夯实基础 创新发展 实现水务档案工作新跨越

朱玉娟

水是城市生活脉络中不可或缺的“血液”，是影响城市发展和居民生活的重要因素，水务集团作为城市化进程的重要组成部分，是服务机关、企事业单位和民生用户的重点企业。南京江宁水务集团有限公司是江宁区区属供排水一体化集团企业。近几年，随着南京市区及江宁等周边城区的城市化快速发展，江宁水务集团的供水区域不断扩大，已覆盖江宁全区以及溧水、句容周边地区1500平方公里土地，供水人口超过180万，供水能力达到90万吨/日，水质合格率达100%。污水处理方面，集团公司先后投资数亿元，新建和扩建了6个污水处理厂，目前总污水处理能力达38.5万吨/日，所有污水厂都将执行准IV类排放标准。这些项目的建成运行极大地改善了江宁的生态环境，为江宁国家生态区的创建和节能减排工作做出了重要贡献。作为记录和体现水务建设大发展、大跨越的见证，档案起到的作用不言而喻。2006年，集团公司成立综合档案室，对各个门类档案实现集中统一管理。2012年，成功创建省五星级档案工作单位，目前也是江宁区唯一一家企业五星级档案室。2015年集团成功创建4A级数字化档案室，安装了量子一体化档案管理专用软件，实现了全文数字化扫描，做到了公司的OA办公系统与档案系统对接，实现了档案的在线归档及在线查阅功能。

一、整合资源，夯实基础，完善各项规章制度

1.夯实硬件基础。公司通过对办公楼的局部改造，做到了库房、阅档室、办公室三分开，并根据省五星级要求优先安排综合档案室用房100多平方米、陈列室60多平方米。先后投资100多万元购置密集架、电脑、防磁柜、空调、干湿仪、摄像机、扫描仪、档案管理软件系统及灭火器等设备设施，库房管理完全达到了“八防”要求。库房采用钢制密集架，空间可满足今后10年的档案存放需要，其他装具全部按照标准统一购置。档案库房内设置了清晰准确的存放示意图，坚持测记、调控库房的温湿度。2012年重新设计装修了展厅，展厅以创新的手法和丰富的内容全面展示集团公司建设成就、规划理念和发展蓝图，特别是利用实物档案充分展示了公司发展过程及物质文明、精神文明建设的成果，成为对外宣传和展示形象的新亮点。

2.建立健全制度。集团公司依据《江苏省机关团体企事业单位档案工作规范》，制定符合企业发展要求的规章制度，推动了档案立卷归档、查阅利用、保管统计、鉴定销毁以及人员管理等各项工作的有序开展。

3.完善管理机制。将档案工作纳入各部门的年初责任制考核，做到明确目标，责任到人，各负其责，各尽其职，推动档案工作步入规范化、常态化的管理轨道。同时，根据自来水行业特点，建立以总公司档案室为主体，以各相关下属分公司为基础的档案管理网络，形成一把手领导主管，综合档案室具体管，相关部门协助管，同时覆盖企业内全部相关专兼职档案人员的管理模式。

二、创新管理，突出重点，提升档案工作规范化水平

1.重视档案队伍建设。集团公司综合档案室拥有4名专职档案员，均通过了南京市档案局组织的培训考核，各科室及下属单位明确1名同志为部门兼职档案员，档案专兼职人员均具有大专以上学历，形成了完善的档案管理网络。每年定期召开档案工作会议，落实岗位责任制，明确职责和分工。

2.加强档案业务建设。公司全体人员档案意识的不断提高，推动和加快了供排水工程建设档案规范化管理的进程。

重视档案收集。公司先后多次在中层干部工作大会上，要求大家在抓好工程建设的同时做好各类文件材料的归档工作，档案人员则积极主动介入集团公司各项重大活动，要求各工程部门兼职档案员在建设初期就严格按照《建设工程文件归档整理规范》（GB/0328-2014）整理工程档案，做到资料整编有的放矢。开工前，监理、建设、施工单位共同搞好工程项目划分，对于文件的质量要字迹清楚、图样清晰、图标整洁、竣工图有竣工章、复印件有红章、签字手续完备、音像文件载体有效，切实保证档案材料齐全完整。

强化规范管理。制定科学的分类方案及编号规则。根据集团公司目前的组织机构，严格按照国家档案局10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》制定了科学合理的档案分类方案和编号规则，坚持按年度归档，按组织机构分类。为了便于查阅管理，根据公司现状，制定了文书、生产管理、经营管理、建设工程、财会、设备、声像、实物、电子档案等九大类，除文书档案外，其他门类相应制定了二级目录，档案分类方案、编号规则、类目设置科学合理，涵盖了公司各项业务。专职档案人员认真按照国家和行业规范标准开展档案整理工作，及时将各门类、载体档案整理上架，规范摆放。集团公司还成立档案鉴定销毁工作小组，按期鉴定档案。

3.推进档案信息化建设。公司制定了信息化建设方案，投资建设了集团公司网站和对外服务网站，配备了符合国家档案局《档案管理软件功能要求暂行规定》和全省统一的数据结构标准V7.2.9版PDE数字档案管理系统，公司OA办公自动化系统与之对接，较好地实现了档案信息资源的传输网络化、管理自动化、服务在线化，提升了档案信息资源利用服务水平，内部员工足不出户就可以通过电脑、手机QQ、微信等查到所需档案资料。在实施信息化管理过程中，我们高度重视档案系统和信息数据库的安全，按照档案信息化安全保密要求实施专网专用，配备硬件防火墙、网络版杀毒软件等防毒措施，使用了MT-7945 IBM专用服务器，每天自动备份服务器数据，网络管理员定期检查数据并保存，最大程度地保障了系统数据的安全。

三、强化服务，深入编研，充分发挥档案参考凭证作用

开发利用档案信息资源服务于社会发展、服务于经济建设，是档案工作的根本目的。为合理开发利用档案信息资源，集团公司在日常档案管理中不断探索研究，努力发挥档案资源的作用。

1.深化利用服务内涵。集团公司不断拓宽档案开发利用的渠道，简化借阅程序，全力为利用者做好服务。要求专职档案员熟悉室藏内容、档案数量、保存现状、储存地点，并能提供必要的咨询和服务，为利用者及时、准确、迅速地提供档案资料。同时，还积极探索档案检索利用的新途径，从纸质档案查阅拓展到开放电子网络搜索、网上查询等，实现档案、现行文件、资料的综合利用，改变了坐等上门的单一服务方式。档案数字化应用让查档者感到前所未有的便捷。

2.加大档案编研力度。近年来，档案室不仅编制了各种门类档案的案卷目录、归档文件目录、检索工具明细表等检索工具，还先后編制了《全宗卷》《大事记》《组织机构沿革》《全宗指南》《江宁水务》《基础数字汇编》《部门职责制度汇编》《提案办理汇编》《水质分析报告汇编》《档案利用效果典型事例汇编》《江宁水务集团发文汇编》等多种具有较高利用价值的编研资料。档案工作在集团公司的发展建设中正发挥越来越重要的作用。

3.加大档案展示力度。档案室不仅注重收集奖杯、奖牌、锦旗、证书等常规的实物档案，还扩展了对其他类别档案的收集，包括领导题词、书画作品、纪念品等，进一步丰富了室藏档案的种类。立足于室藏，公司专门设60多平方米的陈列室，陈列了大量文字材料、图片，借助现代声、光、电技术生动反映公司的光荣历史、重要活动以及取得的主要成绩和荣誉。档案展陈不仅宣传了集团公司的档案工作，还激发了各方面的档案利用需求，扩大了档案利用的范围，更为重要的是宣传了企业，提升了企业的形象。

尽管我们在档案工作中作出了一些努力，取得了一定成绩，但与一些先进单位比还存在不小的差距，特别是在档案信息化管理方面还有较长的路要走。我们将按照规范化、标准化、科学化的要求，对标先进、补齐短板，努力使江宁水务集团的档案工作再上新台阶，更好地服务企业发展。