信息化时代对档案职业的影响及应对策略

摘 要：在信息时代，档案职业机遇与挑战并存。如何利用信息时代的先进技术，更好的发挥档案职业的价值，成为当下急需解决的关键问题。本文通过分析档案职业的现状和信息化对档案职业的影响，提出丰富和优化馆藏，提高档案从业人员的专业素质以及建立健全档案开放利用的法律法规的发展策略。

关键词：信息时代;档案职业;现状;发展策略

档案职业是指利用专门的知识和技能开展档案管理活动，满足社会对档案信息和服务的需求。随着信息化时代的发展，信息技术迅速兴起，给档案职业的各方面带来了前所未有的挑战，电子文件和数字化档案大量产生，档案信息管理系统被广泛应用，以及通过数据挖掘和数据分析获得信息和知识等，但与此同时也为档案职业的变革和重生带来了无限动力和可能。

一、档案职业的现状

1.档案职业主体的现状

档案职业主体是档案职业的重要构成部分，被认为是社会记忆的保护者和真实信息的提供者。我国目前档案职业主体的现状是人员数量不多，专业化程度低，性别比例明显，缺乏核心的职业技能或者说档案职业主体的核心技能还不具有普遍性，比如传统档案的保护技术、修复技术和档案的鉴别能力，还有面对现代技术条件下出现的电子信息的易逝性和易篡改性的处理能力。档案的编研水平不高，缺乏有效的调研去了解社会和公众的需求，导致档案二次文献的开发带有很大的盲目性，对社會贡献意义不是很大。

2.档案职业客体的现状

档案是人类社会实践活动的真实记录，只要有组织机构存在就会出现档案，因此档案具有形成的广域性，管理的层次性和反映社会生活的全方位性。无论总体数量还是内容成分，档案都构成了一种巨大的社会资源，这种社会资源对社会发展具有重要的行政稽凭、业务参考、文化传承、法律书证与教育功能等作用。然而，所收集、保管的档案从开放、直到开发利用并取得实际利用效果，需要一个相当长的时间过程，这就是档案价值作用的滞后性。价值作用的滞后性是档案职业客体的现状，它导致社会利用者对于档案信息内容的获取受到较大限制，造成了社会对档案职业“高投入、低产出”的片面认识，影响了档案职业的社会形象与社会地位，也直接导致了档案职业缺乏普遍社会关注的现实。社会档案意识以及档案管理水平又直接影响着档案职业客体所应有价值作用的实现。

二、信息化时代对档案职业的影响

1.档案职业从关注档案实体管理到重视档案知识内容管理转变

传统的档案管理活动主要是收集、整理和提供利用，利用大多是基于馆藏实体档案提供凭据。但随着档案职业客体数量的剧增，作为一种巨大的社会资源，它已不再是原始记录的简单堆砌，而应该积极投入到社会建设中来。同时在信息高速发展的今天，人们渴望的已不仅仅是获得凭据，而是可以从海量的档案数据中获得自己需要的知识，这就需要档案职业客体在掌握先进的信息技术的基础上，对收集的档案实体信息进行加工和梳理，分析综合和概括，形成高度相关内容的知识库，便于人们利用并作为决策的依据，实现档案社会价值的最大化。信息化时代为档案职业从实体管理到知识内容管理提供了先进的信息技术条件，网络和通讯技术、信息处理技术为档案信息知识内容的获取、组织和共享提供了良好的运行平台。档案知识内容管理将档案职业客体由“死档案”变为“活数据”，同时对档案职业主体提出了更高的技能要求，积极推动了档案职业的发展。

2.档案职业从重视内部利用到关注社会共享转变

随着社会民主化进程的不断推进以及政府信息公开的组织实施，档案工作已逐步从关注组织机构内部利用向重视对全社会不同领域、不同行业进行开放服务转变。以参与社会建设、关注改善民生、开展惠及全社会的档案知识服务为档案职业的根基，以服务于社会发展的需要为其“安身立命”之本。并且随着现代信息技术的发展，档案信息服务具有了依托网络系统，扩大利用服务领域的优越条件，档案职业主体可以更为方便的了解社会档案信息利用的需求和动向，调动各方面的积极性，发挥技术优势和资源优势，加大档案信息网络服务设施建设，面向社会开展权威有效的档案信息服务，实现社会信息资源的共建共享，客观上使档案职业服务的着眼点更为深远而全面，促使档案职业从重视内部利用到关注社会共享的转变。

3.对档案职业的法制环境建设提出新的要求

在档案职业活动中，档案馆保存的大多数档案都是政府信息。政府信息由于涉密的原因，一般推迟甚至拒绝对外开放，而大多数公众对国家事务也是缺少积极参与的意识，认为政府的事情有政府办，与公众关系不大。所以不管是出于公众的原因还是处于政府的原因，对公众的知情权都很难保证和实现。但随着社会信息化和人们生活水平的提高，公众意识到知情权是自己的一项基本权利，并且热心参与政府事务和国家建设，因此，为了公民的知情权得以实现，对档案职业来说，应该在相关的法律法规中明确对公民信息知情权的保护。随着信息时代的到来和公众信息意识的增强，公众对信息的获取有了更高的要求，对开放档案的时效性和全面性有了更高的期望，然而在现行的法律法规中，对档案具体的开放范围不够明确。特别是在档案信息化建设过程中，对网上信息的开放内容和范围，比如哪些可以全文公开，哪些只能提供目录检索，并没有明确的规定。信息时代，由于计算机技术和网络技术的飞速发展，信息的计算、存取和传播能力都有了很大的提高，网络信息容易不留痕迹的篡改和获取，人们的隐私受到了很大的威胁，因此在我国档案职业的法律法规中要加大对公民隐私权的保护。

三、档案职业在信息化时代的应对策略

1.丰富和优化馆藏结构，加快档案的数字化建设

在档案的归档范围确定和收集中，应丰富馆藏内容，优化馆藏结构，提高馆藏质量，以对国家和当地有用，对社会有价值的角度考虑，积极更新档案的归档范围，将确有价值的都列入进馆范围，同时切实开展档案鉴定工作，精简馆藏档案的内容。各专业性档案馆应淡化档案的政治性，转变重藏轻用的消极观念，以满足社会利用需求为宗旨，突出馆藏档案的社会化与平民化，以满足更多普通利用者的需求。

2.提高档案从业人员的专业素质，积极促进自身职能范围的拓展

我国档案工作者群体的文化程度和专业化水平偏低。长期以来，由于档案工作的封闭性以及档案价值实现的滞后性，使得档案工作者在该职业上难以获得成就感和归属感，工作积极性不高，自我提升动力不足。但随着信息化时代的发展，档案的数字化建设、数字档案信息的长期保存、电子文献原始性的鉴别以及各类机构档案信息资源的开发与整合，对档案从业人员的技术能力提出了更大的挑战。同时从档案利用的角度来说，由于获取信息的广泛性和时效性提高，社会公众更希望的是通过广泛收集数据、深度挖掘数据、精密分析数据而获得的能直接参与决策的有价值的信息和知识，这就对档案职业活动提供相信服务的方式提出了挑战，对档案从业人員的专业性提出了更高的要求。为此，档案部门在引进人才和专业化人力资源的建设过程中，不光要引入档案专业人才，还要引入掌握数据库存储、挖掘和分析技术以及现代先进技术的高端技术人才。同时加强对现有档案从业人员的继续教育、培训和考核，增强其对档案专业及信息相关学科的理论和方法的学习和应用能力，掌握信息时代的新技能，增强自身对数据的敏感性且有整合信息资源提供知识服务的新理念。

3.健全档案开放利用的法律法规来改善档案职业的法律环境

随着现代信息技术的飞速发展，公众对获取信息和知识有了更高的要求，使得档案信息资源的开放利用工作有了创新性发展，与此同时给档案职业法制环境建设提出了新的课题。应加强对档案开放工作的法制化管理，在无损国家和个人安全利益的同时，实现全方位、系统的开放档案，对那些可以提前开放的档案和到期不宜开发需延期开放的档案都应对其具体时间做出规定，争取早日开放，实现档案应有的价值和最大限度地保障公民的知情权，同时处理好档案开放与保密的关系。促进档案开放、保障公民的知情权的同时离不开对公民隐私权的保护，档案部门要制定出统一的对隐私类档案的利用原则，并通过法规的形式规范档案利用行为，出台档案的开放利用期限表，避免利用的随意性和人为性，保障档案职业活动中公民隐私权的实现。

信息化时代下各种信息技术的进步，为档案职业的发展转型带来机遇，同时也凸显档案职业的缺陷和漏洞。笔者通过分析档案职业的现状和信息化对档案职业的影响，提出丰富和优化馆藏，提高档案从业人员的专业素质以及建立健全档案开放利用的法律法规的发展策略，以期对档案职业在信息化时代下的转型有借鉴意义。

参考文献：

[1]安 琪，孙洪烈.档案信息化时代档案职业价值的再认识[J].黑龙江档案，2019

[2]赵春庄.大数据环境下档案职业发展研究[J].档案学通讯，2018

[3]陈 阳，赵 娟.基于职业主体的中外档案职业比较研究[J].档案，2018

[4]金秀凤.对新时期档案职业现状的调查与分析[J].山西档案，2013

[5]胡鸿杰，吴 红.档案职业状况与发展趋势研究[M].北京：中国言实出版社，2008

[6]孙学勤.社会变革时期档案职业的要求与挑战[J].兰台世界，2015

作者简介：谢翠香（1978-），女，西北师范大学档案馆馆员，计算机应用技术专业硕士，研究方向：数字档案馆建设，数据挖掘。