机关社交媒体文件归档动因及策略探析

李德敏

摘要：机关社交媒体文件是机关开展其职能活动的原始记录，不仅具有重要的凭证价值和参考价值，更是反映社会政治、经济、文化等诸多方面的社会记忆，微时代下对机关社交媒体文件的归档工作刻不容缓。文章从技术环境、制度环境和社会环境三方面的变化深刻阐述了机关社交媒体文件归档的动因，并从树立归档意识、提升归档技术、培育归档人才、创新协作方式和建设法治环境五个方面提出了当前机关社交媒体文件的归档策略，期望对之后相关制度的研究和法律的完善有所帮助。

关键词：社交媒体；机关文件；归档动因；归档策略

分类号：G272.2

Causes and Strategies of Archiving Agencies’Social Media Documents

Li Demin

（Department of Library， Information and Archives of Shanghai University， Shanghai， 200444）

Abstract：Social media documents are the original records of agencies’ activities. They not only have great value in evidence and reference， but also reflect the social memory of politics， economy， culture and many other aspects. It is urgent to archive social media documents in the micro-era. This paper expounds the motivation of the archiving of social media documents from three aspects： the change of our technological environment， institutional environment and social environment. It also puts forward some suggestions on the archiving of social media documents from five aspects： establishing consciousness， improving technology， cultivating talents， innovating collaborative methods and building a legal environment. It expects to be helpful for the perfection of related study and law.

Keywords：Social Media； Agency Documents； Archiving Cause； Archiving Strategy

1引言

隨着信息化程度不断加深，以微信、微博、微视频和客户端为代表的社交媒体与我们的生活联系日益紧密。利用这一工具和平台，人们发表意见和建议，分享经验与见解。以“三微一端”为代表的新媒体不仅为党政机关和各级人民团体（以下简称“机关”）发布信息提供了新的路径，也使机关与群众密切互动成为可能。倾听人民的意志，凝聚人民的智慧，解决人民的后顾之忧，这不仅体现了我国对公民的尊重，更有利于机关巩固自身公信力。

机关社交媒体文件作为机关开展其职能活动的原始记录，既有重要的凭证和参考价值，又反映了社会政治、经济、文化等诸多方面的社会记忆，微时代下，归档机关社交媒体文件势在必行。

2机关社交媒体文件归档的动因

机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录[1]。通过梳理我国机关社交媒体文件归档的相关政策法规可以发现，早在2016年，档案事业“十三五”规划中就提到，要研究、开发并收集重要Web资源和归档社交媒体文件的方法[2]。但是直到2019年，《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）的第23条才正式将社交媒体产生的机关文件纳入机关档案的范围，即“机关档案包括：业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案”[3]。此后，国家档案局办公室于2019年3月向社会及有关部门征求对《政府网站网页归档指南》《政务服务事项电子文件归档规范》等六个档案行业标准项目的意见。由此可见，目前，我国尚未就机关社交媒体文件的归档发布具体的标准规范或政策指导方针。然而随着技术环境、政策环境和社会环境的不断变化，机关社交媒体文件在社会中扮演着愈加重要的角色，其归档问题迫在眉睫。

2.1技术环境的变化：Web2.0时代和大数据时代的到来

社交媒体建立在Web2.0的理念和技术之上，允许用户为其内容创建和交换一系列基于Internet的应用程序[4]，涵盖了客户端、微信、微博、微视频、博客、论坛等。目前，中国互联网已全面进入Web2.0时代，不同主体可以通过双向互动从而实现信息共建[5]。社交媒体的开放性与互动性，为机关的宣传打开了新的维度，从信息的单向传播转向听民意、聚民智的双向互动；社交媒体的即时性，为机关的信息公开和舆情应对开启了新的窗口，重要事件发生后，权威与主流的声音将通过社交媒体占领传播高地。目前，许多机关已在社交媒体上开设公共账户。“截至2017年底，新浪政府微博账号超过17万，腾讯政府微信公众号超过51万，政府事务APP超过1000个。2017年，仅在新浪微博上，他们就发出了超过8000万条信息，总阅读量为3303亿，拥有24.6亿粉丝。”[6]也就是说，通过社交媒体平台，各级机关都积极与公众进行双向互动和信息互建。机关社交媒体文件也应运而生。

大数据时代，机关在社交媒体中产生的与其工作相关的各种法律、规定、指示、通知、计划、总结等数据总量呈爆炸式增长，最终作为机关社交媒体档案保存下来的信息也相应激增，仅凭“纸、笔和聪明的头脑”，已经不能分析处理绝大部分的数据。同时，机关社交媒体文件种类繁多，除去文本、数字、图片、音频、视频等常规类型外，还涉及超链接、二维码等新类型。数量庞大、种类繁杂、逻辑简单容易理解的结构化数据比例越来越少，而非结构化数据的总量在2015年已经超过85%，并且其增速是结构化数据增速的两倍以上[7]。

因此，Web2.0和大数据的时代背景下，归档数量庞大、种类繁多的机关社交媒体文件，必须制定统一的归档格式标准，采用专门的社交媒体文件归档软件，紧跟时代发展的潮流。

2.2制度环境的变化：档案事业“十三五”规划和国家档案局第13号令的颁布实施

2016年4月，国家档案局发布了《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，将社交媒体文件的归档及管理列为主要任务和指标之一。此前，《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）提出，关于网页、社交媒体类电子文件的归档范围，参照2006年12月发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）[8]。不难发现，虽然我国越来越重视社交媒体文件的归档，也发布了相关的规范、规章等，但参考的归档范围标准太过陈旧，无法处理当前数量庞大、类型多样的社交媒体文件，更无法对其归档提供更有针对性的指导。

2018年10月，国家档案局再次发布第13号令，正式将社交媒体档案纳入机关档案的范围。这无疑对机关文件的归档提出了新的要求：除去传统的文书、音像、实物档案等，机关在社交媒体中形成的与公务活动相关，对国家和整个社会有查考、利用及保存价值的历史记录，都将作为机关档案保存下来。然而，新规定的颁布并没有相关法律规范的衔接，直到2019年3月，国家档案局办公室仍在征求有关部门对六个档案行业标准项目的意见，如《政府网站网页归档指南》和《政务服务事项电子文件归档规范》。因此，随着政策环境的不断变化，机关社交媒体文件相关的归档管理和开发利用问题都必须尽快提上议程。

2.3社会環境的变化：公众崛起时代的到来

2014年5月，中共中央办公厅和国务院办公厅发布了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，提出“规范并支持社会力量参与档案事务。充分发挥档案学会等社会组织的作用……支持企业，社会组织和个人依法设立档案事业发展基金”[9]。可以看出，公众参与是档案管理走向档案治理的必然要求。

就社会集体而言，机关社交媒体文件反映了当今社会的政治、经济、文化等诸多变化，记录着社会发展的历史轨迹，理应归档保存。作为社会记忆的一部分，机关社交媒体档案不仅使研究人员能够不断开发利用这类档案信息资源，了解、梳理国家机关的关注热点、政策变化等，而且有利于学界更加全面研究国家的立法过程、社会流行热点演变等现实变迁问题。

就公民个人而言，新时代下，公众不再是“看客”，他们是机关社交媒体文件的互动群体和受众，生产和提供机关社交媒体文件信息资源。公众参与和监督对于变革机关社交媒体文件的归档管理方式至关重要。机关社交媒体文件归档工作，不仅涉及网络服务提供商的技术存储问题，还涉及公众参与互动、信息不间断动态增长的问题。因此，机关社交媒体文件的归档工作，必须发挥公众的智慧，多方协作，支持机关社交媒体文件的归档、保存管理和开发利用。

3机关社交媒体文件归档策略

鉴于当前我国机关社交媒体文件归档工作存在归档技术落后、政策衔接不到位、标准不一致等问题，笔者从树立归档意识、提升归档技术、培育归档人才、创新协作方式和建设法治环境五方面，对机关社交媒体文件的归档工作提出如下策略。

3.1树立“记忆自觉”意识是先导

正确的意识对于促进客观事物发展并引导人们实践至关重要。只有意识到机关社交媒体文件归档的重要性，树立“记忆自觉”意识，才能为其归档工作做好准备。

一方面，各级机关要积极树立“记忆自觉”意识。首先，要不断强调社交媒体文件的归档意义，让机关工作者认识到社交媒体档案的价值，领悟到机关社交媒体文件归档的必要。其次，档案部门等记忆机构可与各级机关展开合作，在如何归档机关社交媒体文件方面展开相关的培训教育，“加强一线负责人的归档意识，改进工作人员的操作方式”[10]。

另一方面，各级机关要主动帮助社会公众树立“记忆自觉”意识。例如在机关档案工作者的指导下，招募选拔部分社会志愿者进行社交媒体文件归档实践，以多元化的方式展现机关社交媒体档案的价值，帮助社会公众树立“记忆自觉”意识，同时增强社会公众对机关的信任，方便之后开展高效便民的机关工作，与公众共建共享社会记忆等。

3.2提升机关社交媒体文件归档技术是前提

社交媒体文件的捕获和归档方式，目前包括“直接存档、网络链接存档、内容寻址存档等”[11]。一般来说，“社交媒体捕获归档工具应考虑其爬取内容的限制，抓取的频率，抓取的质量，抓取内容的输出格式和存储位置，捕获数据的分析和检索，兼容性，通用性，安全性等特点”[12]。

根据《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002），归档机关社交媒体文件的过程大致如图1所示。机关社交媒体文件形成后，经过一定时间的转发、评论、回复等信息传播活动后，依照社交媒体文件归档范围和保管期限的规定进行价值鉴定，将不归档的信息直接过滤，对于需要归档的元数据信息，依据统一的归档标准对其进行格式转换，再导入至机关的档案管理系统。“然后，系统根据元数据进行分类，确定文件档号并对信息进行著录，完成上述步骤后进行数字签名。最后，对信息的真实性，可靠性，完整性和可用性检测后，再保存信息。”[13]

在捕获方法上，目前常用的捕获社交媒体文件的方法包括：使用爬虫软件或其他软件来创建网站本地版本；使用网页捕获工具；使用平台专门的应用程序编程接口（API）提取内容；使用RSS源、聚合器或手动方法捕获内容；以及使用内置于一些社交媒体平台中的工具导出内容[14]。

具体采用何种捕获方法，要看机关社交媒体文件的归档需求，以及机关所使用社交媒体平台的技术配置。在社交媒体文件归档技术水平方面，国外相对比较成熟，但由于我国与英美等发达国家使用的主流社交媒体平台并不相同，所以无法直接照搬使用国外的归档工具。但是，我国在一定程度上可以借鉴美国、英国、澳大利亚等发达国家的归档工具，按照我国现有情况，与社会公众、网络服务提供商、档案部门等多方合作，早日研发出适合我国机关使用的主流社交媒体平台的文件捕获归档技术。

3.3培育机关社交媒体文件归档人才是基础

宋代胡瑗先生曾说过“致天下之治者在人才”，要想做好机关社交媒体文件归档工作，培育相应的专业人才是基础。

各级机关在配备相应数量档案人员的同时，应投入一定资金用于培训以加强档案人员的专业素养，尤其是要着重提升机关档案人员的归档能力。其归档能力，包括对是否应该归档的机关社交媒体文件的价值判断，对捕获归档工具的熟练应用，以及对已归档文件的质量检查等诸多方面。

鉴于此，各级机关可以从以下两方面提升机关档案人员的归档能力。一是通过网络授课或线下讲座等形式，自上而下，分层开展，提升在编机关档案人员的归档能力；二是提高人才选拔标准，例如要求必须熟练掌握一些新兴信息技术手段或设备，便于入编后可以尽快着手机关社交媒体文件的归档工作。

3.4创新机关社交媒体文件归档协作方式是关键

机关社交媒体文件的形成，涉及机关、网络服务提供商与社会公众三个方面，其归档工作还须考虑档案部门等记忆机构。为了做好机关社交媒体文件的归档工作，四方合作是关键。

鉴于四方之间协调相对复杂，笔者认为应该创立“机关元归，多元共归”的机关社交媒体文件归档协作模式，如图2所示。

各级机关，作为机关社交媒体文件的主要形成与发布方，在归档机关社交媒体文件时，必须肩负主导性职责，要作为纽带连接好档案部门等记忆机构、网络服务商和社会公众，组织并推动机关社交媒体文件档案化工作。首先，各级机关应发挥引导作用，针对不同的社交媒体平台，帮助档案部门等记忆机构制定机关社交媒体文件归档计划，包括归档范围、归档标准、归档周期、归档查询、归档存储、归档人员培训、归档开发和利用等。其次，各級机关必须先与网络服务提供商签订合同，结合机关社交媒体文件的特点，与之合作开发和测试专门的机关社交媒体文件归档工具和软件，从而确定最终采用何种捕获归档技术。最后，各级机关应鼓励社会公众参与，如征集机关社交媒体文件的归档标准制定的相关意见和建议、在线开发利用公开的机关社交媒体档案等等，深化公众对机关社交媒体文件的理解和认识，提升机关的公信力。

档案部门等记忆机构，应发挥专业优势，积极采纳机关和公众提出的相关意见和建议，在切实调研后从宏观层面尽快制定相关的指导性政策，明确机关社交媒体文件的归档范围、标准等，科学界定和解释其性质、概念、分类、采集、鉴定、保存和利用问题。此外，档案部门还可以发布一些技术指导政策文件，以帮助各级机关开展社交媒体文件归档实践。

网络服务提供商需要在机关社交媒体文件归档方面提供强有力的技术支持，根据档案部门提供的关于机关社交媒体文件的“背景、内容、结构等方面的标准、制度、系统功能需求进行系统开发和功能实现”[15]，比如一些元数据方案和社交媒体的平台条款，既可以满足文件管理的要求，又可以为机关或档案部门提供特定的接口或工具，保证机关或档案部门可以按照规定获得文件的所有权和管理权。此外，网络服务提供商还可以与各级机关深度合作，对一定范围内的机关社交媒体文件进行数据挖掘，利用主题分析法提取有价值的信息，帮助各级机关拓展服务方式，利用社交媒体开展精准服务。

社会公众不能置身事外，也应为机关社交媒体文件的归档工作做出一定努力。除积极在机关社交媒体平台上互动留言转发，参与信息共建共享外，一些社会公众同样可以“帮助开发技术与工具、完善政策与策略、提供平台与空间支持、实现众包管理等”[16]。通过推广PPP（公私合伙制）模式，使社会公众参与到机关社交媒体文件归档工作中来，不仅为归档工作提供了资金和技术支持，同时，它还有利于传播“记忆自觉”理念，推动机关社交媒体文件归档工作的进一步发展。

3.5建设机关社交媒体文件归档法治环境是保障

如前文所述，目前我国有关机关社交媒体文件的法律、法规、政策、指南、标准等相较美国、英国和澳大利亚等发达国家而言比较匮乏，已颁布的相关政策标准仅包括《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令第6号）、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）等，对政府政务社交媒体文件归档还没有明确的法规制度。如果要顺利开展机关社交媒体文件的归档工作，就必须在政策指导的基础上，进一步完善相关法律法规。用法律的权威性和强制性，来帮助机关社交媒体文件归档政策扎实落地。

具体来说，在捕获归档机关社交媒体文件时，应该充分考虑如何分配不同阶段所形成的机关社交媒体文件的所有权与管理权，以法律法规形式明确归档捕获机关社交媒体文件的时间节点与频率、归档数据的隐私安全、归档期限以及之后的档案销毁等问题，从制度上为机关社交媒体文件归档工作的开展保驾护航。通过建设良好的机关社交媒体文件归档法治环境，确保所有机关在线发布的文件在其形成的社交媒体平台可以随时随地被获取利用，确保“归档主体在归档过程中获得必要的法律保障，同时避免侵犯他人的合法权利”[17]，确保真实且完整地归档保存机关社交媒体文件，以及对其后续合理的开发利用。

总而言之，要想做好机关社交媒体文件的归档工作，必须从树立归档意识、提升归档技术、培育归档人才、创新协作方式和建设法治环境五个方面同时发力，这样才能充分实现机关社交媒体文件的凭证参考价值，助力公众对机关社会信任的建立，为国家、社会和公众留存证据与记忆。

注释与参考文献

[1]国家档案局.机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定[EB/OL].[2019-08-03].http：//www.saac.gov.cn/daj/bmgz/ dazc_list.shtml.

[2]国家档案局.国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》[EB/OL].[2019-08-03].http：//114.251.73.184： 8888/daj/xxgk/201604/4596bddd364641129d7c878a80d0f800. shtml.

[3]国家档案局.机关档案管理规定[EB/OL].[2019-08-03]. http：//www.saac.gov.cn/daj/bmgz/dazc_list.shtml.

[4]王焕.国外政务社交媒体文件归档研究[J].档案学研究， 2015（6）：99.

[5]金波，晏秦.从档案管理走向档案治理[J].档案学研究， 2019（1）：48.

[6]高思宇.政府社交媒体文件归档保存研究[J].办公室业务，2018（14）：43.

[7]周涛.为数据而生：大数据创新实践[M].北京：北京联合出版公司，2016：22.

[8]国家档案局.电子文件归档与电子档案管理规范[EB/ OL].[2019-08-03].http：//www.gb688.cn/bzgk/gb/newGbInfo？hcno=EB1CC0500D91490B5D219823AC1F3D16.

[9]中国档案资讯网.中共中央办公厅国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》[EB/OL].[2019-08- 03].http：//www.zgdazxw.com.cn/news/2014- 05/05/content_ 45061.htm.

[10]曾萨，黄新荣.我国政务微博归档现状及制约因素研究[J].档案，2018（7）：13.

[11]黄新平.基于集体智慧的政府社交媒体文件档案化管理研究[J].北京档案，2016（11）：12-15.

[12]刘贞伶.澳大利亚政务社交媒体文件归档研究[J].档案与建设，2018（4）：23.

[13]肖秋会，詹欣然.我国政务微博信息的归档范围和归档流程研究[J].档案管理，2018（1）：53.

[14]US National Archives.Guidance on Managing Social Media Records[EB/OL].[2019-08-03].https：//www.archives.gov/ records-mgmt/bulletins/2014/2014-02.html.

[15]宋香蕾.政务微博檔案化模式研究[J].档案学研究， 2017（1）：51-56.

[16]周文泓.政务社交媒体文件的归档管理策略研究——基于“总统奥巴马社交媒体归档”项目的调查及启示[J].档案与建设，2017（9）：18-21.

[17]王宁，曲春梅.美英澳政务社交媒体文件归档的经验及启示[J].北京档案，2017（4）：41-44.