孤残儿童档案的规范化管理方式解析

摘 要：孤残儿童档案作为孤残儿童救助、为其提供基本生活保证、展开福利服务的重要信息。为了能够给孤残儿童提供一个良好的社会环境、生活环境、学习环境，加强孤残儿童档案规范化管理有着重要意义。基于此，本文首先提出孤残儿童档案的含义与分类，分析加强孤残儿童档案管理的重要性，最红探究孤残儿童档案规范化管理的方案。

关键词：孤残儿童档案;规范化管理;重要性;方式

一、孤残儿童档案含义以及分类

1.孤残儿童档案含义。孤残儿童并非是孤儿、残疾儿童概念的相互叠加，社会上也并没有对“孤残儿童”给出明确的定义。按照《民政词典》当中对“儿童福利院”注释来看，孤残儿童的含义为“生活在儿童福利机构的，并且其公民权利、生活、生存与受教育权受到法律保护的无人抚养雇人、弃婴、残疾儿童”。所以与之对应的孤残儿童档案就是：“孤残儿童抚育、成长过程中具有保存价值形式的原始凭证与记录”。

2.孤残儿童档案分类。为了能够充分发挥孤残儿童档案的积极效用，要保障档案信息和日常工作相结合，贯彻“科学分类”原则，采用清晰、适宜、明了扥原则对孤残儿童档案进行分类，这样即可保证孤残儿童档案管理的科学化和规范化。通常情况下，儿童福利院都是通过孤残儿童离院原因对档案进行分类，大体上可以分为以下几种：（1）儿童被国外收养。该类部分孤儿主要是国外收养人通过相应的方法收养部分孤儿。（2）国内收养孤残儿童。也就是我国本土人士收养孤残儿童。（3）认领、参工、转院儿童档案资料。儿童福利院中的部分孤残儿童在生活当中，被父母、其他家属认领，当年满16周岁后回归社会、回报社会。也有部分很多残障儿童年满16周岁后，由于个人身体原因无法进入社会中工作，而转送到其他福利院。（4）生活在福利院中的孤残儿童因病、意外去世的孤残儿童档案。其中，前三类档案是永久性档案;第四类档案的保存期限为长期。

二、加强孤残儿童档案规范化管理的意义

1.有助于构建和谐社会。在经济日益发展、国力不断增强的背景下，我国社会制度、经济制度也愈加完善，但也在完善过程中发现了很多的潜在问题与隐患，所以提出了构建和谐社会的目标，实现社会经济的可持续发展。在推动社会主义现代化建设当中，儿童福利院的重要性愈加凸显，作为孤残儿童的主要收容所，肩负着救死扶伤的社会职责，是构建和谐社会的重要因素之一。所以，只有对孤残儿童档案展开规范化管理，才能够有效提升儿童福利院管理质量和水平，规范我国弱势群体管理秩序。

2.有效落实社会保障。在开展社会保障工作中，儿童福利院是重要的组成部分，也是社会救济、福利、安置的主要工作对象。在新社会形式下，福利院中的孤残儿童已经成为了社会中巨大群体，加强孤残儿童档案规范化管理，可以為社会保障提供更具说服力、更加全面的依据。同时也能够给孤残儿童生存提供更好的保障，为相关制度措施构建、完善提供强有力的依据。档案当中所反馈的信息能够让有关部门对相关制度、政策作出调整。所以，推动孤残儿童档案规范化管理，是落实社会保障工作的必然要求。

3.保障未成年人的基本权益。未成年人作为国家发展的未来，继承国家栋梁之才，对实现“中国梦”有着重要意义。未成年人领域中就包含着孤残儿童，更是未成年人保护法中的重要保护对象，具有法律所赋予的所有权利，任何机构、任何人都无法剥夺孤残儿童的基本权益。实施孤残儿童档案规范化管理，有利于对孤残儿童日常生活、经历进行详细跟踪和检查，是保护孤残儿童合法权利的重要依据与记录，更是对人类生命负责的表现。所以，必须加强孤残儿童档案规范化管理，为保护孤残儿童合法权益提供强力保障。

三、孤残儿童档案的规范化管理方式

1.构建完善的档案管理制度，统一保管。在社会、经济不断发展的背景下，我国社会、经济发展制度也得到了完善，但依然存在着诸多不合理、不到位的环节，所以国家相关部门（福利部门、社会保障部门等）要积极和儿童福利院联合，结合当今孤残儿童档案管理现状、福利院档案管理水平，有针对性的完善孤残儿童档案管理制度，相关部门、医疗部门也要积极配合，结合制度要求和标准，给予最大程度上的帮扶。

结合制度要求，在档案移交档案室前，保育科档案人员需要日常所累积的孤残儿童档案信息进行整理、归档，妥善保管。一旦孤残儿童离院，业务科要第一时间开展组卷、编目、编制档案目录等工作，按照制度标准进行档案移交，并由档案室统一进行管理。

2.创新孤残儿童档案管理模式与方法。在新时期下，儿童福利院或档案管理机构所采用的传统档案管理模式与方法已经无法满足当代社会发展要求，显露出诸多的不足之处。因此，儿童福利院要跟上时代发展潮流，更新档案管理理念、创新档案管理模式。特别是在互联网广泛普及的背景下，可以将互联网技术融入到档案规范化管理当中，通过我国孤残儿童信息管理平台，在更宽广的网络空间中对孤残儿童档案材料信息进行完善，同时也有利于家属领养信息的筛选与查询，提升档案利用率和工作效率。

在当今国内外孤残儿童收养档案材料当中，很多档案信息都是照片形式，包括儿童本人、收养家庭、办理收养过程、新家庭健康成长等诸多照片。对于孤残儿童以及福利院来说，这些照片都是非常珍贵的资源，需要注重日常生活中照片资源的收集与保管工作。档案管理人员要克服照片、视频等档案资源管理困难，如照片、视频资料多，拍摄时间跨度长，儿童身心变化大等，耐心的对这些档案资料进行收集、归类，避免产生张冠李戴的现象，也不能因为工作疏忽导致资源丢失，保证这部分电子档案信息的连续性、完整性。利用互联网孤残儿童档案管理平台，按照时间、空间跨度注意存储这些档案信息，并传输到数据库当中，以便于对档案资料展开更好的管理工作。

3.规范孤残儿童档案建档流程。在实践工作当中可以发现，由于孤残儿童档案的特殊性，所以并不适用于传统文书档案建档方式，需要按照规范化流程展开整理。

在孤残儿童档案建立当中，针对每个福利院的不同情况，采取针对性的建档方法。我院主要是在孤残儿童入院之后，即开展孤残儿童建档工作。结合孤残儿童入院审批材料作为建档依据。入院户籍可以划分为弃婴和孤儿类，其中孤儿类由于来源地就已经建立了户籍，结合我院当地孤残儿童安置标准，孤残儿童来院之后就无法进行户籍迁移，只有出现了特殊情况才能迁移。弃婴户籍根据孤残儿童入院时间展开工作。

在建档初期，孤残儿童相关材料由业务科收集并统一保管。由于每位孤残儿童入院之后都有特定的编号。业务科便相应的按照入院编号为孤残儿童构建个人档案，档案当中主要是包括入院基本情况、体检信息、病史等材料。

在孤残儿童确定离院之后，在福利院的户籍也随着孩子动向迁移，业务科按照孩子不同去向、离院时间顺序对档案材料进行编号，生成档案编号，做到“一人一档、一档一号”，将档案迁移到档案室统一保存。

上述三个流程中，档案均放在档案袋当中，采用开放式建档方法，方便后续向档案袋中添加材料，档案袋中的每一分材料，如文字材料、图片材料、视频材料都在网络平台上备份，以便于传输和使用。此外，在儿童离院之后，会生成相应的反馈信息，这部分信息要做到“随到随归”，不断的添加到孤残儿童档案当中。

4.提高档案人员的综合素养。提升档案规范化管理意识。业务科在档案管理前期负责收集孤残儿童档案信息，后期移交到档案室。无论是专职档案管理人员还是兼职档案管理人员，都要明确不同档案材料的归档范围，保证档案信息的完整性、连续性。要求档案工作人员树立严谨的工作态度，提升规范化管理意识，由被动工作朝向主动工作方向发展，加强与各个科室之间的沟通。

强化业务学习。档案工作人员定期参加院内组织的培训活动，一改传统知识结构单一、封闭性的问题，朝向综合型、开放型方向发展。

掌握信息技术手段。我院已经实现了孤残儿童档案信息化管理模式，提升了档案材料收集、处理、转移的效率与精度，保证了档案信息利用率。我院在上级部门指导下积极引入了专业档案管理软件，结合实际需求编制管理程序。这就需要档案管理人员熟练掌握软件操作方法，提升信息交互功能，积极加强档案信息开发、利用工作，保证档案管理工作效率。

5.加强档案管理的设施投入。“巧妇难为无米之炊”，加强孤残儿童档案管理规范化，除了要确保工作人员的专业素养，还必须要有基础的硬件设施支持。近些年，我院良好的经营业绩，社会保障部门、福利院都积极的加强档案管理部门投入力度，无论是人力上还是财力上，都有了更高的投入，完善了福利院档案管理设施体系。如档案室、监控设备、计算机、打印机、文字录入机、全国网络管理系统等，不断推動孤残儿童档案管理朝向规范化方向发展，保障了硬件基础设施建设，从而不断的发挥我院孤残儿童档案管理工作的作用与价值。

综上所述，我院每年收养的孤残儿童数量在逐年上涨，这些孤残儿童需要福利机构、国家的关爱与温暖。针对孤残儿童档案规范化管理方面。我院积极探索新的管理形式，不断挖掘孤残儿童档案中的价值，旨在为孤残儿童提供更好的生活和保障。可见，孤残儿童档案管理不仅仅是一份工作，更是一种崇高的事业。

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作者简介：张立香（1982-），女，汉族，山西忻州人，本科，山西省忻州市社会福利院，研究方向：档案管理。