医院人事人才档案管理工作的开展与提升举措

董媛媛

摘 要：随着医疗体制改革的不断推进，我国各医院的内部环境发生剧烈变化。人才档案管理作为当下医院管理工作中重要组成部分，也是保障医院有序发展的前提。档案管理水平与医院信息服务的水平有直接联系，也直接影响医院的核心竞争力。本文将从当前人才档案管理存在的问题入手，对此提出相应的解决意见，希望医院人事人才档案管理工作的水平得到提升。

关键词：人事档案;人力资源;有效措施;具体问题

我国当前人事档案管理工作存在诸多问题，主要是因为医院缺乏重视程度、管理工作难以落实、管理手段较为传统，最终导致档案原件受到破坏，信息也出现丢失等 。随着新技术的不断发展，计算机得到广泛应用，很多医院在档案管理中应用计算机技术，以此提高了管理工作的精度与效率。

一、人事档案管理特点

人事档案管理与其他档案管理工作相比，其主要具备四大特点：一是保密性，由于人事档案的内容会涉及到员工的工资、处分、奖励、自传、学历等多个方面，其中涉及诸多隐私部分，所以要求人事档案管理人员在管理时，树立坚定的职业道德意识，尊重他人隐私，拒绝随意泄露;二是服务型，人事档案将始终贯穿在个人的职业生涯中，其涉及范围广，同时能快速准确地提供个人资料信息;三是及时性，在档案收集之后，所有内容并非一成不变的，而是会不断更新;四是专业性，根据国家档案局发布的有关规定，在人事档案管理过程中，工作人员应当充分运用专业的管理知识进行管理工作，保证档案具有真实性与完整性。

二、人事档案管理现状

对于多数医院来说，人力资源管理水平的提高与人事档案管理有密切联系，但是很多医院仍存在人事档案管理工作缺乏系统性的问题，未能形成完善的标准与制度，导致管理工作十分混乱，医院也无法对工作人员综合素质进行客观的评价。

1.医院管理层缺乏管理意识。医院高层在管理过程中，提高服务水平、购置医疗设备等都是医院的重点发展方向，但是却很少有医院将精力放在管理档案上。人事档案作为一项具有高度保密性的工作，但是由于管理层缺乏正确认识，认为其只是简单的收集与传递，不能为医院直接创造经济利益，因此未能对其引起重视，导致人事档案管理工作一直处于被动应付的状态。不仅如此，医院负责档案的管理人员也对这项工作缺乏正确认识，大多数员工只是一味的将其认定为记录员工思想政治情况与个人隐私的载体，其主要作用是帮助医院领导掌握员工情况。由于人事档案具有私密性，一般不对外公开，员工都不能查阅个人资料，所以导致人事档案的重要性被忽略。比如，某些员工在填写反映成绩的资料时（学历、职业资格证书等），没有将这些有关材料归档，导致个人待遇受到影响;也有部分员工因贪图便宜，在填写个人资料时对出生日期含糊不清、阴历阳历不分，导致表格内容缺乏一致性。上述这些行为不仅会影响医院员工档案的可利用性与真实性，也会给个人的各类评审与升职带来影响。

2.管理方法和手段较为落后。传统的人事档案管理工作主要是由专门人员进行管理，随着计算机时代的到来，医院逐步将计算机应用在人事档案管理工作中，对医院人力资源管理进行升级。当前来看，医院的主要信息管理工作是对各项信息条目进行整理，由工作人员手工录入相关数据，由于系统在检索、法、分析、统计等多个方面功能处于较弱状态，导致其难以满足医院的需求。同时，在进行管理过程时，对档案采取封闭性管理模式，通常只提供给单位领导使用，不对外进行公开。此种方式具有封闭性，导致医院人事档案管理秩序不完善，缺乏系统性，在人事信息采集时较为被动，不能为医院提供丰富的资料。

3.档案管理人员工作量大。很多医院为节约资本，在人事档案管理工作中，通常只配备一名管理人员进行管理。医院在招录时未能对新招收的员工档案进行核查与传递，主要负责对大量的人事档案进行常规性归档，且日常工作量较大且耗费时间长。档案管理人员在处理常规档案时，通常会对档案进行审核，保证档案的真实性与有效性，随后检查档案纸张的实际情况，对需要进行裁剪、打孔、加纸裱糊的档案进行仔细检查与处理。由于上述工作工程量较大且十分繁琐，如果在整理时出现问题，则会导致员工利益受到损害。

在很多医院，人事档案管理人员尚未经过专业训练，在进行管理工作时，通常是依靠自身经验进行，难以发现档案中出现的问题。同时由于缺乏系统学习，档案管理人员的自身素质未能得到提高，导致档案管理工作基础十分薄弱。

三、医院人事档案工作提升措施

1.实现档案管理信息化。医院在档案管理方面，都是采用传统手工管理方式，这种方式不仅效率低，还容易出现纰漏。信息化时代的到来，利用计算机实现人事档案信息化管理已经成为重中之重。通常来说，医院人事档案管理信息系统的开发需要经过以下四个阶段：规划阶段，在这个阶段中，要明确医院的服务对象、应用范围、开发目标等，从而制定系统，以此帮助各类信息进行管理;开发阶段，此阶段要求医院利用如合作开发、外包、自主开发等多种形式，开发出符合医院要求的系统;运维阶段，如果醫院出现问题，则需要系统运行进行解决;更新阶段，根据医院开展业务的实际需要，定期对系统进行优化升级。

2.提高档案工作人员职业技能与综合素质。首先，应当做好档案管理的基础工作。人事档案管理工作具有重要性，医院在选择人事档案管理人员是应当对其政治素质、责任心等进行查考，确保工作人员能够对待管理工作有高度的责任心与耐性。医院应对档案管理工作加派更多人手，由兼职工作转为专职工作，使档案管理人员有更多的时间与精力投入到档案管理工作中。同时，医院还应当加大对硬件的投入力度，设置专门的档案管理室，派专人专门对库房进行管理，并且将办公区域与库房分开，确保档案从收集环节到管理环节都能在指定的区域范围内进行。

其次，做好档案工作人员进行培训工作。现下，医院在对人事档案进行管理时，对工作人员的综合素质有了更高要求，所以为提高工作人员综合素养，应当对其开展多项培训工作，这包括以下两点：一方面主要是工作人员可以采取自主学习方法，通过加强专业知识的学习，对日常工作中遇到的问题进行总结，使自己管理水平得到提高，从而成为既懂得操作计算机，又善于进行档案管理的复合型人才;另一方面，医院应当积极主动为档案管理人员提供培训机会，对工作年限较久的老员工进行培养，使他们了解与学会使用人事档案信息管理系统，确保老员工能够及时更新管理观念与管理知识，从而跟上时代发展的步伐;对于新员工则是应当重点培养其关于人事档案的基础业务操作，使新员工在短时间内更好地掌握材料的借鉴方法与分类方法，使得新员工快速进入工作中。

应当提高档案管理人员的工资待遇，使他们受到重视。由于档案管理工作未能给医院带来直接的经济效益，因此档案管理工作未能受到高度重视，医院档案管理人员的待遇与其他部门的人员相比较低，导致员工工作缺乏积极性[7]。为解决这项问题，医院应当重视档案管理人员的劳动保护工作，为他们配备相应的用品与用具，确保他们在接触大量文件后不会对自身造成危害。同时，医院还应当对表现优异的人事档案管理人员进行嘉奖，以此使他们对此项工作更加具有积极性。

3.加强宣传力度。医院为提高管理层与档案管理人员对档案管理的重视，应当加大宣传力度，提高各方意识。比如可以采取座谈、展板、讲座等形式，使工作人员了解相关的法规制度，提高档案管理意识，指导工作人员真实、准确地填写各项人事材料。不仅如此，医院还要不断强化医院工作人员与单位领导对档案管理的重视，工作人员意识的不断强化，使其能够正确认识到档案与自身生活之间的联系，从而更加严肃认真的填写资料，并积极配合医院档案工作;单位领导意识的提高与强化，能够将档案管理归纳到日常的工作中，将其作为医院发展的基础，加大重视程度。

4.加强动态化管理。随着现代生活压力加大，人的生活节奏也逐步加快，所以医院相关工作人员的档案就会不定期的出现变化，包括婚姻状况、有无子女、健康状况等，为保证档案具有真实性与有效性，医院档案管理人员应当定期对档案进行更新，保证档案与实际相符合。当医院工作人员学历、家庭、健康状况、婚姻等发生变化时，工作人员可以主动向人事档案部门申请对个人档案进行变更。不仅如此，档案管理部门应当定期对档案进行检查，如果发现某些档案已经缺乏保存价值或者信息过时，应当及时进行剔除，保证档案的及时性与有效性。而发现档案出现不完整情况时，则需要及时补充，从而使其能够满足医院人力资源方面的要求。

综上所述，现如今，各医院日后发展、人力资源挖掘等与医院人事档案管理水平有直接联系。现代化生活节奏较快，医院工作人员档案会不定期发生变动，比如健康状况、婚姻状况、学历等，如果未能对档案管理工作引起高度重视，那么就会无形中为医院与个人带来损失。医院人事档案管理工作较为复杂，其涉及人员多、跨越年限长，此项工作并不是一朝一夕的事，这就需要医院不断强化档案管理人员的综合素质与管理意识，动态化进行人事管理，从而使得医院人事档案管理水平得到提高。

参考文献：

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