高校合同管理内部控制评价实践与启示

孙贤荣

摘要：合同管理是高校内部控制评价中业务层面的重要模块之一。本文选取了合同管理模块，结合笔者的实践经验，介绍了开展合同管理内控评价的工作路径，重点分析了合同内控评价中应重点关注内容和经常发现的问题，并据此提出了管理建议及今后开展内控评价工作的启示。

关键词评价：合同管理：内部控制：启示

按照《教育部直属高校经济活动内部控制指南》的要求，高校需从单位层面和业务层面对经济业务进行内部控制评价（以下简称“内控评价”）。高校在业务层面中有十三个模块，其中六个模块是与事业单位共有的，分别是预决算管理、收支管理、采购管理、合同管理、资产管理和基建管理。这些模块从不同的角度、不同的侧重点来管控单位的经济活动，但模块之问义有交错。以合同管理为例，除了与预决算管理直接联系不大，与收支、采购、资产、基建都有直接的联系。如何在纵横交错的模块管理中对庞大的学校经济业务进行梳理和评价就成为难点。

一、开展合同管理内控评价的工作路径

无论开展哪种内控评价，其工作路径是基本类似的。以合同管理内控评价为例，工作路径基本如下。

1.确定评价目标。通过开展评价活动，摸清学校合同管理的内控建设情况和运行情况，查找薄弱环节和风险点，以评促改，防范风险，完善合同管理。

2.明确评价内容。学校某一期间合同管理内控建立与运行的合理性和有效性，可从合同管理制度建设情况、合同管理工作机制建立情况、合同分类管理情况、合同岗位设立和职责情况、印章使用情况、合同的订立、履行及归档情况等方面进行评价。

3.实施评价工作。主要是收集、查阅管理制度及流程文件，实地访谈合同主管部门、归口管理部门和执行部门，开展穿行测试，对现有流程进行模拟实施，抽查相关佐证资料，与制度或标杆进行比较，发现薄弱环节或风险点。

4.与被评价单位沟通。通过评价发现的风险点要得到被评价单位的确认，以利于后期整改。

二、合同管理内控评价中重点关注内容

1.合同管理制度建设情况。包括在制度中是否明确合同管理的部门职责，是否明确签订合同的业务和事项范围，是否明确授权审批权限，是否明确合同拟定、审批、执行、登记、保管环节的程序和要求，是否对合同统筹管理，如何进行分类管理等。

2.合同管理工作机制建立情况。包括合同管理的工作机制如何，合同的最高管理机构是谁，重大合同与一般合同怎么区分，归口管理部门的职能权限和审查重点，执行部门的责任，由谁进行全程督导检查等。

3.合同分类管理情况。高校合同内容很多，主要包括科研类合同、资产类合同、基建类合同、修缮类合同及其他类合同等。应关注这些合同如何分类，由哪些部门归口管理。

4.合同岗位设立和职责情况。包括合同专职管理人员的岗位设立和岗位职责，合同归口管理单位的合同管理人员分工，合同签订和执行单位的人员分工和授权审批，学校的合同专用章如何管理和使用。

5.合同的订立、履行及归档情况。包括合同内容和条款的合法、合规性，合同执行期是否过长导致学校利益受损，合同生效后是否严格履行约定的义务，合同保管状况如何，是否泄露了国家秘密、工作秘密或商业秘密而导致利益受损。

三、合同管理内控评价中经常发现的问题

1.学校对合同管理重要性认识不足。学校容易忽视合同管理，尤其是合同的统筹管理，往往在合同管理中有分工，但未设立专门合同管理机构实现统筹管理：或设置了专人专岗，但配备力量不足，无法承担学校大量的审核业务：或专业合同审核力量不足，难以应对学校复杂的合同业务。

2.合同订立不规范。一是有的校内单位以本单位的名义对外签订合同，其不具备独立法人资格，一旦发生合同纠纷，学校就要承担法律责任。二是部分合同文本拟定不够严谨，或缺少订立时问，或缺少印章、签字等，给学校带来风险。三是个别合同签订程序不合规，合同签订时问晚于付款发票开出时间甚至于合同生效起始时问，无法发挥合同的实质性约束作用：有的未过公示期就签订合同，不符合国家招投标法的有关规定。

3.合同管理信息化不能满足需求。对合同管理没有独立的信息化管理系统，依附于学校的行政管理系统：或者合同管理系统与招标采购系统、财务核算系统、科研管理系统、资产管理系统等不衔接，信息流仅在各自的系统内流转，没有实现系统的对接和共享，难以实现对合同订立到履行、归档的全过程管理监督。 4.印章管理不规范。一是校內单位未经授权使用本单位的公章签订合同，带来法律风险。二是有的部门虽经授权使用，合同专用章的使用范围与实际管理业务不符。

5.合同档案管理不到位。一是没有建立合同总台账。合同归口管理部门自行编号、统计、归档，合同主管部门未统筹归档。二是合同执行部门归档管理不规范。由于没有明确的规范，各单位白行管理，缺乏明确的要求和规范的管理，档案不完整。

四、加强合同管理的建议

1.学校要重视合同管理工作。应建立健全合同管理组织体系，明确合同主管部门的人员配置和岗位职责，充分配备人员。明确合同主管部门、归口管理部门、执行部门的职责和分工，尤其是发挥主管部门的统筹管理作用。

2.学校要重视合同信息化的建设。应将合同管理信息系统建设纳入学校信息化建设整体规划，在合同授权、履行、后续管理等各环节设置有效的关键控制节点，实现审批留痕、进程跟踪、付款控制、风险提示、信息汇总、归档完整等信息化全过程管理，使内控管理贯穿于合同管理的每个环节，防范风险，提高效率，实现合同管理规范化。同时，合同管理应与行政管理、财务管理、资产管理、科研管理、基建工程等有机结合，实现信息共享、联动管理。

3.学校要加强合同印章的管理。管住印章，就能基本管住合同的签订。学校应定期梳理各归口管理部门业务内容，合理授权合同审批权限，界定印章使用范围，应对印章有所区分，使各类印章使用既规范义有效。

4.合同主管部门应加强对合同归口管理部门的业务督导和管理统筹，对合同全过程实施监管。合同主管部门应加强对合同订立的管理，应对各类合同文本定期进行梳理，规范各类合同文本，如强对法律性条款审核，做到内容规范，要素齐备，表达严谨，尽量由学校起草，由对方单位先行签署。建立规范的、统一分类和连续编号的合同总台账。应定期对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评价。

五、对今后开展内控评价工作的启示

1.学校重视内控建设是做好内控评价的基础。内控评价与内控建设是相互作用的。有效的内控评价能使内控建设有的放矢、抓住重点，并达到“以评促建”，内控建设的规范义是内控评价的依据和基准。只有学校充分重视内控建设，内控评价才有用武之地。否则，无论评价结果多么有用，最终都是被搁置的命运。

2.必须加强对评价人员的培养和培训。评价工作涉及面广，内容复杂，需要人员有较高的专业能力和综合素质。目前许多高校都是聘请事务所或者咨询公司开展业务。但评价业务应该是一项长期的、定期的日常工作。所以高校应加强对自身人员的培养，以应对开展这项工作的人员不足或专业能力不足情况。

3.评价工作应因地制宜，结合单位实际情况。不同的单位有不同的管理特色。评价工作可以借助标杆，但必须根据本单位的目标和管理实际情况。这样的评价结果适用性更强，也容易让被评价单位接受，从而更好地发挥评价的作用。

参考文猷：

[1]财政部.关于开展行政事业单位内部控制基础性评价工作的通知，财会[2016] II号[S].北京：财政部，2016-6-24.

[2]教育部.教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）[s].教财厅[2016]2号，2016-4-26.1B431A6E-3239-4E5A-9FC0-70D2AC306C67