公共资源交易项目档案管理研究

王太春

摘要：近年来，公共资源交易市场发展受到广泛重视，交易领域范围逐渐扩大，不仅推动了社会主义市场经济的发展，在反腐体制建设过程中，也扮演了很重要的角色。由于在档案的管理工作方面一直都未进行统一规范化管理，这样长期下去定会给今后档案的管理和利用产生不可想象的麻烦。项目档案管理的工作涉及面广、数据量多而且复杂，相关联项目的标后监管和招标过程中是否遵循着“公平、公开、公正和诚实信用”的原则，对项目日后管理和利用提供有效作用。文章针对目前公共资源交易项目档案管理工作现状等进行分析，研究了在“互联网+”时代公共资源交易项目档案管理的转变方式，发展以及优势。

关键词：公共资源交易;项目档案管理;互联网+

中图分类号：F284       文献标识码：A 文章编号：1003-2177（2019）11-0077-02

1 规范公共资源交易项目档案管理的必要性

新时代以来，政府更加重视对公共资源交易平台的建立和统一。公共资源交易平台整合工作正在全国范围内积极展开，在“公共资源交易进平台，平台之外无交易”的要求下，将来会有更多的招标项目进场交易，项目档案的数量也会变得更加庞大[1]。

当前来看，虽说有国家出台的相关法律法规对招标采购的档案保存提出了相应要求，如有《招标投标法》、《招标投标法实施条例》、《政府采购法》、《政府采购法实施条例》等，但在项目档案管理方面却没有做出具体的规定，这就使得全国各地在针对公共资源交易项目的档案管理和标准方面多式多样。在如今整合公共资源交易平台工作进行之时，若不能对交易项目档案的管理统一规范化并建立健全项目档案管理办法等制度建设，会对未来的管理和利用造成巨大的困难和隐患。另外，项目档案管理工作对项目交易过程进行真实记录，在以后各方研究，考察交易情况时，可以帮助其判断项目交易是否完全合法合规，并为有关行政执法机关调查取证提供有效的法律证据。所以，为了保证项目交易运行的规范性，交易项目档案管理必不可少，而且它还是公共资源交易工作的重要组成部分。

2 当前项目档案管理现状分析

2.1 对项目档案管理的三种操作方式

（1）实行购买服务方法，对项目档案进行招标采购服务外包。具体指公共资源交易管理部门将其档案业务外包给外部专业化团队来承接其档案相关业务工作。这种方法目前是一些企、事业单位常用管理模式，这种方式可以解决因缺乏档案管理工作者而需聘用人员再培训的经济成本。另外，这种方式在国内相对来说比较成熟，且有越来越多的专业化团队出现，可以保证其专业性。但是这种方式也带来一些问题，比如不能明确外包数据的安全性和保密性等。（2）进行档案设备招标采购，比如采购项目档案电子化用到的硬件设备。再由单位的档案管理员扫描项目档案的纸质版并进行制作。这种管理操作方式的安全性较高，因为是由单位内部的档案管理员来对档案进行操作，这样可以避免数据被泄密的奉献。而且这种方式可以节省将档案业务外包给外部团队的费用。但是这种方式也会带来一些问题：有些档案管理员不是学专业档案管理出身，可能缺乏专业的档案管理知识;由于项目档案数量庞大，带来的工作量也大，人员不足也加重了任务管理。（3）档案管理员对各招标代理机构指定兼职档案员，并对其进行设备操作培训和业务指导。这种方式是档案员+代理机构配合的管理模式，减轻了交易管理部门项目档案管理的工作量。同样不用进行档案服务外包，可以节约外包经济成本。但是该种方式需要培养有扎实档案管理理论知识和高管理水平的专职档案员[2]。

2.2 项目档案的操作流程

（1）招标代理机构在招标项目完成后，应当立即对项目招标中的各类资料进行收集。（2）将招标项目资料收集齐全后，向档案员申请进行招标项目档案的电子化存档。（3）招标代理机构的兼职档案员必须在公共资源交易管理部门档案员的监督和指导下对招标的纸质资料进行扫描传送等工作。（4）按照电子项目档案的网上审批流程结束后，由档案员验收。

3 关于当前项目档案管理的分析

3.1 完善项目档案管理制度并明确其责任

“没有规矩不成方圆”，任何工作都要有所制约和监督才能更好开展，公共资源交易项目档案管理也是一样，需要制度和规则来约束，保障并指导管理工作顺利进行。在管理项目档案时，应对档案的可归纳范围作出明确的要求，还应说明归档时间等。从项目档案的归纳整理、调阅过程、项目档案保密工作等多个工作业务中，对各个部门应尽的职责做出明确规定，同时其他相关部门也应做好指导和监督工作，这样可以督促各部门人员做好自己的本职工作[3]。

3.2 抓住重点，提高效率

档案工作内容繁重，需要在工作中分清主次，提高档案管理工作的效率和利用价值。档案资料需要保持完整性、有效性和可用性，这样在以后从档案资料中取证时，所获取的资料才有可信度。

3.3 加强硬件建设，提高管理条件

为了更好的保存项目档案资料，应建立项目档案专用档案室。档案室应能防盗、防潮、防火、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠这些要求，并通过“人防、物防、技防”强化安全防护能力。档案室内应配有降温设备，安装监控报警装置等。同时，还要配备完备的管理设施，硬件设施的建设是档案资料安全存放避免风险的重要保证。

3.4 加强人才队伍建设

人是档案管理工作任务的最终落实者，项目档案管理工作的顺利开展需要一支业务能力过硬、责任感强的专业队伍，所以人这一关键因素需要引起高度重视。在选择专职或兼职档案资料管理人员时对于责任心强、熟知现代信息技术且有业务能力的人员应优先考虑，而且在人员选定后，为了能够使档案管理工作正常运行，应避免频繁更换档案资料管理人员。在人员确定后，交易管理部门应加强对这些人员的业务培训，提高他们的业务能力。另外，交易管理部门应引导并鼓励这些档案管理人员对自己的学习能力的培养，可以运用多种交流工具或方式来对业务进行交流。同时，交易管理部门也应注意多引进有档案管理专业能力的专业人才，因为相对来说，他們有更多的档案管理经验[4]。407689B2-280E-4A54-8457-55CBB4918924

3.5 严抓项目档案保密工作，确保档案绝对安全

为确保档案安全，于项目档案工作相关的工作人员应参加保密培训并签订保密协议。由于在原则上，项目档案不能随意外借，所以，当有相关部门要借阅档案时，应严格遵循项目档案借阅审批制度下的借阅流程借阅档案，同时，档案管理人员应做好记录。另外，应严格遵循档案室进出登记制度，允许进入档案室的只有指定的工作人员才可以，并应注意将随时携带的具有拍摄功能或存储功能的用品交由指定人员暂时保管，这样能进一步保证档案信息不被泄露。

4 項目档案“互联网+”项目档案管理发展

随着互联网技术的快速发展及应用，也推动了公共资源交易行业的信息化发展。现如今，社会公共资源交易平台整合工作正在全国范围内积极展开，未来会增加更多的项目，也会有更多的项目档案产生，这将会是一个庞大的数量，使用传统的纸质化项目档案存储和管理将会耗费巨大的存储资源，包括纸质、空间、人员等，那么在无纸化办公发展趋势下，项目档案电子化迫在眉睫。通过互联网技术，公共资源交易监管部门可以实现对项目档案管理的电子化管理，而且，在向电子化管理转变的过程中，应在同级档案行政管理部门的指导下进行。由于电子化管理系统存在数据易失的情况，所以在购买存放电子档案的设备时，应选择性能很好的专用设备，能使数据不易失。同时应做好数据备份相关工作，避免一份数据损坏或丢失就无法找回的这种情况[5]。借助互联网技术对项目档案进行管理，可以提高对项目档案的利用效率，比如对项目档案的借阅过程，可以直接网上办理，相比于传统的纸质化管理方式，大大简化了借阅的流程，而且可以节约各方面的经济成本。

5 结语

据数据统计来看，在全国范围内公共资源交易监管部门所拥有的交易项目档案非常之多，高达千万，交易项目档案更不占少数，加快建立和统一公共资源交易平台、健全交易项目档案管理办法和有关规定是非常迫在眉睫的。统一公共资源交易平台的整合建设，也在促使项目档案管理方式发生改变，从传统的纸质化办公到电子化办公的转变也将会带来多种优势。紧跟新时代的步伐，与时俱进才能更好地加快公共资源交易市场的深入改革，挖掘出公共资源交易潜在的能量。

参考文献

[1] 李佩英.公共资源交易项目档案的管理与发展[J].办公室业务，2018（15）：124.

[2] 汪杰.谈加强公共资源交易项目档案管理的必要性[J].中国政府采购，2016（9）：18-19.

[3] 刘毅.浅谈公共资源交易项目档案的管理[J].招标与投标，2018（4）：38-40.

[4] 汪杰.公共资源交易项目档案的管理与发展[J].招标与投标，2016（8）：22-24.

[5] 汪杰.公共资源交易项目档案管理[J].中国招标，2016（7）：26-28.407689B2-280E-4A54-8457-55CBB4918924