公立医院档案规范化管理的创新思路

刘丽丽

摘 要：随着我国社会不断发展，当今我国人口老龄化问题也变得愈加严重，这也给我国医疗机构提出了更高的要求。公立医院作为医疗事业的主体，医院档案作为推动医疗事业发展的信息基础，这就需要不断加强医院档案管理的规划化，实现档案管理创新，充分发挥医院档案的积极作用。基于此，本文首先探究公立医院档案的作用，分析公立医院档案管理的现存问题，最后提出实现公立医院档案规范化管理的创新方法。

关键词：公立医院;档案管理;规范化;创新;方法

公立医院档案作为一种非常重要的信息资源，其中包含了医院各个方面的原始记录，包括医院基建档案、人力资源档案、医疗档案等等，这些档案都具备原始性和不可再生性，是推动医院发展的权威凭证，对医院来说十分重要。无论是人力资源调度还是信息资源存档，想要充分发挥档案作用，就必须要完善信息档案管理机制。特别是在新医改背景下，医院档案规范化管理需要结合时代发展进行创新，构建新型的档案管理模式，合理规划医院档案信息，提升档案管理人员的专业素养，推动信息化档案管理的步伐，从而更好的服务于科研、医疗项目，这对推动现代化医院发展有着重要意义。

一 、公立医院档案管理的作用与功能

1.管理功能

医院内部管理的重要一项就是档案管理工作，档案作为医院各类信息的载体，可以为医院决策提供信息保障，可以说医院的管理水平和服务质量会直接受到档案管理工作的影响，也是医院日常经营的重要依据。医院可以通过搜集、汇总、分析档案信息，对医院各项工作进行计划、评估、监督、检查，实现医院现代化的档案管理模式。

2.教研功能

在新时期下，医学教学和科研工作的重要性不言而喻，作为提升医院医疗水平的重要保障，充分发挥档案教研功能十分重要。想要提升教研质量，获取更多的教研结果，需要擁有诸多的医学资料。医学活动进行过程中势必会生成档案信息，主要是包括临床教学、科研经验、研究成果等，展现了医院成长历史以及相关职能的，为医院经营、教学、科研提供了信息基础。通过对档案信息进行深层研究，提升信息利用率，可以制定、改进、完善教学计划，还可以提升医学研究成果的转化率，是十分重要的信息载体。

3.法律功能

医院医疗档案包括各类患者就医的信息，除了有纸质的医疗文书档案、病理资料，还有图片资料、治疗视频等，是可以直接表现出医疗过程的内容，反映出医疗过程中的真实情况。如果出现了医患矛盾，要凭借医疗档案作为证据。近些年我国法律普及度进一步提升，再加上法律体系更加完善，加强了社会群众的法律维权意识，一旦产生医患矛盾、医疗纠纷，需要这些原始凭证作为证明和证据，如涉案理赔、医疗费用报销等都要有档案信息作为支持，司法机关凭借档案信息对案件进行判决，保证最终判决结果的公平、公正性。

4.宣教功能

医院档案涵盖了医院发展的各个方面，除了有日常经营的病案资料，还有基建文档、财务文档、科研文档、采购文档等，这些档案信息都能够见证医院的发展历程，也是能够反映医院发展历程、日常经营的重要资料，可以为医院宣教提供信息数据支持。

5.历史功能

医院档案作为一种信息记录，其自身就具备历史性、原始性的特点，也是联系过去、当今、未来的重要信息纽带，从多个角度反映出不同时期医院历史发展的情况。所以结合档案内容，我们可以不断追寻医院发展历史规律与轨迹。

二、医院档案管理的现存问题

随着医院对档案的认识不断加深，近些年公立医院在档案管理方面的力度有了明显加强，但依然有一些普遍性问题没有得到很好的解决。

1.管理意识不足

由于公立医院档案管理不是以盈利为目的的活动，所以档案管理不能直接产生经济效益，而市场经济体制让医院之间的竞争更加激烈，导致医院管理人员对档案管理缺乏重视程度，把档案相关工作看作是医院各类信息资料的搜集与保存，甚至有些人员认为档案管理可有可无，没有认识到档案管理的重要性。意识决定行动，如果意识上缺乏重视，则无法落实到行动当中，自然也难以构建起规范化的管理制度和工作体系。

2.管理投入不足

当今人口老龄化问题愈加严重，这也导致医院将大部分精力都放在了临床医疗方面，对档案管理投入不足。虽然绝大部分公立医院都设置了专门的档案室，但是档案室规划性不足，空间狭小，多类档案混杂到一起，功能规划不清楚，档案管理与存放场所公用，不符合现代化档案管理标准。再者，档案管理硬件设施相对落后，一些基本设施较为落后，如灭火器、空调机、去湿器等，部分档案室甚至不具备基本的温湿度保管与安全管理标准。

3.管理方法滞后

在信息技术不断发展的背景下，公立医院档案管理手段也在不断进步，但是大部分医院在利用信息化档案管理体系时，无法充分发挥档案的信息价值，部分档案室依然以纸质档案管理为基础，导致大部分数字化档案信息被闲置，计算机管理服务、公共信息网络服务体系尚不完善。档案收集、管理、检索依然依靠手工操作，即使是利用了计算机设备，也无法实现一站式档案管理，这种管理形式与现代化管理模式存在着一定差距，不利于档案的利用与开发。

4.管理体系不健全

虽然档案管理网路已经十分普遍，但是实际的应用效果并不理想，很多工作人员管理意识不强，为了使用更加方便，将档案资料存放到自己的办公室，由各个部门保管。如人事档案存放在人事部、科技档案存放在科研与医务部门等。档案缺乏统一的管理制度，针对现有的制度不能按照制度标准进行，具有很强的随意性，导致档案管理分散、混乱。

5.管理人员综合素质方面

档案管理是一门综合性较强的学科，档案管理与利用同样需要人才支持。从实际情况来看，大部分档案管理人员都是一岗多职，这部分工作人员忙于日常办公室事物，不能全身心的投入到档案管理工作中。再者，这部分档案管理人员的专业素养和职业档案管理者存在着一定差距。

6.档案利用率低

受到传统档案管理思想的影响，长期以来档案管理工作只起到了档案搜集，整理、归档等工作，开发利用率非常低，丧失了档案资源的意义。部分医院档案 宣教工作不够深入，导致很多医院工作人员不了解档案室的职能、作用。同时，档案种类不齐全、内容不丰富、资源开发度不足，这也是影响档案利用率的重要因素。此外，大部分档案管理人员都是在档案室坐等上门服务，工作缺乏积极性、主动性。

三、医院档案规范化管理与创新思路

1.强化档案规划化管理意识——前提

规范化管理需要有规范化意识，这也是前提条件，因此要给予档案管理充分的重视。在日常工作中，要在单位内部加强档案管理宣传工作，让医院工作人员认识到档案管理是推动医院发展、改革的重要驱动力，将档案管理纳入到重要议事日程，和其他业务共同建设、共同发展。在日常工作中，可以召开档案管理专题会议、组织档案管理创新专题讨论会等多种活动形式强化意识培养工作，为后续档案规范化管理创新奠定基础。

2.创设良好环境——基本

现代化档案管理需要同时进行纸质档案管理和电子档案管理，而对于纸质档案管理来说，需要创设良好的管理环境，改善过去档案分散管理的格局，构建内容丰富、高效运转、统一管理的档案室。并且做好档案室的通风、防潮、防虫、抗磁等，还要添加相应的基础设备，出了计算机、打印机等日常设备，还要配备恒温箱、密集架、空调器等，满足档案管理的各项要求，保证档案管理的完整性、安全性。

3.构建高素质档案管理队伍——支撑

無论是构建规范化档案管理体系还是档案管理创新，都需要由专业人才作为支撑。在新医改背景下，档案管理需要由专业人才队伍开展工作，医院需要制定档案管理人才培养计划，通过专业培训、继续教育、进修学习等，提升档案规范化管理水平。在医院内部，可以开展现代化档案管理技术、先进档案管理思想等讲座活动，拓展档案管理工作人员的知识面。在医院外部，医院要贯彻“走出去”的思想，与第三方企业联合，学习企业现代化档案管理模式，让档案管理人员到外学习新技术、新知识，融会贯通，将市场最新的档案规范化管理模式融入到医院内部，实现档案管理体系的升级。

4.完善管理制度——保障

医院档案资源繁多，涉及到多个部门。所以要实现档案规范化管理，还需要有制度层面上的支撑，构建完善的档案管理制度。医院需要结合《档案法》、《医药卫生档案管理条例》，结合医院自身发展的现状，构建适合本院档案管理、开发、利用的故障制度。同时，制度建设要加强档案管理制度与医院战略发展的联动性，档案管理制度不仅仅要考虑到现在，还需要考虑医院发展的未来，让医院各项的工作都有据可依、有章可循，实现档案工作程序与标准的规范统一，全面落实档案管理目标。

5.完善信息化档案管理——关键

新时期下，档案信息化管理需要进一步发展和创新，除了要改变载体形态、记录方法、管理方法等，还需要提升档案的利用率。信息化档案管理创新，需要联动各个部门的网路系统，并且可以同步记录档案信息，实现实时搜集，如财务部门会计档案生成当中，档案室的信息系统也会同步生成电子档案，并自动归档 到“会计档案”的子数据库中，实现自动化档案信息搜集。档案管理人员结合电子档案信息，定期向各个部门索要纸质档案即可保证档案信息的完整性。当然，档案管理人员还需要做好电子档案整理、立卷、制作检索工具、存储、查找等基本工作。

6.提升档案利用率——目的

将档案信息变“活”，提升档案利用价值是档案管理的最终目的。档案管理人员需要多渠道、多途径加强档案资源开发，并到各个职能部门与临床一线展开调查，掌握医疗、科研、学习现状与需求，针对性为这些部门提供档案信息，实现超前服务、主动服务。各个职能部门登录档案网站，可以在检索栏一键搜索相关档案信息，从而提升档案利用率。同时，将一些可公开的档案信息上传到面向群众的官网中，为社会提供档案服务。

四、结束语

综上所述，随着我国人口老龄化问题愈加严重，为了能够推动医院发展，必须要保证档案信息管理的质量。结合档案管理的问题，实现档案规范化管理创新，从意识、资金、人员、技术、开发等方面出发，实现档案管理最终目标。

参考文献：

[1]段晓亮.公立医院人事档案管理的创新与发展[J].财经界（学术版），2015（32）：293-295.

[2]金志永.试论公立医院人事档案管理的创新与发展[J].东方企业文化，2015（12）999.

[3]常诚诚.公立医院党员档案管理工作的优化建设思路探索[J].办公室业务，2016（13）：107-108.

[4]蒋芳美.小议公立医院医疗档案管理现状与对策[J].企业导报，2014（6）：198-199.

[5]苏雪萍.谈基层公立医院档案现代化管理[J].兰台世界，2013（s3）：131-132.

[6]杜嘉欣，刘艳芳.探讨在公立医院改革形势下如何加强档案管理工作[J].世界最新医学信息文摘（连续型电子期刊），2015（61）：.666-667.