统筹规划 协调推进 浦口档案信息化建设迈上新高地

江雪晴

近年来，南京市浦口区按照创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念，以深化数字档案资源开发利用和服务民生为导向，以保障数字档案资源的安全保存和有效利用为重点，以整合数字档案资源为核心，大力推进档案信息化建设，丰富数字档案资源。依托政务信息网络，运用数字技术，建立数字档案资源跨区域共享，加强并完善档案信息安全管理机制，加快推动档案资源“存量数字化、增量电子化”进程，形成档案信息资源丰富、管理有效、利用便捷的现代档案管理体系，档案信息化覆盖全区。

一、夯实基础，优化档案信息化发展环境

依托浦口区信息基础环境，建设满足档案信息化需求的网络设备、应用软件、基础硬件、安全设施、终端及辅助设备等一系列现代化基础设施。浦口区数字档案馆机房按照国家电子信息系统机房B级标准建设，面积80平方米，并建立单独的中心机房，内部放置档案馆资源总库系统。配备服务器、磁盘阵列、交换机、网络存储、蓝光光盘库、防火墙、安全审计、漏洞扫描、入侵检测等设备，搭建了超融合系统平台。机房安装电子门禁和视频监控设施安防系统、气体灭火消防系统、自动控制温湿度的专用精密空调设备，机房采用双路供电并配备不间断电源，确保数字档案馆系统不间断运行和数据安全保管。

搭建全区统一的数字档案管理平台，管理平台分两个部分：一是基于局域网的档案馆馆藏资源管理系统，开展数字档案的收、管、存、用等各项业务，局域网与互联网、政务网物理隔离，采用离线方式进行数据交换；二是基于政务网的馆室一体化档案管理系统，供全区各立档单位使用，对电子文件产生、整理、归档、存储、利用、移交进馆进行网络化、集成化管理，数字档案系统与电子政务办公系统无缝对接，档案馆在政务网上开展电子档案接收、在线监督指导和共享利用等业务，实现全区数字档案的集中管理和科学利用。

二、统筹规划，推进数字档案资源建设

档案信息化的基础工作就是档案资源的数字化。按照档案资源“存量数字化、增量电子化”的要求，推动档案馆（室）由传统管理模式向现代管理方式转变。一方面，积极开展档案馆（室）纸质档案的数字化。2000年起，按照“利用优先、分步实施”的原则，首先开展档案馆目录数据库的建设，共建立各类目录170余万条，其中涉及民生的各类专题目录70余万条。2007年开始对馆藏珍贵档案和利用率相对较高的档案进行全文数字化，并逐年全面推进，至2017年完成馆藏全部非涉密纸质档案的数字化，数字化量近500万页。为确保档案数据的规范性、准确性和完整性，2017年至2019年，对馆内电子档案数据开展全面校核，目录及全文数据比照实体档案进行逐条、逐页检查。在积极推进馆藏档案数字化的同时，以全区各进馆单位为对象，分步开展档案目录数据库及全文数据库建设。从2012年起，区财政逐年拨付专项经费，由浦口区档案局统一安排，采用服务外包的方式，对列入档案馆接收范围的各室藏档案进行数字化，完成到期进馆档案实体、目录数据、全文数据同步移交，实现存量档案数字化。另一方面，积极推进电子文件归档和电子档案移交与接收工作，推进文档一体化、馆室一体化建设，接入政务网的单位通过文档一体化系统开展电子文件的在线归档，通过馆室一体化系统进行到期电子档案的在线移交，实现增量档案电子化。

三、拓展渠道，创新档案信息资源利用方式

档案数字资源开发和利用是档案信息化的出发点和最终归宿。近年来，浦口区以服务民生为目标，大力推进民生档案资源的整合。针对档案利用需求的不同，建立了招工、任免、婚姻、独生子女、知青、退伍等17个专题目录数据库，为社会各界查阅档案提供了极大的便利。为加快推进便民惠民的档案服务体系建设，进一步提升档案资源的开发利用能力，利用先进的信息技术手段，建立区档案资源共享平台，将档案信息资源整合起来，实现档案资源社会共享。升级数字档案管理系统，开发了档案远程利用模块，在全区5个街道、部分社区及民政婚姻登记窗口设立了档案远程查阅服务点，将档案馆民生档案数字资源与服务点共享，满足人民群众就近查档的需要。连通省、市民生档案异地查阅服务平台，通过“跨馆出证”，实现在本区即可查阅市内招工、知青、婚姻等民生档案信息，查阅省内婚姻档案信息，为广大民众提供了方便快捷的服务，大大提升了檔案公共服务能力。

四、多措并举，强化档案信息安全体系建设

浦口区一以贯之将档案安全管理工作作为重中之重，紧抓不懈，筑牢安全防线。一是筑牢安全意识。通过人防、物防、技防等措施，确保档案安全不出任何问题；同时通过检查、指导、考核等方式，做好全区各部门各单位的档案安全监督工作。二是加强制度建设。健全信息安全管理规范，建立信息安全责任制度，加强日常信息安全管理，组织实施应急处置演练，确保档案信息系统的日常安全运维；加强对数字化外包服务安全和数字档案利用服务的监管力度；加强电子文件归档、电子档案移交的安全管理，消除数据流转中的安全隐患。三是完善安防措施。档案馆库房、机房引进了智能化环境监控系统，通过统一监控管理平台达到对温湿度监控、视频监控、防盗报警、防火报警等多种数据的监测。采用统一的基础设施管理平台，实现对机房所有设施设备的运行状态和各项运行数据的监测。同时建立了数据安全监控系统，建立档案数据动态备份安全体系，实现电子档案数据的实时检测、实时预警、实时保全、实时修复，确保电子档案数据的长久安全保存。四是落实备份机制。数据长期安全保存采用磁盘阵列、蓝光光盘库、移动硬盘等存储介质进行三套异质备份，其中一套备份用于异地存储，分别与省、市档案馆一起将湖南省档案馆和哈尔滨市档案馆作为异地备份基地，按照规定开展定期备份工作，档案馆数据在哈尔滨市档案馆进行异地备份，档案室数据在湖南长沙市档案馆进行异地备份。多重保护机制，进一步提升了档案信息资源安全保管和利用水平。

档案管理日益信息化与智能化，推动着档案信息化的深入发展。浦口区档案信息化工作将紧跟时代，以新理念、新思维、新视角、新举措把握和推动档案信息化工作迈上新台阶，以创新、协调、绿色、开放、共享发展理念，实现档案信息化工作的最大价值。