大数据时代高校学生档案管理与利用探讨

仝英

摘 要：随着信息时代的快速发展，对于高校档案的管理也提出了新的要求，传统的纸质版管理慢慢地转变为大数据化的管理，所现阶段的大数据时代将迎一个新的挑战，这会给各大高校管理者和学生带来了便利，无论是从档案的收集还是对于档案的储存，大数据的技术更是可以发挥巨大的作用，并且为高校的档案管理利用提供一个好契机。有鉴于此，本文在通过对相关文献以及自己多年工作经验情况下，主要就大数据时代高校学生档案管理与利用展开探讨。

关键词：大数据;高校学生档案管理;新时代

在这个信息不断扩增的新时代，网络用户对信息技术提出了更高的要求。特别是对于高校学生档案管理工作这一方面，传统的纸质档案管理已经远远跟不上时代的节奏。因此，大数据化的网络信息储存为了高校管理者提供了一个优质的平台。相比而言，大数据化的网络管理比传统的纸质档案管理更适合高校学生，保存的方法更加的简单方便。与此同时，这种新的挑战，对于广大高校管理者和学生都是一个全新的体验。

一、高校学生档案管理的现状

许多高校学生档案的现状，还是走传统的纸质档案管理的路线，但是毋容置疑，科技推动了时代的变化，近几年来，各个高校都在扩收学生，人数倍增。传统的纸质档案管理已经不能满足现代高校管理者对学生的管理，从中会增加了档案馆的工作量。传统的纸质档案如果保存不好，往往很容易导致档案信息因此而丢失。在这种情况下我们应该充分利用起当前大数据时代下相关信息技术来开展高校学生档案管理与利用工作。在这一方面中，大数据化的档案管理更胜一筹，它免除了烦琐的工序，方便广大高校学生查找，不易丢失，所以大数据成为了高校管理学生档案的一个方法，可以通过大数据的分析，清楚地了解高校学生的情况。通过各种各样的数据显示和学生在校表现情况，辅导员给的评判中，了解到每一个学生的情况，更好地方便高校管理者管理学生，并且在学生发生突发情况下，做出适当的防范措施，同时可以提供一系列的理性决策。

二、大数据时代下高校学生档案的需求和挑战

1.高校对学生档案的需求

结合实践来看，大数据时代背景下高校学生档案管理工作要更加细化、精简、系统、深化，能更好地实现最优管理和分析决策。为此要做出相应地改变：

（1）学生档案数据的改变

在传统的纸质档案数据中，有便利的一方面，同时也有烦琐的一面。时代的变化，信息量的增长，相关的档案也应该迅速的增长。学生的档案信息量已不是传统纸质的保存能满足的，大量个人档案不仅需要占据不小的存储空间，同时收集与分类归档工作困难性也大大增加。同时高校在面对着大量的学生档案保管、提取以及利用上都会面临着极大的挑战。

（2）快捷方便的需要改变

传统的纸质档案需要做好样品，打印出来，学生填写，回收一一放入档案袋，这一过程是需要花费很多资源。而在科技不断发展的情况下，这就意味着学生档案信息不仅时效性更高，并且提取与利用也更为便捷。从实际情况来看，目前不少高校已经逐步开展学生档案数字化管理工作，并且也取得了一定成绩，然而现阶段比较突出的一个问题在于尚未建立起一套高效的信息管理系统，这样不仅会导致学生档案数字化管理与相关信息利用效果大打折扣。

2.大数据时代下高校学生档案的挑战

时代不断变迁，信息不断更新以及学生档案管理与利用要求地不断增加，在这种情况下各大高校学生档案管理工作将面临着越来越多的挑战，我们如何有效地应对它们就成为了当前一大主要任务。

（1）学生档案安全的挑战

不管是传统的纸质档案信息还是大数据时代的信息，安全保障是一个很关键的问题。学生档案里面有很多信息是很隐私，为了防止信息泄露，档案馆必须要做好安全這一方面工作。

（2）学生档案数据的挑战

①数据存储与记录的挑战

如何更为有效地做好学生档案信息存储与记录是当前我们所面对的一大难题。在以外由于各种因素所致，学生档案记录往往是其基本信息，在校的经历，政治表现，奖励状况等。这些信息远远不能掌握学生的在校的动态情况。近几年这项工作内容在不断增加，虽然部分高校增多了诸如社会实践、实习等方面记录内容，然而事实上它们还是不能满足当前社会和高校对于学生信息全面掌握的要求。大数据化存储要扩大，高校必须在这一方面要做出改变。这些记录和存储导致学生档案资料数量的指数增长。数字化的档案管理将迎来一个全新的视角。

②数据化处理的挑战

高校档案馆在处理海量化的数据上存在的比较严重的问题。在大数据时代，满足现代用户对信息的多样化、高效化、个性化、专业化的需求。这已经不是传统的纸质档案管理能够解决的。大数据化的网络可以从海量数据中，根据学生档案信息中提取更加有效的信息。因而为了达到这一目的，这就要求我们构建起一套具备自动化分析、搜索以及提取功能的档案数据库系统，这样将会极大程度地提升高校学生档案信息管理与利用效率。

三、大数据时代下高校学生档案管理的措施

1.大数据高校学生档案的收集

为了促使高校更好地管理与利用学生档案信息，这就要求我们基于大数据背景下对其开展统一化管理。首先目前不少地方学生档案收集标准上存在着一定问题，主要为各大高校对学生档案的收集都缺乏一个统一的标准，不利于进行大数据分析，为此，档案馆应该制定一个统一标准。比如，让高校辅导员统一进行动态输入，以方便大数据的提取，这样才能有助于科学全面系统地反映高校学生动态发展变化。高校在收集学生档案收集时，确定有一个有效的目标，建立一个档案库，扩大数据收集范围。不仅仅是收集传统的纸质学生档案，还应该包括其在校、社会实践以及实习等相关信息，我们除了可以用电子文档形式以外，还可以利用视频等方式将其收集好，这样既确保档案信息全面性，又避免了单一文字的枯燥。

2.大数据高校学生档案的管理

对于高校学生档案的管理必须充分利用数字化技术，很多高校特别重视档案的数字化技术，可以把所有收入的档案进行数字化处理。高校档案馆必须有计算机技术的人员，做好一套完整的管理系统，该系统不仅可以更好地服务于管理者和学生，还能根据学生的需要，自动提取出模糊的、潜在的数据，从而挖掘出学生中更多的隐含信息，也能够把学生的个人隐私保护起来。有效地减少资源的浪费。并且对档案馆的人员要进行专门的培训，重视学生档案的管理。

3.大数据高校学生档案的利用

大数据化信息的有效利用才是一个高校学生档案管理的重点。对于高校学生档案的工作，档案馆的管理者要做到最大化的利用。因此，改变传统的纸质保管方式是第一个步骤，快速建立学生档案信息的网站系统，利用好学生对网络的兴趣，提高大数据化的网站信息处理器。该处理器能解决学生信息查询网络崩溃问题，优化了高校管理者对学生的掌握情况，为之后的管理方式提供更为有效的信息采集。大数据化的档案管理最大化的解决高校与其他高校的连接，各自档案馆的人员可相互学习，讨论，合作。但学生的档案信息是不可泄露的。这样可以让智能化的档案数据提升到一个更高的新层次，实现档案管理自动化。

4.大数据高校学生档案的保护

信息时代的快速发展，高校学生对于隐私较为敏感。为此，大数据下的高校档案管理必须要满足安全这一方面。档案馆要做足这一方面的工作，可以在网站外围设置一个安全系统。系统里面的程序不会因为广大用户的使用而产生网络崩塌。

四、结语

总而言之，面对大数据时代所带来的信息技术革命，更好地促进传统的纸质档案管理工作发展，让传统的模式转变为数据化的管理方式，更好地为管理者提供高效管理，保管好学生档案信息。所以这就需要高校务必紧贴大数据时代这一背景，并借助于相关技术来开展学生档案管理与利用工作，把它作为一项全新的工程。不断收入学生的最新信息，从而为高校与企业准确掌握他们情况打下坚实基础。另外，高校在条件允许下可以引进一些更为先进的信息技术或者软件，以此提升档案管理与利用效率，并为毕业生提供更有价值的信息，促使高校学生档案产生最大的社会效益。

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