开放创新 形成合力 提高档案工作服务社会的能力

李林 胡侠

丰县档案馆围绕县委中心工作，坚持以党的十九大精神和习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，以自力更生、艰苦创业的精神，克服人员极为紧张、技术力量薄弱等困难，用创新破难题、用开放谋发展，走出欠发达地区探索新路，在数字档案馆建设、基层档案规范化、征集编研等方面均取得一定成绩。

一、稳步推进数字档案馆建设

建设数字档案馆是全省“十三五”档案事业发展规划明确的重要任务，也是丰县经济社会发展特别是智慧丰县建设必需项目。丰县档案馆找准数字档案馆建设的切入点，积极争取，将数字馆纳入智慧丰县建设总体规划，并顺利启动实施。

一是融入中心工作，抢抓发展机遇。得到全县要启动智慧丰县建设的信息后，丰县档案馆主动向县委、县政府汇报争取，当地不仅把馆主要负责人列入智慧政务建设领导小组成员，还连续两年把数字档案馆建设列为智慧丰县重点建设项目，为数字档案馆建设创造了良好环境，在项目立项、资金争取等方面取得重大进展。馆内也相应成立了档案信息化建设领导小组，工作中坚持硬件落后但理念不能落后的思想，从高层次谋划布局，从最急需的基础性工作抓起，组织制订了机房管理、数据安全保密维护等制度，建立了各类管理台账，确保每个人都有分工、每项工作都落在实处。

二是整体科学规划，分步有序实施。根据国家档案局《数字档案馆建设指南》和省档案局《数字档案馆建设规程》（DB32/T 1892-2011）的相关技术要求，立足丰县的实际情况，本着满足经济社会发展要求、适度超前、积极有为的原则，丰县档案馆组织拟订了《丰县数字档案馆项目建设方案》，整体建设预算为610万元。为化解资金难题，采取整体规划一步到位、具体实施分步进行的办法。整体工程拟分三期进行，其中一期工程投资260万元，完成项目总体规划和建设方案、立项申请、馆内硬件采购、软件开发工作，完成约100万页存量档案的数字化加工，初步实现馆内档案数字化管理和利用；二期工程投资270万元，建设完成政务内网档案服务系统，实现县直单位档案的在线接收、查询利用，并完成馆藏200万页档案的数字化加工；三期工程投资80万元，建设互联网档案服务系统，实现民生档案镇村级（社区）远程在线查询，完成300万页实体档案的数字化加工及著录工作。

三是积极争取政策，整合优化资源。为稳妥做好项目启动工作，积极寻求县委、县政府领导和县智慧办、财政局等单位的支持，在智慧丰县和电子政务建设中，提前介入，提出相关技术要求，为下一步原生电子文件的归档接收做好基础性工作。向省市档案部门寻求技术支持，市局多次委派专业人员前来调研指导，就专业问题答疑解惑，并将县数字馆建设的软件部分纳入市数字馆建设的一项内容进行招投标，既节省了资金，又大大减轻任务负担，加快了工作进度。

四是质量标准第一，稳步推进建设。按照“三步走”的方案，稳扎稳打，把核心服务器、磁盘阵列等关键设备的配备，以及馆藏档案的数字化，作为重点突破口。本着实用、节俭的原则，开展了核心数据库机房改建，购置了核心服务器、磁盘阵列等硬件设备。通过升级改建，档案馆在信息化硬件支撑方面得到很大提升，除了满足档案数据中心管理平台项目集成需要，还为档案馆未来信息化发展提供了更加优越的平台。馆内档案管理系统在全市率先正式试用。在馆藏档案的数字化加工方面，实施了一期数字化加工，严格按照《纸质档案数字化技术规范》及国家、省市相关标准，完成馆藏量的54%，档案文件级目录、资料目录、珍贵档案及音像视频档案等已全部数字化。加强与县智慧办等部门的联系与合作，推进三期布网工作，同时引导各机关、团体、企事业档案室陆续开展档案数字化建设，争取早日建成覆盖全县的数字化管理网络，档案工作管理体系构架将通过网络进行直接连接，管理结构更加紧密。

二、优化档案工作环境

一方面抓好硬件环境保障。专项开展了老档案楼的整修工作，进行了楼顶防漏整治、库房防渗整修、消防灭火设备检修等，大大提高了档案楼的安全系数，改善了楼体形象。按照中办、国办和省两办文件精神，积极向县委县政府汇报争取，启动了档案新馆建设。主动对接设计和建设单位，按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》进行规划、设计和建设，确保从源头上按档案行业的要求把好建筑质量关，促进了正常开工建设。该楼为档案专用楼，总建筑面积为12000余平方米，建成后，将成为全县档案保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府公开信息查阅中心、电子文件备份中心。

另一方面重点改善全县档案发展软环境。2015年，县委、县政府《关于加强和改进新形势下全县档案工作的意见》和县委办、县政府办《丰县档案馆收集檔案范围实施细则》两个文件正式印发出台。两个文件是保障全县档案工作今后一段时期健康可持续推进的指导性文件。其中县委、县政府《关于加强和改进新形势下全县档案工作的意见》为全县档案工作的开展指明了方向，提出了要求，作出了全面部署。针对基层单位档案管理不平衡、即将面临机构改革的现状，2018年召开了全县档案规范化信息化工作会议，下发了县两办《关于加强基层档案规范化信息化工作的通知》、县档案局《关于做好档案移交进馆工作的通知》，编制了《档案工作规范化文件汇编》，安排先进单位介绍经验，明确了各单位档案工作的目标、规范、领导及工作人员的职责和纪律，有力推进了档案业务规范化。

三、强化社会服务利用

一是围绕县委、县政府中心工作，提供高效优质服务。在全县部分区域行政区划调整工作中，根据县委、县政府要求，馆主要领导、分管领导和业务科室人员，放弃元旦假期，深入镇、村、基层卫生院、计生办等涉及区划调整的单位，现场指导档案的收集、整理和移交工作。多次参加区划调整档案移交会，扎扎实实完成了档案指导和监督任务。主动服务县政府机构改革。第一时间明确了涉及改革单位的档案流向要求、整理要求等技术规范。组织人员，逐家深入到涉及改革的质监局、工商局、药监局、计生局、卫生局等单位，现场察看档案收集整理情况，与局主要领导沟通交流情况，提出改进意见，明确机构改革中档案移交的规范要求。对农村承包地确权登记发证工作，深入到试点镇的作业现场进行调研指导，组织全县镇村400多人举办农村承包地确权登记档案业务培训班。

二是将服务基层单位作为业务指导的重要着力点。每年都引导基层单位档案室主动参与星级档案室的创建，仅2018年度就有7家派出所达四星级档案标准、2家派出所和李楼、赵庄、黄楼3家闸管所通过了三星级档案室验收，公安局5A级数字化档案室创建工作高分通过省级评估验收。截至目前，全县共有四星级档案室11家、五星级档案室7家、5A数字化档案室4家。强化基层档案人员培训，2018年举办《档案整理规则》专题实训班8批68人；举办200多人参加的宗教档案业务培训班2次；动员30多人参加全省档案职业技能竞赛，以赛代训，有效提升了职业技能。在档案工作的责任上落实到位，要求将单位领导、专兼职档案员及其他人员在档案工作中的不同责任落实到位，增强档案意识，共同做好档案工作。培养档案中介机构，化解基层单位人员编制紧张、档案业务不专业、人员流动性强的问题，提高档案管理的专业化水平。

三是强化内功，形成合力，把为人民群众服务作为档案工作安身立命之本。合理调配、深入挖掘人员潜力，努力提供优质查档接待服务。年均接待查档利用5000余人次，提供利用档案近万卷（册、件），出具证明材料近5000份。攻坚克难，仅用时9个月完成寄存在馆内的29家破产企业会计档案的鉴定、整理、上架工作，并将职工需求量大的工资单档案逐一挑拣出来，组成2312卷，单库存放，方便了企业职工办理退休的查档需求。

四、征集编研再出亮点

立足于豐县经济紧张以及馆藏特色档案资源的实际，用艰苦创业的精神苦干，用开放创新的思路巧干，促进了征集编研工作结出累累硕果，形成了有丰县特色的县域治理系列档案资源体系。

一是自力更生练内功，开放创新活思路，把社会效用作为抓好编研的突破口。突破丰县档案资源不多、难以开展编研、小打小闹搞编研的思维定势，对馆藏的《黄体润日记》进行重点开发，充分认识到其对研究民国历史和研究丰县历史的重要作用，下定决心将其推向社会。为此，动员全馆人员分头打印、校对，历时一年多，完成了文字版的打印工作，为进一步开发该档案打下了坚实的基础。正是在这一过程中，才与黄体润的后人黄蕴中先生联系上，促成他2016年、 2017年两次专程从台北来到丰县，向丰县档案馆捐赠了台湾所藏《黄体润日记》76卷、《海疆书牍》《历次战役留稿》等4卷重要手稿，以及蒋中正的题字、抗战时的照片、个人各种证书等，进一步凸显了民国县政治理档案的特色。该日记1933年至1939年部分的影印版一套六卷已公开出版发行，在近现代史研究界引起关注。

二是在做好内功的同时，将视野拓展到更大的时空范围内。利用江苏省档案馆与国家图书馆合作的机遇，紧紧抓住档案资源与民国文献保护的共同点，开门开放搞编研，在成功出版《黄体润日记》影印版的基础上，乘势而上，又整理了235期民国时期《丰报》资源，同样申报并成功入选国家民国文献保护计划，即将出版。与县史志办等单位合作，编印了《丰县籍百名南下干部史料集》《历史的抉择——丰县民国时期史料选》等资料集。一举提高编研质量，同时大大提高档案资源利用面和利用水平，突破了自说自话搞编研、影响范围仅局限在丰县内部的传统桎梏。

立足开放创新，以馆藏的县政治理特色档案资源与高水平专业研究力量的共同点为纽带，加强与南开大学历史学院的合作，进行民国县政研究及民国历史研究系列工作，进一步提高丰县在近现代史学界的知名度和影响力，从档案工作的角度丰富“文化丰县”的内涵。

三是因势而为，大力开展征集。于2017年底开展了中国摄影家协会会员、江苏师范大学兼职教授、丰县摄影家王汝楫作品的征集，征集到20世纪70年代以来反映丰县各方面发展的底片、照片3万余张，并在此基础上选编出版了《古丰流年——王汝楫镜头中的丰邑光影》。在2018年全省改革开放四十周年图片展中被选用9张，还被作为苏北发展的缩影，在《中国档案报》《新华日报》推介。县档案馆征集到尉天池等著名书法家作品，以及《独山堂记》等古碑拓片近20幅。接收徐州市政府原副秘书长、办公室主任王华超同志捐赠的个人著作全套共39册。从国家图书馆征集制作了清顺治十四年《丰县赋役全书》。征集到《四库全书》《续修四库全书》《四库存目丛书》《四库禁毁丛刊》《丛书集成初编、续编、三编、新编》《清代诗文集汇编》等珍贵图书电子版，极大地增强了馆藏地域档案文化特色。