新时期档案管理“随办随归”的探索与实践

李娜

【摘  要】随着信息技术不断发展，电子文件大量產生，档案数据几何增长，档案电子文件数据总量增长、数据格式多样、数据来源广泛，档案管理系统进入了大数据时代。新时期档案“随办随归”管理是围绕利用互联网信息技术，改变传统的档案管理模式为重点，以加强档案工作前端控制导向，通过“随办随归”档案管理模式将档案收集、归档的流程前置，由文件形成部门负责在文件形成后的规定时间内完成档案的收集和预归档，档案管理部门对各部门提交的电子文件进行四性检查，保证档案的完整性、真实性、可用性和安全性。实现运用互联网进行交流距离的进一步缩小，交流空间进一步扩大，改变传统的观念，以“突破、创新”为理念，进智慧档案建设，打造档案管理的升级版，最终为“服务企业建设、维护企业权益，为电力发展与民生服务”的工作要求提供数据支撑。

【关键词】互联网信息技术;随办随归;档案管理

引言：档案是公司重要的知识资产和信息资源，确保档案的真实准确、齐全完整、系统规范、保管安全、有效利用，对提高核心竞争力意义重大。档案的收集整理，就是体现档案价值的前提和基础。随着公司各项业务不断增加，而且档案管理越来越规范，管理类文件归档数量呈逐年递增趋势。由于档案从形成到整理间隔时间太长，集中整理归档任务量大，存在一些档案遗失遗漏，归档质量不高的问题。

1档案管理中存在的问题

1.1一是归档种类不齐全、不完整

档案收集是丰富库藏档案资源的重要途径，是档案工作最艰巨的首个工作环节。它是档案管理工作的起点也是档案管理后续工作的支柱。档案归档类别单一，单纯注重管理类档案、科技档案收集，其余门类、其他载体档案归档较少。收集方式比较落后，缺乏创新，很多有重要保存和利用价值的档案没有得到有效管理，极大的影响了公司各部门对各类档案的利用需求。

1.2是管理类档案归档时间过于集中

依据《国家电网公司档案管理办法》，管理类档案按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则，实行部门立卷，管理类文件材料在办理完毕后次年第一季度归档，第2季度归档完毕。当年形成的管理类档案大量集中在次年上半年收集归档，间隔时间较长，出现档案遗漏、丢失风险较大。集中整理归档任务量大，专兼职档案员的时间和精力无法保证，档案归档的质量降低。

1.3项目档案归档缺乏事前培训

建设工程的各参建单位、部门应遵循“谁形成、谁负责”的原则，完成各自职责范围和合同规定的整理、归档及项目档案的编制、移交工作，确保项目档案完整、准确、系统、规范和安全。实际工作中工程建设项目部成立时，很少设立档案管理机构或安排专业档案管理人员。只在工程开工后，临时指定人员兼职收集文件材料。由于缺乏专业档案培训，临时档案员的档案工作意识不强，不注意工程日常的原始材料的积累保管，导致很多重要的施工资料遗失或不知去向，存在丢失、遗漏、损毁等情况。

1.4数字档案馆系统预归档功能利用不充分

协同办公系统可以实现公文管理与数字档案馆系统对接，办理完毕的公文直接转入档案管理系统“待整理文件”库，但也是第二年在系统中统一进行分类、归档信息填写、编目等工作，没有充分利用“预装盒”功能，只是在第二年上半年整理上一个年度的档案，工作量比较集中，档案整理的质量难以保证。

2.构建覆盖全员的档案管理网络

2.1加强组织，细化分工

按照“统一领导、分级管理”原则，全方位加强档案工作组织领导。建立领导小组总体总体领导和协调，办公室检查指导，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。健全办公室归口负责、各方面共同参与、纵向到底、横向到边的工作网络。

2.2落实责任，明确重点

办公室配备专职档案员，各部门设立兼职档案员。在人员工作变动的情况下，及时调整档案工作管理网络，以确保文件材料及时收集，不会因为人员变动造成文件材料丢失或收集不齐全。一是各部门主要负责人履行第一责任人职责，亲自研究、亲自部署，及时协调解决重点难点问题，对本部门归档材料的完整性和系统性负责。二是各部门兼职档案员按照规范要求做好整理工作，按月度进行预归档（修整、装订、编页、分类、加盖归档章等）。三是办公室专职档案员负责监督、检查、指导各部门、各专业档案收集立卷工作。

3.建立全程管控的技术保障体系

3.1提高档案日常整理水平

档案收集整理工作做得不好，就不会有完整的档案。因此，做好档案收集整理工作是做好档案工作的前提。档案管理工作的“随办随归”模式打破传统理念，优化、调整和扩展档案收集范围。将档案材料收集归档流程前置，在日常工作中实时收集归档，保证重要文件不丢失，过程记录有保障。

3.1.1电子公文预装盒

实现“随办随归”的档案管理模式，首先是进行电子公文预装盒。在协同办公系统中实施预归档的管理类电子文件通过“协同办公”与“数字档案馆”模块对接，在电子公文流转结束后填写必要的归档信息及时转入档案管理系统，实现预装盒。经过这一系列操作，最终完成电子公文归档，实现电子公文到电子档案的转化。

3.1.2管理类档案的预归档

对于公文系统里的收发文，办公室文书每月根据数字档案馆系统“预装盒”库内的归档文件目录，打印文件材料及发文阅办单或收文处理单，发文阅办单要加盖公章和签字。然后通知各部门兼职档案员领取相应的纸质文件，按照相关规定进行整理，有档案管理员验收合格后进行预归档。公司日常管理中形成的文件材料，由公司各级人员可以参照省公司下发的《县公司管理类文件材料归档范围和档案保管期限表》收集本部门日常工作中形成的有保存价值的纸质文件材料、照片、录音、录像、相关实物等，兼职档案员按照规范要求做好整理工作，实现真正的“随办随归”。

3.1.3建设项目档案的预归档

一是檔案部门根据工程项目年度计划，将整理归档及档案验收步骤纳入工程项目整体计划，及时掌握项目竣工投运时间，通知工程项目牵头部门组织参建单位进行组卷整理归档。从工程项目开始立项、筹建、设计阶段就指定项目档案专责人，档案部门充分学习吃透国家电网公司《电网建设项目档案管理办法》和《电网建设项目档案整理规范》，明确归档范围、保管期限和统一的整理标准，对项目档案专责人进行事前培训。二是项目档案专责人按照项目档案归档范围，对项目建设过程中形成的文件材料进行“预立卷”，即在项目文件形成并办结后，立即对项目文件进行收集并进行预分类、预排列、预编号、预编目，将档案整体工作前移，分解工作量，从而从源头上控制档案收集内容的完整性和系统性，保证工程项目档案收集的真实性及准确性。三是参照《建设项目档案监督指导工作指南》，工程项目在项目立项时，档案部门就做好登记，将项目档案验收做为工程项目竣工验收的必要条件。项目档案验收工作由档案部门联合相关行业档案专家或工程技术专家完成，验收结束后，由验收小组出具整改通知或验收意见，确保工程项目档案完整、准确、系统。

3.2加强档案的日常监督检查

推行“随办随归”的档案管理模式，各业务部门将预归档的档案通过数字档案馆系统推送至档案管理部门进行审核，档案管理部门只需根据系统提醒定期处理待办事务中的归档申请，对预归档库中的电子档案进行四性（完整性、真实性、可用性和安全性）校验，校验合格的电子档案纳入归档库，档案管理部门可以通过系统直接向申请部门发送及时提交实体档案的通知，保证电子档案与实体档案的同步归档。不合格的文件，档案管理部门可在线对申请部门进行业务指导，监督指导相关部门对相关材料进行完善或补充，直至收集完善后重新发起归档申请。

3.3加大档案开发编研力度

充分利用档案信息资源优势，对库藏档案进行深层次加工，通过“随办随归”后可减少档案管理部门的档案收集工作投入的时间，将更多的时间投入开展企业年鉴、综合统计简析、企业运行态势分析等深度编研，提高档案利用效率。创新做好档案利用工作的宣传，力求把沉淀档案变为鲜活信息。充分利用微视、网络、微信等新媒体，发挥“一网四微”作用，变传统的“单媒体”传播为“全媒体”传播，把“有意义”的事做得“有意思”。

3.4提升档案利用服务水平

档案工作“应收尽收、应归尽归”，归档电子档案数量大幅增加，归档范围延伸到公司各个业务领域，在档案利用服务环节上可以进行简化、优化，在系统内网公布档案查阅利用流程，实行“一次性”告知服务，让查档者“一次办结，一次办好”。因此，推行“随办随归”的档案管理模式不仅能够符合国网公司档案管理的要求，同时可以实现“增量档案电子化”的要求，通过内部网络终端能实现档案信息系统的异地查询，通过推行网络利用，既优化了库藏档案管理手段，又大大提高了档案利用效率。

4.结语

采用“随办随归”档案管理模式，围绕企业中心任务和重大决策，能够确保档案收集的完整性、准确性和及时性，提升档案在企业基础管理、风险防控、依法治企、文化传承和核心竞争力体系构建中的位置，全面提升档案工作的价值作用。同时，能够减少档案原件的遗失遗漏，降低原件丢失风险，减少档案管理部门的工作压力，提高工作效率。为档案管理部门节省大量的档案收集整理时间，让他们有更多的时间留在对档案数据的统计分析上，充分利用大数据等新技术，优化档案业务管理模式，积极探索智慧档案管理，推动档案工作持续创新发展，进一步提升档案的潜在价值，为公司管理的决策提供数据支撑。

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（作者单位：国网山东省电力公司德州市陵城区供电公司）