如何加强档案管理的素质培养

李进卫

一所单位就像一个小社会，部门机构多，形成档案门类多，数量大。这就需要在全校建立一个相对比较完善的档案管理工作网络，从最基层开始，每个立卷单位都要配备一定数量的兼职档案员以及分管负责同志，由综合档案室进行业务指导和监督检查，通过层层推进的方式，确保单位档案收集齐全、整理规范、便于检索和提供利用，为学校健康有序的发展和建设提供优质的服务。

一项工作要想得到更好地开展，“人”的因素，至关重要。对此，围绕加强档案员的素质培养，我谈一点自己的看法和见解。

一、加强思想教育，增强档案管理员的工作积极性和主动性

由于工作的特性，一般来说，当一部分的档案管理人员主动工作的意识比较弱。究其原因有二：一是对档案工作的重要性认识不足，二是日常的文书档案工作得不到大家的理解和支持。为此，“档案工作领导小组”要积极争取单位主要领导对档案管理工作的重视，同时，要关心和支持档案员的工作，对其进行有针对性的职业教育，鼓励他们树立专业思想，想方设法为档案员做好文档工作提供时间、创造条件，调动其工作积极性，唤起工作热情。

二、开展各种形式的宣传工作，增强兼职档案员的档案意识

增强档案意识不但要加大宣传力度，还要注意形式的多样化。通过持久的宣传工作，全校教职工普遍对档案和档案工作有了新的认识。在学校里形成统一领导，分级管理，一级抓一级，上下齐努力的良好大环境。

三、强化专业培训，全方位提升其素质能力

针对档案员日常工作繁多、工作变动频繁、新手多、专业水平低等特点，要有目的地进行业务培训。首先，要循序渐进，加强专业基础知识教育和基本应用技能的教育，适当减少纯理论知识的介绍，急需什么讲什么，切实提高专业知识水平。针对由于某些原因而更换的新上岗兼职档案员，要进行档案管理的基本知识和基本技能、实际操作方法、文件价值鉴定的原则和方法等内容的培训;针对不同门类档案的实体管理要进行党政管理档案、实物档案、多媒体档案等的培训，全面提升档案管理人员的能力和素质，以更好地开展工作。如果培训方法不当，要求不严，学习后不复习又不实践，不久便会忘记，到用时又不会，肯定影响工作。因此，对于一年一次的立卷工作来讲，档案室指导人员应当不怕麻烦，每年都在立卷前组织一次专门培训，以保证立卷工作顺利进行。在培训方法上，可以根据实际，采取“模拟启发式教学法”，就是先举例教学，再模拟实践，后启发引导。改变过去那种在培训班上满堂灌的之后教育方式，杜绝照本宣科和平铺直叙的讲课方法，要通过大量的实例，讲述立卷知识，在文档人员对立卷工作具有感性认识的基础上，拟制大量文件标题，让文档人员根据实例进行模拟立卷，指导人员根据实例进行综合，结合不同单位的特点进行启发性引导，使兼职档案员能够根据本单位情况掌握文件材料的收集、分类、立卷等工作程序和基本要求，全面掌握立卷的方法和技能，以保证档案管理工作高效有序开展。

四、做好重点项目、重大活动和突发事件档案的业务指导工作

及时指定专人跟踪指导学校重点项目、重大活动和突发事件档案的归档工作，积极主动联系归档文件的相关事宜。特别是对于学校多个部门共同组成的临时工作小组和专项活动形成的文件，档案室及时进行归档范围制定和归档文件整理的指导和培训工作。做到特殊事件特殊对待，最大限度地做好各项重点项目、重大活动和突发事件档案的业务指导工作。

五、建立健全并强化档案工作网络

建立健全并強化档案工作网络是一项细致的工作，需要领导重视，各立卷部门积极配合，各兼职档案员大力支持，以及综合档案室的努力。应当把学习、宣传、贯彻、落实《档案法》和《山东省档案条例》，增强兼职档案员的档案意识，全面提高兼职档案员的政治素质和业务素质作为档案工作的重点来抓。只有这样，才能培养一支热爱档案工作、业务过硬的专兼职档案员队伍，使整个档案工作网络有序、高效地运行，提高案卷质量，为建设开放型、智能型、研究型的现代化学校的档案管理体系奠定良好的基础。