办公自动化中计算机信息处理技术的应用

摘要：计算机办公自动化是以计算机技术为基础发展而来的一种新型办公模式，在工作中已经发挥着越来越重要的作用。在计算机办公自动化实际应用及发展中，对于其要求也不断提升，因而促使计算机办公自动化实现更好的发展，并且对计算机办公自动化实行创新也就十分必要，使计算机办公自动化能够与实际需求更好地满足。主要就计算机办公自动化发展及创新进行分析，为计算机办公自动化的更好应用及发展提供依据与支持。

关键词：计算机;信息处理技术;办公自动化

中图分类号：D326文献标识码：A

1计算机办公软件概述

办公自动化是面向组织的日常运作和管理，学生和老师使用频率最高的系统应用，自1985年国内召开第一次办公自动化规划会议以来，办公和教学自动化系统在应用内容上的深度与广度、IT技术运用等方面都有了新的变化和发展，并成为不可缺的核心应用系统。主要推行一种无纸化办公模式。目前，对办公室计算机办公软件还没有明确的界定，但从微观角度来看，办公室计算机办公软件指的是对文档等文字资料的编辑以及对文档内容信息化管理;而从宏观角度来看，办公室计算机办公软件指的是以计算机信息技术为基础的办公室信息系统，日常的办公中应用这一系统能够实现办公流程的自动化、信息化以及智能化，不仅能够提高办公效率，还可以实现信息的交流与共享。

2计算机办公自动化具备的功能

2.1计算机办公自动化的文档管理功能

对于计算机办公自动化而言，其在实际应用过程中所体现出的各种功能中，最为基础的一种就是文档管理，在这一功能得以较好应用的基础上，对于企业办公中涉及到的各种文档能够实现分类，并且对这些文档实行存储，而后将这些文档资料在一个程序中实行归档，也就能够在今后应用这些稳定时更便捷地进行搜索查找。在文档管理过程中，其并非简单地在计算机中存储文档，而是需要利用自动化等方式对文档实行管理。对于所涉及的文档资料比较多的一些企业而言，若仅仅存储文档而未能够对其实行有效管理，也就无法使办公过程中计算机的作用实现充分发挥。因此，在文档管理系统中，需要对文档管理效率进行积极应用，从而使人工管理档案时间能够得以充分减少，另外，需要注意的一点就是在文档管理系统的实际应用过程中，需要对其安全性能实行进一步完善，使文档安全性得到更好保证。

2.2计算机办公自动化的信息交流及共享功能

在企业各项工作的实际开展过程中，且能够使各个方面的信息实现有效交流，其前提及基础就是对有关信息交流平台进行构建，在该平台中可对企业一段时间内的信息进行公布，并且企业工作人员也能够利用该平台实行工作经验的相互交流，还能够实现相关资料的传输。就目前实际情况而言，在企业内部信息建设主要就是在局部网之内，需要专门人员实行维护及管理。在信息平台利用的基础上，在企业内部可实现信息交流及信息传递，使工作人员效率实现有效提升，尤其是对于规模比较大的一些企业，信息平台在实际应用中所发挥出的作用也更加明显。

3办公自动化中计算机信息处理技术的应用

3.1基本办公自动化软件

目前，企业在办公过程中使用的文字处理软件有wps办公软件、基于windows操作系统的办公软件：办公系列和基于网络的文字处理软件。值得注意的是，这种文字处理软件有其优点，例如wps办公软件在文字处理功能上较强，同时也提供了一个免费的过程应用版本，占用的电脑设备内存较小，所以它被人们广泛使用;网络文本处理软件需要浏览器的支持来操作文本，不需要计算机系统提供其他软件的支持，但由于其编辑任务复杂，无法胜任，办公系列办公软件的开发与兼容，为办公单元的办公自动化管理提供了方便，也得到了人们的广泛应用。在办公过程中应用文字处理软件不仅可以提高办公效率和质量，而且可以實现无纸办公的目标。

3.2数据处理表格

数据电子表格处理技术具有的简便、快捷等优势，同时有着强大的数据表格处理功能，传统办公中主要是以人力的方式处理计算各种数据，这种方式不仅效率低，且浪费了人力物力资源，还难以保证工作质量，极易出现计算误差问题。而在办公中应用计算机电子表格处理处理技术，在面对一些较难的数据计算时，其能够削减重复繁琐的计算过程，有助于提高各种处理计算效率与准确性，在很大程度上提高了企业办公效率。

3.3图文制作

图文制作是企业办公中的主要部分，其中包括图像、语音、视频的处理等，以往工作人员在处理这些工作内容时，耗费的时间相对较长，尤其是在信息收集与处理方面，人工的方式处理效率相对较低，不仅使企业人力物力耗费量增大，且收获的效率相对较差，在很大程度上影响了企业各环节的顺利开展。将计算机信息技术中图文制作及演示文稿软件应用于企业办公中，可以在短时间内计算相关的工作报表，不仅使得工作效率得到提升，且能够使计算结果的准确度得到保障。在办公中应用图文制作软件，能够使以往文字不丰满的现象得以解决，工作人员通过借助多媒体设备进行演示文稿的处理，发挥其具有的图片、文字、音频、视频于一体的优势，有助于大大提高办公效率。

4计算机办公自动化发展趋势

首先，在计算机办公自动化今后不断发展过程中，培养复合型人才必然会成为十分重要的一项内容与方向。对于计算机办公自动化而言，其专业性及技术性比较强，对于每个环节的实施均需要进行熟练操作，因而需要使计算机办公自动化系统与实际工作的开展实现有效结合，在保证企事业单位内具备高素质技术人才及专业人才的前提下，才能够保证计算机办公自动化的作用实现充分发挥，在工作人员充分掌握相关专业知识的基础上，才能够促使计算机办公自动化实现长远发展。其次，在计算机办公自动化今后发展过程中，相关自动化设备也会进一步提升性价比，这些都是基于通信技术及计算机技术发展，从而可使新技术得以不断出现及应用。同时，人机交互界面也能够实现进一步完善，相关操作系统能够实现进一步优化，从而可在较大程度上提升其形象性以及直观性，这在办公自动化技术进一步推广及应用方面具有十分重要的作用及意义。

结束语

为提高市场竞争中优势地位，各个行业在办公自动化管理过程中应用计算机软件，既提高了办公效率也改善了办公质量。同时，在高等专科院校中发挥计算机软件对办公自动化管理的积极作用具有重要的意义。另外，计算机办公软件作为推动办公自动化管理不可缺少的科学技术，需要加强对其的创新力度，使之适应满足飞速发展的时代要求。

参考文献：

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[2] 智燕.基于计算机信息管理的办公自动化研究[J].信息系统工程，2015（12）：59.

[3] 董晓娜.办公自动化对计算机信息处理技术的运用[J].电子制作，2015（24）：46.

作者简介：

唐华  眉山 1981.5 本科 副教授

（作者单位：眉山职业技术学院）