事业单位档案管理创新思路研究

摘 要：目前我国经济和社会的发展，也同样带动了各个企事业单位的快速发展。目前事业单位的发展趋势已经十分明朗，就是在政府的领导下，深入推进事业单位的各项工作改革。当然，事业单位的日常工作重心之一的档案管理工作也需要进行深入的改革，自身对促进各个工作之间的互相协调以及有效地开展等等方面都有着关键作用。在这个当前事业单位档案管理水平不断提高的情况下，事业单位必须顺应时代发展的潮流。但目前我国的事业单位档案管理工作中存在着诸多问题。本文就从目前我国事业单位档案管理工作中存在的问题出发，对档案管理工作方式的创新意义进行分析。同时对档案管理工作方式的创新思路进行了研究。

关键词：事业单位改革;档案管理;创新思路

一、事业单位的传统档案管理方式中的主要缺陷

1.工作人员缺乏对档案管理的最基本的重视

在当前事业单位仍然延续的传统档案管理方式中，首先就缺乏最基本的都对档案管理工作的重视，主要表现在，不论是基层员工还是领导层面对档案管理都没有形成正确的认识以及估量，在日常和年度考核或者是管理职责的划分上，都没有将这项工作置入系统的考核中，自身意识上的不重视和缺陷，就直接导致档案管理工作的水平没有办法得到有效提升。除此之外，档案管理的工作人员也同样忽略这份工作的重要意义，在工作态度和责任心上都存在着明显的不足，这样在工作中就会时有出现档案丢失或者是归类存在不规范。这样的工作态度和效率严重影响了档案管理工作的开展以及经济效益的提升。

2.档案管理人员的工作素质普遍低下

在档案管理的工作中，工作人员的基本素质和专业技能对有效提高档案管理工作的水平有着重要意义。档案管理工作自身就具有较强的专业和技术性，同样的就对工作人员的专业素质和技能的要求就有一定程度的提升。在目前深入改革事业单位的过程中，部分高素质、技术能力出众的档案管理工作人员被相继调离原有职位，工作的岗位和职责也出现了很多的变动。新调来的工作人员因为本身对这项工作不熟悉以及自身的积极性低下，这就导致在工作过程中会消极对待工作，针对档案的分类、装订、整理等环节中经常存在着心不在焉的现象。

3.对档案管理工作的资金投入较少

档案管理工作的资金投入较少有两个方面的原因，一方面，就是资金上限有限的限制导致没有办法对档案管理工作投入更多的资金;另一方面，就是因为对档案管理工作的不重视，对档案管理工作自身的价值缺乏重要认识，没有对档案管理投入更多的资金。资金方面的制约，严重影响着档案管理工作的有效开展。

4.没有跟随技术发展潮流使用信息技术

现代社会中应用范围最广的技术就是信息技术，信息技术已经成为人们生活和生产中必不可少的一面。在这种情况下，想要进行档案管理工作的改革，就需要将信息技术和档案管理进行完美的融合。信息技术应用到档案管理中就会使得档案的管理工作变得更加数字化，方便进行管理。可以在无形中提升档案管理工作的质量。但目前绝大部分的事业单位都没有将信息技术与档案管理工作进行融合，这样也就制约着档案管理工作的效率以及质量。

二、档案管理工作方式创新对事业单位的重要意义

档案管理工作作为事业单位的基础性工作之一，在对事业单位的整体性工作的考核过程中，可以有针对性的提供有关资料，同时还能够提供具体凭证，在单位自身和企业员工的合法权益的维护上也有着重要作用。

当今社会各种技术都在快速的发展，特别是当今社会信息技术的发展和广泛应用，事业单位想要进行深化改革自身的档案管理工作，就需要将信息技术进行广泛的应用，还需要将自身的档案管理工作模式进行新一轮的创新与信息技术进行适应。

档案管理工作方式的创新，不仅仅是为了让工作流程变得简便易行，与此同时还需要保证工作中的质量以及效率，从根本上提升整个工作的效率，也是适应技术发展必须要做到的事情。

事业单位唯有持续深入的对各项档案管理工作进行改革，才能保证事业单位每一项工作的质量，以此来达到各项工作的整体全面发展以及树立全新的单位形象。由此可以总结出事业单位进行档案管理改革，不仅仅是社会经济全方位发展的要求，也是树立全新优良单位形象的要求。

三、创新事业单位档案管理工作方式的思路

1.根据档案管理工作的现状来明确工作上的方向

在事业单位进行档案管理工作创新之前，首先应该对当前事业单位自身档案管理工作存在的实际问题以及情况进行全面的调查和分析。在得出目前档案管理存在的问题以及缺陷之后，具体内容具体分析，制定出有针对性的档案管理工作形式以及内容上的创新，以便有效地提升工作过程中的质量以及效率。因此，先要做到因地制宜的分析目前存在的问题，以此作为基础进行工作上的改革。并且需要做到针对工作上的改革方案做出针对性的推进措施，以便保证事业单位档案管理工作的科学、高效、合理开展。

针对上面所提到的档案管理工作的忽略、管理制度上存在缺陷、工作人员自身专业技术和素质偏低、管理技术层面的缺失以及档案保密等级的缺陷等等多方面的问题。所以，事业单位目前想要创新自身的档案管理工作方式，就要对这些问题进行深入的调查研究，找到原因之后依据事业单位自身的实际情况进行工作上的改革与开展。以便进一步提升自身的档案管理工作的质量和水平。

2.提升事业单位的档案管理意识

各事业单位创新档案管理工作方式上的创新，是当今社会发展的必然要求，首先事业单位自身就要先树立起对档案管理工作的重视。树立档案管理意识可以从以下几个方面进行考虑。

第一点，事业单位的领导层面应该重视档案管理工作的创新以及开展，对这项工作予以实际的支持和督查。

第二点，应该对档案管理工作的意识进行大力的宣传，让事业单位的全体工作人员对档案管理工作形成一个全面有序的认识，针对传统的管理理念进行实际的创新，同时对管理制度进行改革、制定、落实，对单位中的所有工作人员的责任和职责进行明确的划分，做到权责分明，以便高效的推進事业单位档案管理工作的改革和落实。

3.改革和完善单位的档案管理制度

在事业单位提升自身的档案管理意识之后，也需要对档案管理制度进行改革和完善。究其原因就在于档案管理工作制度和管理工作的效率提升有着十分紧密的关系。事业单位的档案管理制度应该立足于档案管理工作的实际情况进行制定、改革、完善。从制度的层面对档案管理工作的科学、高效、合理开展进行持续的管理和跟进。在提升事业单位全体员工的档案管理意识的同时，就要以相对应的监督机制对整个档案管理制度进行监督和跟进。工作人员在进行档案管理工作的过程中需要严格遵从档案管理制度的约束，使用科学、高效的方式进行工作的开展。

4.建设一支高素质的专业化档案管理团队

档案管理工作自身就是一门技术含量较高的工作，这就对工作人员的专业技术和素质有一定的要求。所以，事业单位就需要进一步提高档案管理工作人员的功罪技术和素质，可以从以下几个方面进行考虑。

第一点，领导和管理层面要重视高素质人才的引进和自身员工的培养。事业单位要善于发现并且引进具有现代档案管理方面的专业高素质人才，并以此为契机，提高单位内的工作人员的专业知识以及技能水平，以此来培养出一支高素质的专业化档案管理队伍。

第二点，在新员工正式上岗之前，事业单位需要加强新员工的专业知识和技能的全面培训，通过这种方式让工作人员能够对档案管理这份工作以及这个领域具有一个初步全面的认知。

在整个的培训过程中，要注重专业知识的全面性，同时也需要将事业单位的具体情况加以结合，以便在今后的工作过程中更好的做好档案管理。

5.信息技术应用于档案管理，进行档案管理的信息化建设

伴随着现代科学技术的高速发展，计算机信息技术已经深入到人们生产生活的方方面面。要对档案管理工作进行创新是现代社会对档案信息管理发展趋势的要求。信息技术与档案管理工作的有效结合，能够实现对档案资源的科学合理使用，最大化的实现档案资源的长期有效应用，能够有效地提升档案管理工作的质量以及工作效率，这一点也就是档案管理工作创新的重点任务和目标。要进行事业单位的档案信息化建设管理，可以从以下的几个方面来考虑。

第一点，事业单位档案管理部门应该充分使用计算机等当代信息设备，将纸质版的档案转化为电子版的，同时使用计算机处理技术将档案中包含的有关文字索命、图片信息、影像信息等等资料想电子化方向改变，完成纸质版和电子版并存的局面。

第二点，档案管理部门需要对所有的信息进行及时准确的传递，以此来保障档案资料中的所有信息都是真实准确的。

最后一点，档案管理方式的创新需要最大化的与网络信息技术进行结合，通过计算机网络向社会高效快速的传达档案信息，以期达成完美的档案信息共享，这样一来，既可以让民众快速的查询到自己的信息，进一步提高了档案管理的效率与质量，同时也提升了档案信息的有效使用。

6.事业单位要注重档案信息的保密性分层

档案管理工作的中心就在于保密上，这也是工作人员需要在工作中时刻注意的关键所在。但是，事业单位中的部分档案涉及到国家机密，这些档案就更应该注重管理工作中的保密。据此，在工作中可以将档案管理工作分成保管以及保密两个层次。前一个层次注重的是档案的保存以及查询，使得人们可以在适当的时间查询到自己想要的资料，这里的保密具有时效性。后一个层次，就是完全性质上的保密，因为这些资料涉及到国家机密，任何无关人士不得进行查阅，这个层次上的档案管理就要严格遵循国家的要求。

四、总结

事业单位在不断地深入推进工作改革的过程中，发现了其中早已经存在的一些问题或者是缺陷。如果不针对这些问题进行档案管理方面的改革，那么事业单位的工作改革就不会取得应有的成效。以期能对今后事业单位的档案管理创新有所启迪。

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作者简介：胡苗（1977-），女，湖南汨罗人，民族：汉，硕士学位，讲师，研究方向：高校建設及档案管理与利用。