探究新形势下如何做好文书档案管理工作

摘 要：本篇文章通过简单说明做好文书档案管理工作的重要性和必要性，并列举在当代社会中各大高校在文书档案管理工作中存在的问题，进而提出相应的解决办法，希望能够促进文书档案管理理念的及时更新，并逐渐实现管理的自动化。

关键词：新形势;文书档案;管理;高校

随着社会和经济的快速发展，人们的工作形式和工作理念已经发生了转变，而文书档案管理工作作为管理中的重要环节正在面临着管理效率低下和使用不便利等问题，严重制约了人们工作的顺利展开。因此，针对这种情况必须对文书档案的管理工作进行科学化和规范化，并且逐步摆脱对手动操作的依赖性，从而更好地适应现代信息社会的发展需求。

一、做好文书档案管理工作的重要性

文书档案作为各大高校中各种活动的重要记录形式，不仅有利于日常管理工作的有序进行，同时对高校培养人才也是至关重要的。因此，做好文书档案的管理工作、保证其完整性和真实性，不仅能够提高文书档案的使用效率，同时对研究高校在今后工作中的发展策略也能够提供真实可靠的决策依据和促进工作顺利开展，因此也是衡量一个高校管理水平的重要参考指标。在新形势下，只有对文书档案的管理工作形式不断进行创新和完善，使其能够更加适应高效的发展节奏和发展需求，才能让校园内部各个部门之间更加协调统一的开展工作。

尤其随着当今社会是一个信息爆炸的社会，而信息的质量参差不齐也让人们面临着更多选择和造成困扰，而文书档案管理工作在这个新形势下也肩负着更加重要的责任，不仅要保证信息筛选的质量和可靠性，同时做好记录和调取工作也变得比以往更加复杂和困难。同时很多高校在发展的过程中对文书档案的管理工作也处于一个忽略的状态，从而导致工作理念和工作内容无法及时更新，不仅工作效率非常低下，同时也不利于高校能够更好地制定教学计划并实施。因此，文书档案管理工作的重要性和必要性要求当代高校管理者必须予以重视，并在此基础上探讨更加适合的管理方法。

二、当前文书档案管理工作中存在的问题

1.仍然以纸质作为主要的载体形势

雖然互联网科技和各种办公软件已经能够完全取代纸质载体，但是由于我国思想观念大多停留在传统的阶段，同时对网络科技仍然无法做到完全信任，导致纸质版的文书档案虽然容易遭受破坏，却仍然是众多高校的主要载体形式。尤其是一些重要的文件，人们更愿意选择通过纸质载体进行记录和保存，却不愿意相信功能齐全且稳定性和安全性极强的办公软件。因此，在工作中很多保留了多年的文书档案已经无法再次使用，造成数据的丢失和调取失败，给人们的工作带来了极大的不便。

2.文书工作和档案工作的脱节

文书工作和档案工作作为文书档案管理的两个重要组成部分和衔接部分需要在工作中相互协作和紧密配合，才能保证文书档案管理工作的有序进行。文书工作主要包括收集整理登记环节和立卷归档环节，是档案的形成过程，而档案工作是在文书工作结束后的下一个环节，能够保证档案的保存和调取使用的效率和质量。但是在实际的工作过程中，我们不难发现文书工作和档案工作是处于一个脱节的状态，例如档案编号随意混乱和案卷形式的不规范等情况都会造成文书档案的管理工作上存在显著漏洞，不仅延误工作的顺利进行，同时也让高校的内部机密可能发生泄露和丢失等情况，造成不可挽回的损失。

3.文书档案管理者技能和素质的缺失

同时，当前文书档案管理工作还存在着管理者自身能力和素质的不足。档案管理工作作为一项专业性强和较繁琐的工作，一方面需要管理者能够掌握熟练的管理技能和扎实的理论知识，而另一方面管理者也需要保持高度的耐心和责任感才能胜任这份工作。可是目前我国普遍存在着高校对文书档案管理工作的不重视，管理者自身缺乏相应的计算机知识和缺乏系统的管理能力培训，同时管理者不合理的薪资结构和较低的用人要求也让文书档案管理工作处于非常低的地位，因而无法将文书档案管理的积极作用进行有效发挥。

4.检索形式相对落后

检索作为文书档案管理工作的重要组成部分，因为直接面对客户群体，因此检索的速度和准确率都是非常重要的。在计算机网络还不普及的时候，检索的主要形式是手工检索，耗时耗力的同时也严重影响工作的进度，因此对文书档案的使用也是非常有限的。而在计算机网络迅速普及的今天已经可以根据关键词等方式进行检索，虽然仍然存在很多缺陷，但是相对手工检索而言已经有了质的飞跃。但是随着文书档案内容的广泛性和繁杂程度较高，这两种方式在现代仍然无法满足人们的检索需求，因此这种相对落后的检索形式已经成为文书档案管理工作中不可忽视的重要问题。

三、新时期做好文书档案管理工作的对策和措施

因此，面对新时期人们越发多样化的需求，对文书档案管理工作存在的问题和缺点不应该视而不见，而是应该充分发挥主观能动性和借助网络科技的力量实现文书档案管理水平的提升，提高文书档案的利用率和便捷程度。

1.提高文书档案管理者的责任意识和管理能力

首先，应该对文书档案管理者有一个明确的定义，因为这里提到的管理者并不仅包括以管理文书档案为职责的工作人员，同时还包括从领导层到管理者和师生的全体人员。尤其是作为领导者，工作内容和能力范围应该涉及到“领导”和“管理”这两个方面，通过做好双重工作的基础上才能最终体现领导者的能力和作用，从而才能将文书档案管理意识作为一项基础性管理素质的理念带给全体人员。在此基础上我们才能通过强调文书档案管理人员的能力和素质，实现文书档案管理水平的显著提高。

作为高校的文书档案管理员，首先应该明确自己的职责和重要性，通过不断加强个人管理能力和责任意识的方式，对工作中存在的问题和看法及时进行沟通和交流，从而更好地改进工作。同时，高校应该定期举行文书档案管理者的技能培训，一方面要加强管理者的计算机操作技能，从而让纸质载体逐步过渡为电子载体。而另一方面也要对档案管理应该达到的目标和标准进行说明，并通过分享成功的管理经验和案例的形式启发管理者根据工作的实际情况进行自主创新。同时，为了加强管理者的责任意识和工作修养，应该让不同部门的代表和管理者加强沟通，从而让管理者能够更加明确不同职责工作主体对档案信息的实际需求以及进行档案管理的重要意义所在，同时也能让其他工作者感同身受的理解管理工作的困难程度，并在力所能及的时候给予必要的帮助和配合。

2.进一步规范文书档案管理工作的程序和方法

做好文书档案的管理工作需要制定一套规范的文书档案操作流程，做好管理工作的每一步，尤其是对传统工作中不相适应甚至过时的规则都应该及早进行废除，避免其对管理工作产生的不良影响程度进一步扩大。与此同时，在规范文书档案管理工作的程序和方式时还需要做到与时俱进，将原有管理体系和计算机网络系统实现有机结合。在充分发挥计算机优势的基础上促进管理向着高质量和高效率方向发展，最终形成一个体系健全的文书档案管理体系。

在规范程序和方法的过程中，首先应该对现有档案进行仔细的检查，从而删减无价值信息对空间的占用，同时对于不完整的档案要将其进行归类，并在后续工作中不断进行补充和重新组合，从而提高文书文档的完整程度。尤其是一些缺少目录、编写页号、排列或其他应有内容的文档，应该通过二次编辑整理的方式进行完善，避免在使用的过程中产生不必要的误解，同时也会有损高校管理专业化的形象。其次，一些重要的文书档案应该同时具备纸质的底稿和电子版的材料，同时必须有相关负责人的亲笔签名，从而使文书档案具备效力性。除此之外，为了能够更好地提高检索的效率，应该将档案名称进行规范化，同时电子版的文书档案也要及时转换成相應的电子版文献信息，从而降低检索的难度和提高管理的效率。

3.借助网络科技的力量促进文书档案管理的现代化

网络科技能够极大地便利人们的工作和生活，借助网络科技的力量能够让文书档案的管理工作不再过度依赖于人工的手动操作，从而实现管理的智能化和现代化。从存储的角度来说，电子版的文书档案不仅易于储存和保管，同时能够实现便捷复制和转移，不会因为借阅频率过高而造成不可避免的损坏，也能实现多方面和多人的同时需求。并且借阅之前的登记工作和返还工作也可以通过智能化系统自动扫描识别生成，无需在每次借阅前和之后都要手动录入。其次，通过计算机的自动识别和检阅功能，能够自动捕捉文档中存在的错误，因此能够降低人工检阅所耗费的时间和失误。而随着互联网环境越来越规范化和安全化，能够保证电子文件不会因为计算机系统的故障而造成丢失，因此有效解决了人们的后顾之忧。而检索功能的越发强大和灵活化不仅能够通过关键词进行检索，即使输入误导性关键词，计算机也能通过自行排查和分析推送正确信息，从而能够更加适应人们的多样化需求。

四、结束语

总而言之，文书档案管理的水平只有不断提高才能更加适应人们的需求和将文书档案的作用发挥到最大化。而在新时期文书档案的管理也面临着新的挑战，需要管理者不断进行创新才能更好地适应现代化社会的快节奏需要，才能不断提高效率和实现功能优化，从而更好地服务于教师和学生群体。

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作者简介：马瑞（1990-），女，回族，宁夏银川人，宁夏大学档案馆，助理馆员，研究方向：高校档案类。