浅谈建筑工程档案资料有效管理措施

顾洪爽

摘要：在国民经济不断发展的过程中，各种基础设施的建设为国家建设和人民生活带来了越来越多的贡献和便利。今后，我国的快速发展还有赖于各种项目的不断开发，其中技术的探索和不断进步已逐渐受到业界的关注。在各类工程项目中，相关档案不仅是记录工程质量、保证工程验收的重要依据，而且是促进行业继承、发展乃至技术创新所必需的文本信息。

关键词：建筑工程;档案资料;有效管理;措施

1 完善工程档案资料管理的重要意义

首先，工程档案资料是保证工程竣工的重要依据。国家的相关法律法规如《重大建设项目档案验收办法》中，明确规定工程档案验收是竣工验收的重要组成部分。其次，工程档案是衡量工程质量的重要标准。工程档案是工程设计和施工过程中的记录材料，具有与工程建设同步的重要特点，需要全员参与。这些内容不仅对工程验收具有重要意义，而且是衡量工程质量的重要标准，对今后的使用、维护和改造起着重要作用。第三，项目档案是提高项目管理水平的重要环节。在工程建设过程中，档案管理是工程项目全面管理的重要组成部分。作为整个工程最真实、最原始、最全面的反思材料，各级领导要重视档案管理，召开相关会议，完善管理制度，确保整个工程的顺利进行。最后，项目档案是维护企业发展的重要文件。档案是项目本身最详细、最权威的记录。为了企业的可持续发展，收集不同的项目档案，有利于今后同类项目的参考或比较，从而实现技术、设计、管理等各个层面的进步，从而在坚实的基础上积累丰富的经验。

2 当前建筑工程档案管理存在的问题

2.1 档案意识薄弱

一些建设单位虽然建立了档案管理制度，但为了充分发挥档案管理的经济效益，档案管理者在利用档案资料的同时，没有及时要求归还借用的档案，最终导致档案丢失。为了保证工程资料的完整性，虽然施工单位在与参建单位签订合同时已将档案管理责任纳入合同，并按合同价格的一定比例扣留工程款，但参建单位档案管理意识淡薄，不重视工程档案的积累和收集，由于不能按约定传送工程档案，加上一些档案工作人员敷衍了事，疏于及时发现档案中的遗失项目和漏洞并签字，一些承包商认为扣留的工程资金数额太小，会耗费大量的人力、物力和财力来获得资金，干脆丢弃资金而工程资料不交，造成工程资料缺乏，这将导致后期施工、扩建改造工程存在隐患。

2.2 档案人员缺失，综合素质及业务水平不高

部分参建单位没有专职档案管理人员。临时指派缺乏工程技能和档案知识的人员管理档案。他们不能科学地对档案进行分类，导致需要重新打开书本，重新工作，严重浪费人力物力。由于缺乏全职的档案管理员，一些项目经理是多任务型的。他们不仅要注意工程的进度，还要注意工程的质量和安全。由于缺乏活力，档案的收集和整理不适应工程建设的进度。档案资料内容缺失、项目缺失、签字手续不全、编排不规范、复印件多，不能满足档案管理的需要。

2.3 档案管理经费投入不足，保管条件较差

由于时间压力和时间压力的特点，一些参与建设项目的单位没有设立专门的档案管理办公室，与档案室和资料室相结合，所有档案都堆放在地面上。认为工程竣工后，档案应移交档案管理专业机构保管，不需要为行业建立专门的办公室档案管理设施。由于项目资金短缺，一些建设单位不愿意提供足够的资金来改善档案安全管理的条件。

2.4 缺乏有效的档案管理机制，对工程项目档案工作重视不够

一是承包商档案管理职责不明确，档案不完整时有发生。二是建设项目档案管理人员动员力度大，责任心不强。但是，档案移交管理机制不健全，导致档案工作出现失误，甚至无法进行管理。一些施工单位没有按照正常的施工程序办理，申请提前施工的程序不及时。一些常规程序通常被延迟或与施工一起处理。即使项目已经完成，预先有关的程序也不完善，导致形成的文件和材料不能及时整理归档。

3 处理策略

3.1 控制资料编写过程

有效的统一表格风格可以在一定程度上简化工程数据的排序和编辑，有效地避免数据格式的不规则性和多样性。其次，要对建筑材料进行全面的收集整理。在建筑工程施工中，现场施工材料受时间等因素的不利影响。材料检验报告和出厂证明通常不会与相关材料同时到达施工现场。基于此，现场管理人员必须确保及时收集复查数据，避免使用事后验证，在更高的程度上保证项目的进度和质量。在这个过程中，企业需要建立专业人员来跟踪、收集和整理相关数据。第一步是严格检查到达施工现场的零部件、配件和原材料，收集和有效整理检验报告和材料合格证。制造商提供的测试报告和资格证书应在相关材料具体使用前进行审核。在这个过程中，我们需要进一步确保技术数据更加完整。只有保证完整的技术资料，才能更系统地反映工程质量和施工过程。

3.2 重视工作人员专业素养

在施工企业的具体工作过程中，为了保证档案管理更加有效，有必要对现场管理人员进行系统的专业培训，以确保相关人员能够充分掌握档案管理过程。培训结束后，需要进行一定程度的技能评估。只有满足操作要求，才能参与具体的档案管理，才能最大限度地利用就业证书。在这一过程中，为了保证档案管理的顺利进行，实现更高程度的合理化，有必要对档案管理人员进行业务培训，使他们能够进一步明确具体的工作流程，掌握更专业的操作程序，确保档案管理与建设的内容完全一致。同时，政府部门还要对施工企业相关档案管理人员进行定期的专业培训，使他们了解最新的管理理念。在具体的档案管理操作中，有效整合最新的管理理念，确保档案管理的更高质量。

3.3 完善档案管理制度

首先，施工企业在档案管理方面，需要政府部门制定科学的管理规章和管理制度。在开展具体作业时，必须保证相关制度和规章具有较高的可操作性，能够更好地满足施工企业的管理需要，保证企业具有较高的档案管理能力。其次，要根据工程建设档案管理的具体内容，制定相应的管理制度，使相关制度能够适应现代市场经济发展的需要，从而实现更高程度的规范化和科学化。最后，在具體的工作过程中，档案管理相关人员必须更加重视各个施工环节，保证档案管理更加有效。

4 结语

随着建筑业的进一步发展，建筑企业面临着越来越多的挑战。工程档案管理是企业管理的重要组成部分。需要发挥更加重要的作用，其完整性和合理性将影响项目的质量和进度，因此相关企业管理者需要通过完善项目档案管理制度和增强人员意识来提高项目档案管理水平。

参考文献：

[1]姚妮姗.建筑工程档案资料管理的常见问题及解决对策[J].城建档案，2019（02）：38-39.

[2]吕彩萍.建筑工程档案资料管理中存在的问题与对策[J].住宅与房地产，2018（34）：104.

（作者单位：沈阳市建设工程项目管理中心）