管理面临的许多新情况深入探究，提出构建高校人事档案管理新的改进路径。

关键词：人事档案 管理 改进路径

高校人事档案为高校人事管理部门提供最基本的教职工信息，是实施“人才强校”战略的重要信息资源。在当前人才流动频繁、人才竞争加剧的新形势下，高校要通过对人事档案的有效管理，助推高校教学、科研、管理队伍建设，做到对人才的合理使用，充分激励教师的学术潜能，产出更多更高水平的高科技成果。高校人事档案工作要努力适应这一要求，加快管理创新，以积极主动的工作理念和管理方式，不断提高人事档案信息资源的服务水平。因此，探索高校人事档案管理的创新路径成为当前人事档案管理工作的重要课题。）

一、树立面向社会的人事档案管理理念。

高校人事档案管理既要服务于人事管理，更要服务于人的发展。目前，高校人才流动性加大，越来越多的“单位人”成为“社会人”。人事档案的转递和接续是伴随人才流动的必经程序，这就要求人事档案管理也要具备相应的社会视野，从满足社会的需求与人才发展的需要来进行人事档案信息管理。人事档案管理不仅要从人才在组织内部发展的需要和需求出发，根据人事管理需要，形成档案信息并提供相应的查询和利用，而且要融入社会公众、融入人才的职业发展，为用人单位如实、全面提供反映其成长、体现其能力与业绩的人事信息。否则，人事档案信息残缺或空失将成为困扰人才流动的普遍性难题，给高校人事工作带来不利影响。因此，高校人事档案要树立人本理念，增强服务意识，把档案管理从人事档案库房中解放出来，面向社会敞开人事档案的服务大门，让人事档案从静态的存储走向动态的服务，从被动的收集转向主动的采集，力争为社会公众、为高校师生提供更多的人事档案文化产品和个性化的服务产品。

二、健全主动服务的人事档案管理制度。

一直以来，高校人事档案材料的收集过于被动，主要体现在归档制度不完善、执行懈怠、被动接收材料等方面，几乎不会主动索取，也不会在有缺失的情况下主动补充，导致人事档案不完整，无法发挥其为人才队伍提供综合信息的作用。高校人事档案一直沿用干部档案管理方式，实行严格的封闭式管理，只有少数管理人员才可以查阅，根据组织上的要求提供服务。随着高校人才发展战略的不断强化，人事档案管理的（神秘化色彩已逐步淡化，被动式服务已越来越跟不上形势要求。尤其是在现代信息网络技术比较发达、人事档案管理方式与手段走向数字化的今天，高校人事档案管理方式要进一步转变管理方式，从被动的收集转向主动的采集，实行主动服务和相对开放式管理。要根据高校人事制度改革对人员信息的高效利用的需求，尽快完善人事档案收集、保管、利用等相关制度，建立人事档案的信息化管理制度，积极主动地开发利用人事档案信息资源，通过人事档案信息对高校的人才结构、人才素质等进行定期分析、分类储备、加工整理，为高校的人才需求预测和人才使用政策提供各种可靠的基础数据。因此要着重规范和健全人事档案个人利用、网上发布等相关法规、政策、制度，既要有利于充分发挥人事档案信息的宣传展示功能，展现优秀人才的相关信息，又要注意保护个人的隐私。

三、构建基于数字化的人事档案信息平台。

为适应现代信息技术和档案信息化建设的发展，高校人事档案要按照《档案法》与《人事档案目标管理条例》的要求，充分利用“信息高速公路”发展的契机，全面推进高校人事档案信息化建设，将人事档案信息驶上“公路”。当务之急是建立人事档案数据库，利用计算机对人事档案进行立体、动态的管理，满足人事信息资源的共享，提高档案管理工作的效率。其次是要建立人力资源信息共享与交换系统，通过校园网、校园一卡通等集成平台，形成人员进校、离校的服务信息，人才的招聘、录用、考核、评价信息，人才的待遇信息等，向利用者公布可开放的人事档案信息在线查询服务。還可通过设立在线服务窗口，开展档案信息在线利用和咨询服务等。要打通人事档案管理系统与高校信息化建设各子系统的信息交换壁垒，使之与各部门的信息能够实现有效沟通和整合，以利于最大限度地实现人事档案的收、管、用。

四、拓展人事档案的信息内容和来源。

高校人事档案有别于党政领导干部人事档案，不仅记录了教职工的个人经历、政治作风、工作实绩与表现等信息，还有反映其专业特长和科研成果的材料。为更好地服务于发掘人才、鉴别人才、使用人才，高校人事档案应注重收集能够反映教职工个人素质和工作实绩的各种培训、出国进修、访学与留学、访问研究以及提高学历学位的有关证明材料，全面客观地反映人才的全貌。要注重利用网络技术，加大电子信息采集力度，对一些网页、视频、图片信息等有价值的电子档案也可以根据需要归档，使人事档案材料既具有真实性，也显现时代性的特征。要确保人事档案信息的真实性。真实性是人事档案的生命。任何虚假或不真实的档案都会损坏档案的社会价值和公共社会利益。因此，一方面要根据来源进一步加强对信息内容及原始材料的核查审定，通过科学的方法鉴定，提高信息数据的可靠性，维护人事档案材料的权威性。另一方面，也要强化人事档案管理人员的工作的事业心和责任心，坚持工作原则，经常性有计划地收集与补充人事档案材料，严格把握档案实体的真实性，不敷衍了事，不粗心大意，避免虚假材料和不真实信息入档。

参考文献：

[1]王彩云，高校干部人事档案管理对策[J].内蒙古农业大学学报2012.10

[2]袁芝 ，论高校人事档案管理工作的创新[J].中小企业管理与科技2012.3