关于高校档案管理质量保障体系构建的分析

摘 要：在高校管理工作当中，档案管理是高校管理的基础以及重要组成部分，高校管理的质量直接影响着高校人才的培养和高效发展的方向，高校的档案不仅仅记载着高校人才培养的步骤，也记录了教职工员工的智慧结晶。本篇文章就分析了我国现阶段高校档案管理工作的弊端，并且根据我国高校档案管理中存在的问题，提出了一系列的解决措施。

关键词：高校档案;管理;保证体系;分析

一、高校档案管理工作现状

在高校的建设工作当中，高校档案管理工作十分重要，高校的档案管理不仅仅记载着高校人才培养的计划以及各种科研成果，同时在各种各种活动开展过程当中也起到了引导作用。高校档案指的是高校从招生、教学、管理等活动当中直接形成对学校、社会有价值的文字和图表，这些文字和图表记载着高校发展的历史以及发展方向，对高效的建设有着巨大的推动作用，高效的档案不仅仅记录了需要发展的历史，同时也凝聚着全体教职工的心血和智慧结晶。随着互联网技术的广泛应用，高校档案的管理工作也有了一定的进步。由于高校档案在高校中有着很重要的地位，高校档案管理工作也面临着巨大的挑战和机遇，传统的高校档案管理方法已经不能适应现阶段社会教育改革的新需求。因此，高校的各个部门应该在这样的环境下，不断创新提高高校的档案管理水平，实现档案管理里工作的可持续发展。

二、高校档案管理中存在的问题

高校管理层面上的档案意识薄弱。很多高校并没有按照相应的规定进行档案的归档，有一些高校即使制定了相应归档的准则，但是并没有落到实处。除此之外，大部分高校档案管理人员的服务意识非常薄弱，对高校档案的建议和管理缺乏足够的认识，只能做一些常规性的归档工作，这种情况十分不利于高校档案的管理。

高校档案管理工作缺乏长期性的发展规划。众所周知，高校档案管理在高校发展中有举足轻重的地位，所以，其深受各领导管理人员的重视，管理工作较之前相比有着很大的提高。虽然这些工作在短时间内取得了一定的成效，但是由于管理的持续力不足，缺乏长期性的规划，很多管理工作的干部对档案管理存在认识错误，甚至其中部分人错误的认为档案管理的存在无意义，缺乏档案在学校中的认识，最终造成档案管理工作只是停留于形式，起不到真正的管理作用。

档案管理工作不够规范。目前，高校档案管理程序不够规范化，制度化。例如，收集工作不严谨，不规范，在档案收集的过程当中，由于档案管理制度的落实不到位，就会出现某些档案想交就交，不想交就不交的现象。其次就是档案整理不规范。由于档案整理人员的专业素质较差，在整理档案时缺乏一定的规范性和有序性，这就使得高校档案管理工作较为混乱，管理人员整理出现的档案内容与实际整理的文件不能对应，甚至会出现卷内资料漏失的现象，最后就是档案保管不规范。由于档案管理人员对于档案外借不够严格，档案出现了不能按期归还的现象，因此造成学校内部档案材料不齐全或是不完整的现象。

档案管理硬件设施落后。由于许多高校的管理人员对到案管理存在错误的认知，对档案管理事业的经费投入不足，就使得档案管理的各种设施十分落后，没有办法满足档案库房的实际需求在库房中很容易发生，档案的丢失和损坏。

档案管理手段落后，信息化程度不高。目前我国高校的档案管理工作人员中，使用传统的手工管理方法的现象依然普遍，这样不但增加一定的工作量，且无法提升工作效率。随着信息技术的广泛应用，传统的手工高校档案管理方法已经不能满足现今时代的发展需求，因此，我国目前高校的数字化管理和理想状态存在着很大的差距。

三、高校档案质量管理保障体系的构建

建立健全高校档案管理的体系和高校档案管理规章制度，建立科学有效的管理体系有助于档案工作再高校的开展。学校在开展到管理时，首先要建立健全各种管理体系和保障制度，可以设立专门的管理机构，这一机构具有公开性，受其他各部门的监督，并且在电子科学技术飞速发展的今天，互联网技术应用到了各行各业，传统的高校档案管理技术已经不能满足现阶段社会发展的实际需求，因此，为了保证高校档案管理的蓬勃发展，档案管理工作必须进行不断的改革适应当前的管理局势。同时，要使档案管理制度建立在符合实际情况的基础上。规范制度化的档案管理和逐渐完善的管理机制，使得档案管理可以更好地服务于社会和学校。学校在进行档案管理时，也应该充分利用地方立法的权限，建立起一套具有学校特色的档案制度使得档案管理走向规范化和科学化。

加强当管理团队建设，明确团队绩效考核和奖惩机制。在档案管理过程当中，档案管理人员的职业素养以及管理能力在质量管理体系当中起到了十分重要的作用，因为这些管理人员的职业素养直接影响着高校档案管理的质量。因此，高校就应该重视和不断加强档案队伍的建设，提高档案管理人员的综合素养以及管理创新能力。比如说在高校档案管理开展之前，要加强档案管理人员的岗位前培训以及继续教育，不断丰富岗位人员的知识以及管理能力。除此之外，还有加强对科学技术以及云计算等新型科学理论的学习，使得档案管理人员可以运用现代化的思想，为高校档案管理工作服务，不断培养档案管理人员的创新思维和创新能力。最后，学校还应该建立档案工作的检查以及奖惩机制，对于懒散和不重视档案管理工作的人员进行处罚，而对那些积极认真，善于管理的人员给予表彰和奖励。提高管理人员的工作积极性，为自身构建出一支具有优良作风，敬业职守的高校档案管理人才队伍。

实现档案管理的科学化。利用信息化技术管理高校档案。随着我国现阶段社会经济不断的发展，各种信息设备融入到了人们的工作和生活当中。档案管理也不例外。新新设备以及信息技术给人们生活带来的巨大的便利，因此，在高校档案管理工作当中也应该应用先进的信息化管理技术，使得高效的但管理真正适用于现阶段的时代要求。因此，在进行档案管理之前，高校就应该促进档案管理人员培养信息化的管理工作理念，认真落实档案管理的信息化工作方式，比如说在建立档案管理系统時，一定要对档案的建立质量进行严格的把关。

由于传统的档案管理一般都是纸质档案管理，这就导致档案的使用价值和利用价值的发挥受到了很大的限制。因此，传统的档案管理方式已经不能满足我国现阶段信息化的社会需求。除此之外，由于高校档案具有一定的复杂性，传统的档案管理会拥有极大的采集量，使得工作人员的管理压力很大，加大了管理人员的工作复杂性，工作人员在这一期间很容易出现差错，而信息化的档案管理模式可以大大减少工作人员的工作压力，减轻工作人员工作的复杂度，高校通过引进各种先进的信息化技术，真正意义上实现了档案的自动化归类，提高了档案管理人员的工作效率以及档案管理的质量。除此之外，高校还应该开发档案信息发布网站以及微信公众平台等，利用这些方式对档案信息资源进行有效的整合，开发和利用，还可以建立智慧档案，促进高校档案管理向智能化和精细化转变。利用这种方式可以开发各种民生档案，以此实现网络上的档案资源共享。此外，还可以建立网上展厅，向外界人士展示学校发展的历史以及各种科研成果，提高高校档案公众服务的能力和水平。

提升档案安全保障监管能力。为了真正提高高校档案管理的工作质量，就应该实现高校档案的信息安全保障。为了实现这一目标，高校就应该在档案管理工作当中配备现代化的安全管理设备，采用先进的保密技术和材料，积极改进目前的档案管理保密的环境。其次，还应该建立健全各种档案安全制度，形成人防，物防和技防三位一体的档案安全保障体系。管理人员也应该利用各种新型的手段保障档案的安全。建立健全档案信息管理系统安全保密防护体系。高校要加强档案信息公开发布保密审查，确保高效的个人档案信息开放，并且可以安全利用到服务当中。另外，还要建立健全档案安全应急处理机制，保证档案遇到被盗风险时，可以及时采取应急措施，确保档案受到危害时可以被优先抢救和妥善处理，最后还要不断建立和完善档案灭被机制，做好各种重要档案的数字化登记备份工作。对于重要的电子档案和数字化成果进行实时的备份，全面提高高校档案安全保障的水平，确保高效的档案可以被安全的管理和利用。

加强档案的利用工作，积极开展档案研究。我国高校档案部门收集档案的根本目的是为了满足广大师生对档案资源的利用需求，因此，为了加强高校档案的利用工作，高效，就应该从档案利用办法制定入手，建立档案阅览室，为学校的学生和老师提供档案阅览服务。其次还要加大檔案的开发力度，根据现有的档案，总结学校年度汇编工作，更好地保证档案可以为学校建设服务。除此之外，还要加强档案信息的编辑服务，利用高校的各种科研成果，加强档案的编辑，更好的为师生和社会服务。最后，学校要开展档案研究工作，根据某一课题积极的开展学术交流，提高档案管理人员对档案管理工作的认识。

总而言之，随着我国社会经济的不断发展，我国高校的档案管理工作也应该满足时代的发展变化，利用先进的信息技术，建立健全档案管理制度保障体系，除此之外，高校也应该对管理人员进行管理技能培训，提高档案管理人员的创新能力，不断建立考核机制和奖惩措施，提高当管理人员的工作积极性。最后，还应该加强档案的安全保障监管能力，保障档案管理工作的质量以及安全。

参考文献：

[1]邬雪军，杨晶晶，孙安宁，金献夫.高校档案管理质量保障体系的构建[J].办公室业务，2018，（11）.

[2]黄梅英.探究高校档案管理质量保障体系建设[J].人力资源管理，2018，（1）.

[3]周建琼.高校档案管理质量保障体系建设[J].黑龙江史志，2015，（11）.

作者简介：陈秋妹（1975-），女，汉族，广东饶平人，广东社会科学大学助理会计师，大学本科，学士学位，研究方向：管理。