电力企业会计档案电子化管理研究

桂立振

摘 要：档案能够反映一个单位或企业的全局发展历史，而会计档案作为企业档案的重要组成部分，承载着企业成本支出，收入分配等具体财务管理状况，对企业确定发展战略目标，谋划工作思路，编制预算决算，开展审计评估具有不可替代的作用;高质量的会计档案管理同样能够反映一个单位的工作态度和精神风貌。近年来，国内国际内外部形式日趋严峻，审计巡视巡察越来越深入细致，对电力企业会计档案管理水平提出了更高的要求。

关键词：会计档案;电子化管理;电力企业

一、主要背景

随着社会不断进步、信息化技术得以在各行业迅速发展应用，极大地提高的工作质量和效率。然而，作为企业财务管理的重要资产，会计档案由于其自身的特点在多数机构依旧保持着纸质管理的原始状态，企业大都仅保留“一套账本”，不仅其安全性问题不容忽视，会计档案发挥的效力也很有限。滞后的管理理念与企业快速发展的新形势和新要求极不适应，严重影响企业的全面健康发展。

二、存在的主要问题及分析

1.会计档案电子化管理制度体系不健全

由财政部、国家档案局令第79号发布，2016年1月1日起施行的《会计档案管理办法》（以下简称《办法》）是各企业实施会计档案管理的指导性文件。然而电力企业结合实际，依据该《办法》仅制定了会计档案整理规范的通用性制度，并未针对电子会计档案管理规定更为细致的工作规范，会计档案电子化实践缺少较为系统性的指导意见和操作规程。

2.会计档案电子化管理认识不够

《办法》第三条“会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。”明确了电子会计资料是形成会计档案的重要部分;第七、八、九条进一步说明了电子档案形成方式和鉴定、保管要求，明确了电子会计档案的重要地位。

然而，由于现行的会计档案管理勉强能够满足企业管理的需要，档案管理者缺乏创新精神，会计档案的电子化就得不到足够的重视;再者，会计档案电子化探索必然带来一定的安全风险，包括档案泄密、篡改、损毁或丢失等，多数企业管理者就不必要或不愿承担由此带来的后果，这也间接导致了会计档案电子化管理进程缓慢。

3.档案管理基础业务建设落后

档案管理重视程度不够必然带来档案基础业务建设的落后。一是档案设施设备问题，很多企业以然存在着档案库房老旧，档案库房无法完全满足档案库房建设标准;档案管理人员素质参差不齐，年龄普遍较大，学历偏低，缺乏档案管理和信息化技术的专业知识储备，无法适应档案管理工作更新升级的需要;档案管理信息系统建设迟滞，资金和设备投入不够，缺乏档案管理信息系统的专业人才和培训机构，或电子化管理平台形同虚设，无法发挥其应有的作用，阻碍了企业信息化管理水平提升。

三、会计档案电子化管理研究

1.建立会计档案电子化管理制度体系

推动会计档案电子化管理，首先要做到有据可依，就是建立一套规范有序，涵盖档案收集、鉴定、整理、归档、查询利用、销毁一系列流程、全生命周期管理的制度体系。进一步落实电子档案管理工作责任制，明确各流程档案管理人员的职责和工作要求，指导档案工作具体开展，实现全生命周期电子化管理;同时，注重电子与纸质档案管理同向发力，共同保障企业财务健康。

2.完善档案设施设备建设

按照国家档案馆建设要求，推进建设标准化档案用房，从根本上保证档案的安全性和档案人员工作环境。确保合理的经费投入，购置完善档案工作设施设备，提高“出生”档案的整体质量。建立信息化管理团队，建设一套“跟得上”时代的信息系统，研究提升档案管理系统的便利性、安全性和可靠性，实现档案从收集到利用的一体化管理，提高档案管理信息化水平。

3.提高档案人员综合水平

企业在选拔培养会计管理人员时，要注重专业素养和创新精神，要严把档案工作入口关，不能把档案管理人员视同圖书管理员角色，积极引进高层次专业会计档案人才。能够收集、整理、鉴定有价值的会计档案是档案从业人员的基本素养，要持续加强会计档案人员培训和再学习，鼓励档案管理人员积极进行专业技术创新，激发其创新争先的工作热情。同时，注重提升会计档案管理人员的保密意识和信息系统学习使用能力，争取建立一支政治素质优良、专业素质优秀的年轻档案工作队伍。

4.强化档案宣传，提高档案利用效果

档案工作的最终目标是利用，挖掘档案的潜在价值是档案工作者的工作任务，要建立科学合理的档案编研与开发利用机制，使档案室成为企业历史的一面镜子，为企业未来的发展提供一定的经验借鉴。切实加强档案宣传，让员工充分认识到档案工作的重要性，树立员工日常积累档案资料的工作意识，积极建立专兼职宣传队伍，纳入企业宣传工作统一谋划。

四、结语

本文对当前会计档案管理现状和电子化管理目标进行了分析讨论，会计档案的电子化管理必然跟着档案管理工作的大潮流成为一种趋势。然而，如何在会计档案电子化管理过程中保证其保密性、安全性和完整性仍有许多工作有待进一步研究。

参考文献

[1]丁晓阳.浅析新时期我国档案保护的技术问题与对策[J].信息记录材料，2018（6）：247-248.

[2]财政部、国家档案局 会计档案管理办法，2016.

[3]张秀丽.浅议高校会计档案管理[J].工作指导，第319期：143-144.